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体系文件管理规定(A4)之令狐文艳创作

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令狐文艳

体系文件管理规定

(第1版)

年月日发布 年月日实施 起 草人:审核人: 批准人: 起草日期:审核日期:批准日期:

体系文件管理规定

1 目的

适应公司变更和部门职责调整需要,确保体系文件连续的适宜性、有效性和可追溯性,确保各部门体系文件的编写/修订、审批、发放、评审、更改、回收等的控制不受公司变更和部门职责调整影响,规范公司体系文件的管理。 2 适用范围

本规定适用于公司各单位体系文件的管理和控制。 3 职责

3.1 公司领导负责分管的各单位制定的跨部门使用的体系文件的批准。

3.2 企划发展部

a. 负责体系文件管理有关规定的制定,并对各部门体系文件管理进行指导和组织检查、考核。

b. 负责公司跨部门使用的管理标准类文件报批前的审

令狐文艳

定。

3.3人力资源部负责公司各部门所有岗位员工《职位说明书》的管理和编制/修订指导。

3.4技术质量部负责公司跨部门使用的技术标准类文件报批前的审定。

3.5各部门负责制定本单位体系文件,并负责文件(包括电子版)的存档和管理。

3.6文件的使用人员负责所用文件的妥善使用和保管。 3.7专业归口管理部门负责有关专业外来文件的统一管理。 4 管理程序 见下页。 5 管理内容与要求 5.1 文件的编写 5.1.1 标准的构成

标准一般由封面、目录、正文、页脚、附录等组成。 5.1.1.1 封面的内容和格式见本规定封面,标准文件印刷幅面一般采用A4纸,各部门体系文件的字号、字体应尽量统一。

为保持与公司OA实施接轨和持续推展公司外在形象,《部门手册》、《职位说明书》、《技术标准》、《管理标准》印刷幅面采用A4纸统一模板,正文标题采用宋体三号字,正文采用宋体五号字并使用WORD软件打印;各种标志(盖泽、中国建材等)的使用根据企业文化部的相关要求执行。

考虑到“其他类文件”的特殊性,“其他类文件”在编排

令狐文艳

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格式、印刷幅面、字体、字号上不做强制规定,但提倡A4纸统一模板、WORD软件打印。

5.1.1.2 当标准内容较长,结构较复杂,条文较多时,一般在印刷页超过15页时应编写目录。页数接近15页,但为了便于使用者,也可编写目录。

目录的内容一般包括章条的编号、标题以及标题所在页码,标题与页码之间用符号“......”连结。

目录所在页应另编页码,不能与标准正文的页码连续。 5.1.1.3 页脚:每页的脚注。格式为:标准编号/版本x/第x-x页/第x次修订,具体实例见本规定页脚。

5.1.1.4 附录:一般指标准涉及的附表、附图、附文等附件,是

<体系文件管理流程>文件报批稿修改审核Yes批准跨部门使用?Yes发放有关部门文件报批稿NoNoYes文件控制程序No形成文件报批稿审核No发放文件评审、更改、回收、作废、销毁、借阅、归档、保管起草体系文件初稿部门内部征求意见形成文件报批稿文件初稿文件起草部门修改有关部门对初稿提出完善意见完善意见1、企划发展部:跨部门使用的管理标准类文件和《部门管理手册》。2、人力资源部:《职位说明书》。3、技术开发部:跨部门使用的技术标准类文件。YesNo文件审定部门审定YesYesNo公司领导批准令狐文艳

体系文件管理规定(A4)之令狐文艳创作

xxxxxx有限公司令狐文艳体系文件管理规定(第1版)年月日发布年月日实施起草人:审核人:批准人:起草日期:审核日期:批准日期:体系文件管理规定1目的适应公司变更和部门职责调整需要,确保体系文件连续的适宜性、有效性和可追
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