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数据库中，在档案库中生成一个文件的条目，记录文件的简要信息如分类号、保存期限、年度、小类号、文件类型、文件标题、主题词、保存文件的光盘号等等，用于生成目录，供借阅人查询以及查找文件所处的位置等。当一个光盘满了以后，系统提示更换光盘。
? 已归档文件查询
文件归档后，在档案库中生成一个条目，包含文件的基本信息，借阅人可以可以按年度、文件种类、标题、收文来文单位、主题词、文号等查询公文，支持组合模糊查询公文。
? 借阅管理
借阅人查询已归档文件，生成借阅申请单，档案员和领导审批后，借出文件，系统自动查找存储文件的光盘号，并提示档案员放入相应的光盘后，把文件发送给借阅人，如果在规定期限内借阅人不归还，则自动取消借阅人的阅读权限。
? 生成卷内文件目录
按年度、分类号、保存期限和小类号自动生成卷内文件目录。
? 生成案卷封面
为每一个案卷生成案卷封面。
? 生成案卷目录
系统根据当前存在的案卷自动生成案卷目录。
? 打印
可以用白纸或标准办公稿纸打印案卷目录、卷内文件目录和案卷封面等。
? 档案的销毁
把到期的短期和长期公文文件从光盘中删除。
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8-4会议管理子系统 8-4-1系统描述
完成安排、组织会议，发送会议通知、撰写会议纪要，安排、落实会议决定事项，设置例会等功能。同时，还具有管理会议室、自动预定会议室、会议室占用检测冲突等功能。
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8-4-2业务流程 8-4-2-1会议流程
会议组织者 起草会议 安排时间地点 领导 审批 填写意见 如果占用其它部门会议室
会议组织者 申请会议室 会议管理员 审批申请 不同意 会议组织者 重新安排时间地点 会议组织者 发送会议通知 发送变动通知 取消会议 会议组织者 设置例会 生成一年内的所
有例会
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8-4-2-2会议纪要流程
8-4-3 功能说明 8-4-3-1 安排会议 ? 起草会议安排：
内容包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、承办单位、联系人、参加人员等。
纪要起草人 起草会议纪要 领导 批示、修改 纪要起草人 发送会议纪要 承办人 填写承办结果
? 修改会议安排
会议在尚未召开以前，均可以修改。
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? 送审会议安排
把会议安排送给审批领导审批。
? 审批会议安排：
审批领导审阅会议申请后，作出批准或否决的决定，并且，可以附上意见，送还给报批人。
会议申请如果被批准，可以继续流程；如果被否决，就变为“起草”状态。
? 申请会议室
如果占用其它部门的会议室，必须发送会议室申请到会议室管理员。
? 审批会议室申请
会议室管理员可以批准或否决，如果否决可附上原因，或者可以修改占用会议室的时间，回复会议组织者。
8-4-3-2 会议通知 ? 发送会议通知
已经审批的会议，就可以发送会议通知到主持人、参加人员。
? 变动通知
已经发送通知的会议，如果时间地点变动，可以发送会议变动通知到会议参加人员。
? 会议取消通知
已经审批的会议安排，如果因故取消，可以发送会议取消通知到主持人、参加人员。
? 答复会议通知
收到会议通知的人员，应该给联系人回复能不能出席。
? 会议通知答复查询
为会议组织者提供参考信息。
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办公自动化系统总体设计方案
