探究如何做好办公室的行政管理工作
一、企业办公室的行政管理概述
企业办公室的行政管理与政府行政管理既有区别,又有联系。政府行政管理服务对象是全体公民,主要是公共物品和公共资源的提供和配置,但是企业行政管理主要服务对象是企业内部和外部员工。企业办公室的行政管理活动是企业内部其他职能活动的中枢,也是保证企业有效运作的前提,通过有效的计划、组织、协调和控制活动确保企业活动顺利开展,确保企业持续性的长远发展。
二、办公室行政管理的特点和功能
(一)办公室行政管理的特点
办公室行政管理主要是为企业提供服务和协调管理,主要是依托企业具体的行政组织开展具体的方案,行政管理手段主要包括行政命令、行政法规以及奖惩等,主要的特点主要是服务性、繁琐性以及及时性。
第一,服务性。办公室的行政管理活动实质意义就是为办公室以及其他部门进行服务,需要明确深化服务意识。首先就是服务办公室以及企业其他部门的领导,帮助领导处理日常事务,协助领导做好各项工作,办公室工作人员需要积极提高自己的服务意识,领会领导的意图,提高行政管理工作效率。其次就是服务部门,办公室行政管理人员不仅仅要做好领导的辅助工作,而且还好沟通协调其他各个部门,确保企业行政管理各项工作协调进行。最后就是服务员工,办公室行政管理也对企业员工服务,为员工创造一个良好的工作环境,充分调动员工的工作积极性,激发员工的工作热情,从而真正落实办公室的行政管理工作,真正践行服务为先的理念。
第二,繁琐性。繁琐性是办公室行政管理工作的一大突出特性,直观上面看,办公室工作的主要任务就是处理琐碎的小事情,但是我们需要意识到处理琐碎小事的重要性,如果长期累积的琐碎小事请就会极大地影响企业的正常运行效率,造成企业整体效率的下降。办公室的行政管理工作就是做好繁琐的小事情,在这些细小繁琐的事情做好的同时,给办公室领导和职员以及其他部门提供更好的服务,促进企业整体效益的提升。
第三,及时性。企业行政管理通过指示和命令的形式指导企业内部生产经营活动,确保人、财、物多方面系统的稳定运行。企业行政管理的方式十分的直接,而且具有十分强的针对性。企业行政管理活动具有一定的权威性约束,所以在一定程度上面比一般意义的经济管理手段和思想政治教育手段更加富有成效。这就使得企业在遇到突发事件,或者企业的经营管理出现问题时,行政管理的及时性就可以充分的发挥作用。
(二)办公室行政管理的功能
第一,行政管理的管理功能。企业重大战略决策、企业个性文化形成、企业经营活动以及企业的人力资源管理等方方面面都需要办公室行政管理的管理职能发挥作用,在这一系列关系到企业长远发展问题上面管理分配有效的资源,充分发挥办公室行政管理对于企业内部系
统的调动性,促进企业的健康发展。
第二,行政管理的协调职能。办公室系统要想有机的运转,不能仅仅是单一的传达领导命令,完成事务性工作,行政管理需要充分发挥协调职能,只有充分的沟通和协调各部门运作,才可以有效地提高企业内部系统运转的整体效率,促进企业效益的提升。
第三,行政管理的服务职能。就像政府部门意识到从管理型政府向服务型政府转变的必要性,行政管理的实质就是提供服务。企业办公室的行政管理部门更需要落实这一理念,减少官僚作风,更多的是扎扎实实为企业长远发展服务。行政管理部门更多的是要做一个默默无闻、无私奉献的幕后工作者,充分发挥服务的职能,在企业内部管理当中不可以盛气凌人,必须要放低姿态,摆好自己的位子,低调把事情做好,踏踏实实为企业其他部门服务。
第四,行政管理的监督职能。企业经营活动的方案从制定、修改、实施这全过程都需要行政管理部门的监督,及时跟进方案的进展,监督方案实施具体效果,及时给出反馈意见,有效地促进企业经营活动的良好发展。
三、做好办公室行政管理的对策分析
(一)增强服务意识,直面矛盾问题
办公室行政管理存在很多的矛盾问题,其一就是大局和小局的矛盾,办公室行政管理一定要有明确的大局意识,整体观念。不能一切从办公室局部利益出发。其二就是主动和被动的矛盾,办公室行政管理人员需要在具体工作当中有适当的预见能力,面对具体工作,要不慌不忙,在日常工作当中尽力把握工作的规律性,从而不断提升办公室的行政效率。办公室行政管理人员需要提升自己的服务意识,积极为企业各个部门做好服务工作。
(二)提升行政管理水平,适应现代化发展的需求
办公室行政管理工作涉及的内容很多,而且综合服务要求很高,需要不断的提升和完善行政管理的体系,注意对于新知识新文化的学习,不断地与时俱进。不断的实际工作当中探索,寻找提升管理水平的新技术。
(三)强化合作理念,协调企业发展
办公室的行政管理工作除了强调服务意识,此外十分重要的就是团队合作意识。很多繁琐的工作不能仅仅依靠一个人的力量完成,需要办公室行政管理人员充分发挥自身的优势,多与领导和同事沟通,取长补短,在完成本职工作的同时,也要积极协助同事完成工作,从而提高办公室整体的工作效率,促进整体的进步。
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