2.2 行政事务管理目标
2.2.1 拟定例行事务的实施计划表。 2.2.2 严格控制办公成本,物品管理无差错。
2.2.3 创建安全文明的公司环境,不发生重大安全事故。 2.2.4 扩大服务网,追求100%“彻底服务”意识。 2.2.5 内部评议85%以上。
3.0 行政事务管理图
行政办主任 行政办副主任
5 秘书 文书 驾驶员 门卫管理 前台接待 安全卫生 后勤管理 员工提案 计算机网络 办公器具 考 勤
CI 管理 会 议 文件档案 图书报刊 信息宣传 车辆管理 评审改进 4.0 行政事务岗位说明书
行政办主任 岗位说明书
岗 位 标 识 信 息 岗位名称 岗位编码 工资等级 行政办主任 XZ01 三级 隶属部门 直接上级 直接下级 分析日期 总经理 本部门员工 可轮换岗位 工作概述 全面负责公司行政事务的管理,确保公司各项工作正常运作。 工 作 职 责 与 任 务 1.负责制订公司行政事务管理计划和实施。 2.监控公司办公经费的使用和费用审核。 3.负责制定、完善与审核本部门的规章制度与工作流程。 4.负责实施与公安、市政等政府部门的公共关系。 5.领导、规模、考核直接下级的工作,审批直接下级的工作计划。 6.负责公司CI规范管理文件的制作和实施。 7.完成上级委派的其他任务。 1.保证公司管理工作合理、有序,为公司开发经营提供后勤保障。 工 作 2.确保公司安全文明的工作环境,对异常情况及时向上级汇报并采取措施。 绩效标准 3.严格执行公司文档、邮件及网络的管理规定,杜绝出现差错。 4.完善公司信息管理,组织搞好公司对外宣传工作。
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岗 位 工 作 关 系 工 作 权 限 (一)内部关系 1.所受监督:在公司总体规划、重大决策及重要文件审批方面,接受总经理的指示和监督; 2.所施监督:在向部门内部人员下达工作任务和文件审批方面,对副主任、秘书、文书及内部管理人员施放监督。 3.合作关系:在公司行政事务的安排、处理等方面,以各部门经理发生协作关系。 (二)外部关系 1.公司事务方面与地方政府发生联系。 2.公安、市政等政府部门的公共关系。 1.所属人员工作岗位调动权、工作指导权、分配权、监督考核权; 2.对所属人员的违纪、违规纠正权、事实处理权或处理申报权; 3.行政事务经费的审核权或额度内审批权; 4.办公用品采购计划的审核权。 5.公司车辆的调度情况 工作时间 在规定时间内上班,有时需要加班加点。 工作环境 在办公室工作。 知识及 教育水平要求 任 职 要 求 技能要求 工作经验要求 基本素质要求 拥有行政事务管理、经济法及公共关系等方面的专业知识。了解房地产经营管理方面的知识。熟悉计算机的的应用及操作技能。 行政事务分析处理能力,外协关系的公关能力。 大学本科以上,经济管理或行政事务管理专业。五年以上工作经验。 具有健康的体魄,充沛的精力;强烈的责任心;仔细认真的个人特征; 行政办副主任 岗位说明书
岗 位 标 识 信 息 岗位名称 岗位编码 工资等级 行政办副主任 XZ02 隶属部门 直接上级 直接下级 分析日期 行政办主任 可轮换岗位 工作概述 工 作 职 责 与 任 务 协助主任搞好行政事务管理工作,确保公司安全文明环境。 全面负责公司办公楼的物业管理工作。 1.全面负责公司的安全卫生工作,监督、检查安全防护措施的实施。 2.负责公司的基础设施和食堂管理,统筹安排后勤工作。 3.负责公司办公楼的物业管理工作,制订完善的服务标准。 4.负责实施与公安、市政等政府部门的关系。 5.完成上级委派的其他任务。 6.主任外出时,负责日常行政事务工作。 1.保证公司安全无隐患,确保公司经营正常运行。 工 作 2.完善物业管理制度,提高物业服务标准。 绩效标准 3.搞好食堂管理工作,做到安全卫生、味美可口。 4.完善后勤保障制度,制定科学合理的工作流程。 7
岗 位 工 作 关 系 (一)内部关系 1.所受监督:在公司行政事务工作计划、安排及行政事务决策。接受行政办主任的指示和监督。 2.所施监督:向部门分管人员下达工作任务和分管工作任务文件的审批。对后勤人员及物业管理人员实施监督。 3.合作关系:物业管理、后勤管理等方面与部门经理发生协作关系 (二)外部关系 1.在安全卫生方面与公安及卫生管理等政府机构,发生联系。 2.在物业管理方面与水电等公共单位发生公共关系。 1.分管工作人员的指导权、分配权、监督考核权。 2.对分管人员的违纪、违规纠正权、事实处理权或处理申报权。 3.物业管理经费及安全卫生经费的审核权。 4.食堂采购的审核权。 工 作 权 限 工作时间 在规定时间内上班,有时需要加班加点。 工作环境 物业管理办公室 知识及 教育水平要求 任 职 要 求 技能要求 工作经验要求 基本素质要求 拥有物业管理、后勤管理、基础设施管理及经济法等各方面的专业知识。了解房地产基本知识,熟悉计算机的应用及操作。 物业管理事务的处理能力,熟悉后勤计划的制订与监控。熟悉安全事故的处理程序。 专科以上学历,经济管理或物业管理专业,三年以上相关工作经验。 任职者需具有健康的体魄,充沛的精力,强烈的责任心;仔细认真的个人特征; 行政办秘书 岗位说明书
岗 位 标 识 信 息 岗位名称 岗位编码 工资等级 行政办秘书 XZ03 隶属部门 直接上级 直接下级 分析日期 行政办主任 可轮换岗位 行政办文书 工作概述 负责公司日常行政事务管理,确保公司事务不受影响。 工 作 职 责 与 任 务 1.负责公司印章的管理和使用。 2.负责公司办公器具的管理,确保公司经营办公正常运行。 3.负责员工提案资料的管理,立项、申报。 4.负责公司机房管理,保证公司网络安全使用。 5.负责公司考勤工作,按时提交打卡记录。 6.完成上级交给的其他任务。 8
1.严格控制办公经费使用,做到采购计划合理、适用。 工 作 2.严格机房管理制度,做到整洁卫生、安全舒适。 绩效标准 3.员工提案申报及时,立项准确。 4.严格考勤纪律,不弄虚作假。 岗 位 工 作 关 系 工 作 权 限 (一)内部关系 1.所受监督:在行政事务处理方面接受主任的指示和监督。 2.所施监督:公司员工出勤情况的监督权,办公用具、办公用品、公司网络及员工提案管理权、公司印章使用的管理监督权。 3.合作关系:公司的内勤、外勤及网络管理,与公司员工发生协作关系。 (二)外部关系 1.网络管理方面与公安部门发生协作关系。 1.公司员工出勤情况的监督权、登记权。 2.印章及办公用品的监督使用权。 3.公司网络系统及机房的管理权。 4.员工提案的立项申报权。 工作时间 在规定时间内上班,有时需要加班加点。 工作环境 在办公室 知识及 教育水平要求 任 职 要 求 技能要求 工作经验要求 基本素质要求 拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识,了解房地产基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。 文书工作的处理能力,较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。 专科以上学历,计算机、中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。 身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性,30岁以下。 行政办文书 岗位说明书
岗 位 标 识 信 息 岗位名称 岗位编码 工资等级 行政办文书 XZ04 隶属部门 直接上级 直接下级 分析日期 行政办主任 可轮换岗位 行政办秘书 工作概述 负责公司日常行政事务管理,确保公司事务不受影响。 工 作 职 责 与 任 务 1.负责公司会议记录及纪要整理,保证会议室清洁、有序。 2.负责公司图书、报刊装订、上架 3.负责公司文件档案的整理、传递、归档。 4.负责公司信息收集的整理和公司对外宣传工作,做到全面、及时、完整。 5.完成上级交给的其他任务。 9
行政事务管理手册(原稿)
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