呼和浩特市伊顺食品有限公司 文件编写管理制度 文件号 版本 密级 A- HR03-001 01 普密 1
1.1 1.2
目的和范围
目的：规范公司的文件编写，使文件的字体、格式、排版等形成标准化。 范围：适用于公司的所有三阶文件，不适用于质量手册（一阶文件）和程序文件（二
阶文件）。
2
2.1 2.2 2.3 2.4
职责与权限
人事行政部负责文件的生效、发放、保存和作废等。
人事行政部负责文件格式的审核及各部门文件管理员的培训及管理。 人事行政部负责各部门文件管理的监控。
质量部负责技术文件、工艺流程的生效、发放及作废等管理。
3 内容
3.1 生效流程
3.1.1 工艺图纸、工艺流程等与质量相关的文件生效可不按照《文件编写管理制度》的生效流程进行生效。
3.1.2 其他各部门行政文件均按照《文件编写管理制度》流程进行生效，人力行政文件由部门负责人及人事行政部审核，总经理批准；同理，其他各部门文件由部门负责人及人力部主管领导审核，总经理批准；财务类行政文件由部门负责人及人力部审核，总经理批准。
3.1.3 工艺流程及标准的生效流程按照质量部相关管理规定进行生效。
呼和浩特市伊顺食品有限公司人事行政部制度 1 呼和浩特市伊顺食品有限公司 文件编写管理制度 文件号 版本 密级 A- HR03-001 01 普密 3.1.4 表单的生效：将待生效表单打印，部门体系管理员审核，部门领导批准即可；涉及2个部门或2个部门以上共同使用的表单，使用此表单的部门领导会签，编制表单部门的领导批准后可使用。
3.2 文件编写基本要求
3.2.1 文件编写按照《文件编写管理制度》进行编制；
3.2.2 文件编写本着高效、适用、文件最少化和共享最大化、符合法律法规、行业标准的基本原则；
3.2.3 文件通过文件名、编号、版本、类型、密级、受控印章等进行控制，版本从01,02……依次更替填写；
3.2.4 文件中涉及到的文件和记录用书名号标识。编写者按规定格式进行编制，人事行政部负责格式的审核，对不符合格式要求的可督促编写者修改后再提交生效申请，原则上审核部门不负责格式的修改。
3.2.5 文件编写前编写者需要和其领导沟通，确定文件是否需要编写或修订； 3.2.6 编写部门文件管理员向人事行政部申请编号，并确定文件的类型；
3.2.7 人事行政部向编写者发放编号，编号规则参照《文件编写管理制度》，及有关代码见 《人员、固定资产编码规则》；
3.2.8 编写者根据此模板填写相应的信息。 3.3 文件的格式要求
3.3.1 纸张大小：文件在排版时尽量采用纵向，国际标准A4 型； 3.3.2 页边距上、下、左、右边距各20毫米，页眉、页脚距边界15 毫米；
3.3.3 页码：页码在页脚中标注，采用“第×页”的方式，选用5号宋体。如有附件， 附件正文分别标注页码。
3.3.4 行距：文件行距选择固定值22磅；
呼和浩特市伊顺食品有限公司人事行政部制度 2 呼和浩特市伊顺食品有限公司 文件编写管理制度 文件号 版本 密级 A- HR03-001 01 普密 3.3.5 中文字字体采用宋体，英文字体用Times New Roman加粗；若是单个词，全部字母大写；若是句子，句子首写体：文件1级标题（如1，2等）选择四号字体加粗，二级标题选择小四宋体加粗，正文使用小四号宋体，文件名选择小三号宋体。
3.3.6 英文字体：英字母大写；若是缩写的词组，全部大写加粗；若设备上有相应英文标识的，字母大小写和设备上一致。
3.3.7 章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。段的文字首行空两个字起排，回行时顶格排。列项中各项英文字母均空两个字起排，其后的文字以及文字回行均应空四个字起排，列项的分项数字、符号编号空四个字起排，其后的文字以及文字回行均应空六个字起排。
3.3.8 文件类型、编号、版本、密级信息放在页眉中，公司名称、文件页码信息放在页脚中。
3.3.9 记录表：记录表中注明相关表单的编号。编号编写要求具体如下：
例: 文件编写管理制度（制度编号：A-HR03-002） A为公司编号：即代表呼和浩特市伊顺食品有限公司 HR为所涉及管理部门编号 03为三阶文件编号
002为管理部门项下部门文件顺序号 版本：01为版本顺序号
密级：分为普密、机密、绝密三种，普密对公司所有人展示，机密可向签订保密协议的员工展示，绝密只能为总经理及总经理授权者展示。 例：A-HR03-001-B002培训签到表
《A-HR03-002-B002培训签到表》属于《A-HR03-002员工培训制度》项下的表格。 B代表表格;
002为该制度下的第二份表格。
呼和浩特市伊顺食品有限公司人事行政部制度 3 呼和浩特市伊顺食品有限公司 文件编写管理制度 文件号 版本 密级 A- HR03-001 01 普密 3.3.10 修订记录：修订记录采用横版（见本文件修订记录），位于在文件正文后，记录本次文件修改的记录，将上次修改记录删除，其字体选用小四号宋体。
3.3.11 将文件的编制、审核、批准及批准日期列在文件末尾。文件在其他部门内的学习、传阅需要保留记录。
4 相关文件、附件、缩写及定义
4.1 公司级文件：适用于2个部门或2个部门文件。 4.2 部门级文件：仅适用于1个部门的文件。 4.3 各部门对应缩写，见下表：
中文部门名称 人事行政部 财务部 销售部 质量部 仓储物流部 英文部门名称 Human Resource Financial Department Sales Department Quality Department Warehouse and logistics WL Department Enterprise planning EP Department Product Department The purchasing TP department PD 缩写 HR FD SD QD 企划部 生产部 采购部
呼和浩特市伊顺食品有限公司人事行政部制度 4 呼和浩特市伊顺食品有限公司 文件编写管理制度 文件号 版本 密级 A- HR03-001 01 普密 修订记录
****************************************************************************************** 版本：01
修订日期：2018-08-08 是否需要培训：是 编写/修订人：潘志强 修订内容：新文件生效
******************************************************************************************
呼和浩特市伊顺食品有限公司人事行政部制度 5
行政文件编写管理制度
