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1.11.2.5 合同监管控制程序
1
目的
规范合同的分类、编码、合同制定、评审与批准、发放与保存、履行、变更及提前解除、续签、存档等方面的管理，确保客户的要求得到满足，公司利益、信誉得到保障。
2
范围
适用于项目所有合同
3 3.1 3.2 3.3 3.4 4 4.1 4.1.1
职责
项目负责人负责所有合同的签署及重要合同的评审。
综合管理部负责组织分公司相关职能部门对合同进行评审及归档。 项目的各部门负责本部门专业合同的编审。 职能部门负责对主送部门提交的合同内容进行会审。 工作要求 合同的种类
应收合同（包括但不限于：对外租赁合同、特约服务合同，如顾客（业主、住户或其它委托方）委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同。）
4.1.2
应付合同（包括但不限于：采购合同、招标合同、劳动合同、特约服务合同，如公司委托供应商或其他委托单位进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同。）
4.2 4.2.1
合同的编码 编码分类 一级分类 二级分类 应收类 项目及管理中心 应付类 - 421 -
三级分类 四级分类 工程 维保 改造 采购 备注 设备维保等 改良、改造 大型工程设备、大量工程用品
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Guohua Financial Center 保洁 行政 外包 采购 其它 清洁承包、成品保护 供应商合同签订 备案资料、与开发往来文 4.2.2 合同编码注释： 一级分类 二级分类 应收-S 三级分类 维保-WB 工程-GC 项目及管理中心 XH 应付-F 外包-WB 客服-KF 活动-HD 采购-CG 行政-XZ 其它-QT 改造-GZ 采购-CG 保洁-BJ 外包-WB 四级分类 备注 备注：项目名称前两个字的大写英文字母为项目编码。
如：新华国际项目 XH 合同序号以年度为单位排列。 如：……….2014-12
4.3 4.3.1
A
合同的制定
合同内容应包含但不限于以下条款：
标的，即合同法律关系的客体，可以是货物，也可以是劳务，还可以是技术成果或工程项目等；
B C D E
数量和质量（或工作内容），作为衡量标的的尺度；
价款和报酬，是取得标的物或接受劳务的一方当事人所支付的代价； 环境管理控制约定：要求明确管理标准；
履行期限、地点、方式及其他履约条件，合同的履行期限，是指享有权力的一方要求对方履行义务的时间范围；履行地点是指合同当事人履行和接受履行合同规定义务的
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地点；履行方式是指当事人采取什么方法来履行合同规定的义务；
F G
违约责任，即因过错而违反合同应当承担的民事责任；
解决争议的方法：即合同当事人在发生纠纷时,以什么方法解决,是通过诉讼还是通过仲裁活动解决纠纷；
H I
合同的终止条件；
合同费用支付条件：如按支付时限开展的月度、季度或年度考核，考核由主控部门负责，财务部、品质部或综合管理部按支付时限进行抽检及复核；
J
合同一式四份，甲乙双方各执两份。公司为合同甲方，合同原件由财务部、综合管理部各留存一份，主控部门留复印件。
K
专用合同约定的其他必要条款。 合同的评审与批准 评审内容
4.4 4.4.1
4.4.1.1 应收合同的评审内容：
A
标的、数量和质量、价款和报酬、履行期限、地点、方式及其他履约条件、违约责任、解决争议的方法、合同的终止条件、专用合同约定的其他必要条款等合同的条款是否明确，服务要求已得到确定；
B C D E F G
上述内容中双方不一致的地方是否已得到解决，是否还有遗留问题； 合同的效益及其它影响；
对于相关方的环境管理约定是否明确； 合同的合法性及风险； 公司的履约能力； 其它需要评审的内容。
4.4.1.2 应付合同的评审内容：
A
是否按《供方评价、选择和管理程序》的要求对供方进行了合格评价，评价的相关记录是否齐全；
B
标的、数量和质量、价款和报酬、履行期限、地点、方式及其他履约条件、违约责任、解决争议的方法、合同的终止条件、专用合同约定的其他必要条款等合同的条款是否
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明确，服务要求已得到确定；
C D E F G
上述内容中双方不一致的地方是否已得到解决，是否还有遗留问题； 对于相关方的环境管理约定是否明确； 合同的合法性及风险；
供方的履约能力及本公司对合同履约监控能力； 其它需要评审的内容。
4.4.2
合同的审批
4.4.2.1 合同审批流程：填写《应收合同汇审单》或《应付合同汇审单》应按公司审批权限范
围规定进行，合同印章的使用详见《印章使用管理规定》。
A
已通过合格分供方评选的合同：
a 工程改造类：年度计划内总额在5万元以下、年度计划外总额在2万元以下的 (全年累计5次内：财务部提示记录 ) 合同经相关部门转审同意后，由物业负责人审批签订并执行。（详见流程图1）
b 其他类：总额在10万元以下的合同，经分相关部门转审同意后，由物业负责人审批签订并执行。（详见流程图1）
流程图1
行政主管盖合同章 复印件：主控部门、公司相关职能部门留存 - 424 - 主控部门审核 主管副总审核 分公司总经理审批 分公司职能部门意见 原件：财务部、综合管理部各留存一份
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c 工程改造类：年度计划内总额在5万元以上、年度计划外总额在2万元以上(或全年累计5次外：财务部提示记录)的合同经分公司相关部门转审、公司相关职能部门转审及分公司总经理转审意见后，报总部总经理审批签订并执行。（详见流程图2） d 其他类：总额在10万元以上的合同，经分公司相关部门转审、公司相关职能部门转审及分公司总经理转审意见后，报公司总经理审批签订并执行。（详见流程图2）
流程图2
主控部门审核 公司总经理审批 分公司行政主管 盖分公司章 原件：财务部、综合管理部各留存一份 主管副总审核 分公司职能部门意见 分公司总经理审批 公司职能部门意见 复印件：主控部门、公司相关职能部门留存 B
未经合格分供方评选的合同：
a 工程改造类：均需先通过公司合格分供方评选后进入流程4.4.2.1 A
b 其他类：总额在2000元以下的合同，由分公司总经理审批签订并执行（详见流程图1）；总额在2000元以上的合同，需先通过公司合格分供方评选后进入流程4.4.2.1 A。
4.4.2.2 合同审批过程中需将合同第一版及最终修改版呈送分公司总经理审批，将已修改过的
条款用红色字体显示。
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创优-管理基础-1.11.2.5 合同监管控制程序
