浅析设备档案的特性和保管利用方法
作者：许安宇
来源：《办公室业务》 2017年第9期
【摘要】本文论述了设备档案的特性和保管利用的方法，作者结合工作实际认为，在设备档案的管理利用中，必须采用区别于其他各类档案的保管利用方法。
【关键词】设备档案；特性；保管利用
设备档案是管好设备的条件和依据，也是服务于生产和工作的必备条件，它是科技档案的一个重要组成部分。因此，设备档案从属于科技档案定义的总概念，但又具有其本身的特点和保管利用的方法。本文就此谈一点个人浅见。
一、设备档案的基本特性
（一）设备档案的来源。就一般单位而论，设备来源不外乎二种：一种是自制设备，一种是外购设备。而大量的主要是外购设备，这些设备在制造过程中形成的电气原理图、易损件图纸、使用维护说明书、安装单、质量保证书、设备零部件清单等等技术文件材料，就生产制造单位而言，是产品档案，而它作为随机文件，随同设备运到了使用单位，就转化为设备使用单位的设备档案，它和用户开箱安装使用后所形成的一系列日常记录共同构成了完整的、不可缺少的设备档案整体。
（二）设备档案的归档时间。科技文件材料的归档工作，通常是在一个项目的未尾（告一段落）后进行的，但设备档案的归档工作，是在设备工作的开头，一种设备进单位后开箱，作为设备档案主体的随机文件即被取出归档，由此成为设备档案的随机文件的利用工作，就贯穿于整个设备的安装、调试、运行、维修、保养、事故处理、改进、改装直至报废等工作。在此期间，还将不断形成各种日常记录，随时转化为设备档案，与随机文件一起被利用。
（三）设备档案的保管期限。科技档案的保管期限，一般为永久、长期、短期三种，在档案立卷归档入库时，就根据其利用价值的大小，由单位鉴定小组确定了保管期限，并通过按期鉴定来调整保管期限。而设备档案的保管期限，却是由设备本身的使用寿命来决定的。随着科学技术的飞速发展，设备的更新换代将日益频繁，很多设备的使用期将大大缩短，因此，为设备工作服务的设备档案的利用期限也将缩短，如果某台设备的使用期已到，成为报废品，但随其而用的档案还在，则一方面对库房增加压力，影响档案的精干和使用价值，同时也牵制着档案人员的一部分精力，因此，设备档案不能单纯地定为永久、长期、短期，也不能在鉴定时调整期限，它必须作为设备管理的一个环节，随整个设备工作动而动。
二、设备档案的保管利用方法
设备档案上述的这些特性，决定了在设备档案的管理利用中，必须采用区别于其他各类档案的保管利用方法。
（一）集中统一管理。集中统一管理，是我国科技档案工作的一项基本原则，也是设备档案工作的一项基本原则，用这一项基本原则来指导设备档案工作，就要求每个单位，要由档案部门来集中统一管理全部设备档案，克服那些由部门、科室或小组、甚至个人分散管理的现象。在实践工作中，无论是自制设备鉴定验收，还是外购设备开箱启用，均应有设备管理部门、设备使用部门、档案管理部门三者同时到场，共同参加鉴定验收，填写设备履历表，由档案部门及时收集所有的技术图纸资料和文字材料，并将所有的材料立卷归档，登记入库，然后按照档案管理制度，进行移交，实行分散管理，同时，档案部门还要定期进行检查核对，并进行适当
的业务指导，担负起集中统一管理的职责。把好这一关，是做好设备档案工作的重要一环，也是做到设备档案集中统一管理的有效措施。
（二）设备档案的归档范围。设备档案的特性，决定了设备档案的归档范围，每个单位的各种设备，尽管在价值、属性、用途、标准化程度等方面存在差异，但在设备档案的利用上，其地位是平等的，无论什么设备，从启用到报废，都按照设备工作的固有程序，经历一系列相同的过程，而这些过程的每一步都须以设备档案为依据，我们开展设备档案工作，目的就是为设备工作提供必要的依据，因此，凡本单位的生产设备（即企业中能够改变产品零件形状和性能的为生产服务的机电设备）、非生产设备（即企业中由行政部门、生活福利部门和基本建设部门管理和使用的设备），在生产单位出厂与使用单位购进、安装、调试、验收、使用、维护保养、改进、改装、报废以及报废时的技术鉴定过程中随之形成的、具有利用价值的设备技术文件材料都属于归档范围，应当将其系统整理，由保管单位保存，对那些价格较贵、精密度较高、在生产科研中起主要作用或从国外引进的设备，在整理和归档保管上应重点对待。
（三）设备档案的利用。由于设备档案的利用工作贯穿于设备工作的全过程，因此，对设备档案的利用相当频繁，在一个单位，往往有许多同类异型或同类同型的设备，编号的庞杂，利用的频繁，常常会影响调卷速度和服务质量，为了迅速准确地提供利用，在进行设备档案的分类编号时，就要把着眼点放在“迅速”“准确”上，比如，在设备档案的分类编号上，可以分为二段，第一段将部门按顺序号作为类别；第二段按设备部别作为顺序号，用阿拉伯数字表示，组成保管单位，这样，便于记忆，也便于调阅。另外，具有必要的检索工具是档案扩大利用的重要条件，由于管理上的原因，档案还不能像开架的技术书刊那样，可供直接挑选，利用者必须借助于检索工具，就能使借阅一索即得；反之，检索工具不完善，就没有提供利用的手段，因此，从实际出发，编制必要的、完善的检索工具，是积极利用设备档案的有力措施。设备档案检索工具，除建立设备档案目录数据库，形成总目录和分类目录以外，还可以搞平面布置索引，在平面上标明机器设备装置的名称、型号、编号、档案号，这样，在需要利用设备档案时，只要知道设备所在位置，档案人员就能迅速、准确地调出所需案卷，如果某台设备已经调拨或报废，只要在备注栏中加以注明，就不会造成误差。
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