城建档案的整理立卷与质量标准

城建档案的整理立卷与质量标准

(西安市城市建设档案馆)

张炜

城建档案案卷质量的优劣直接关系着它的查阅利用和保管期限，为使城建档案能长期有效的保存下去和迅速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性（内在质量）必须进行要求外，还应对其组卷、著录、装订形式（外在质量）进行严格的要求。新的《建设工程文件归档整理规范》（部颁标准GB/T520328—2001以下简称规范）对城建档案的质量有着非常严格的要求。该规范做为城建档案专业第一部国家标准的颁布实施，为广大城建档案工作者提供了同一个质量标准，具有很强的可操作性，克服了档案工作者在工程竣工后进入竣工文件归档备案阶段时的茫然感。是广大施工技术人员和城建档案工作者的良师益友，希望大家能够认真学习贯彻落实。 下面就规范的有关问题与大家共同学习探讨，以便在实际工作中能有一些指导作用。 一 对归档文件的基本要求 1 对文件材料原始性的要求

新颁布的《建设工程文件归档整理规范》第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件”这和我们西安市人大常委会2001年2月13日颁发的《西安市城市建设档案管理条例》第三章第十五条“档案材料应当是原件，其中建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建筑工程施工许可证、国有土地使用证和其他工程前期管理性文件可以是副本或者复印件”是基本吻合的。有一些竣工图文件只有一件（特别是一些工程前期依据性文件）有关各部门都要求是原件，这样的矛盾怎样解决？《西安市城市建设档案管理条例》第二十五条规定“载有城市建设档案馆及其法定代表人印章或者签名的档案复制品，具有与档案原件同等效力。” 根据这一规定，凡是原件不足的，只要是将原件报送城建档案馆的、城建档案馆经过验证后可据其具体需求出具原件证明。有关部门根据条例都应认可，解决了因原件不足的矛盾。 2 对书写材料的要求

规范第4.2.4规定工程文件应采用耐久性强的书写材料（碳素墨水或蓝黑墨水）不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。这一规定主要是从档案保护学的角度考虑的，红墨水和纯蓝墨水亲水怕光，圆珠笔和复写纸易扩散，铅笔易磨损。所以规范在这一条文中使用了“不得”这一严格措辞。为了档案的永久性保存，请大家务必注意这一点。在工程起始就应向有关文件形成部门提出要求. 3 纸张规格的要求

规范对工程文件中文字材料的大小也进行了限定，第4.2.6条规定“工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297X210mm），该条

款在用词上用了首选词“宜”，它主要是考虑了行业之间和目前新旧规范大小规格还在进行交替过程中。那么遇到大小规格不一的文字材料怎么办？遇到类似问题可以灵活掌握，A4文件材料多应将小的文件材料拓裱成A4大小，小的（16K）多时，可将大于16K幅面的文件材料在留足档案内容保护距离的前提下，裁切成16K大小或者折叠成16K大小。 二、 工程文件的立卷

什么叫立卷？按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷叫立卷（规范2.0.12） （一） 工程文件材料的立卷原则

1 城市建设档案的立卷有别于其它类别档案的立卷，它具有文件材料庞杂、涉及面广和技术性强等特点，所以在立卷前要合理安排统筹兼顾，规范第5.1.1条规定“立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用”。什么是自然形成规律？比如说工程准备阶段文件材料，通常是按以下步骤进行的：第一步：工程在开工建设前，首先必须向有关部门提出项目建议书和可行性研究报告，经过专家论证后，报主管部门审批立项；第二步：工程立项后取得投资计划；第三步：工程在取得立项计划后进入定点征地阶段，首先必须拿到政府的建设用地批文、建设用地规划许可证、到规划部门定点、勘测部门进行土地界址测量、取得土地证。随着近几年经营城市理念的推广，土地的转让由隐形市场（企业与企业之间、农村与企业之间的暗地转让）向有形市场过渡（由政府土地管理部门统一对要出让的土地进行挂牌拍卖经营），那么在这一环节过程中就又产生了土地出让拍卖文件（规范里没有要求，但是根据需要应立卷保管）。第四步：在取得土地证后进入规划建审阶段，在这个阶段要取得规划许可证、建审图、建筑物实测成果表（通常把验线单和前边三个文件材料放在一起，这样便于利用）。第五步：办完规划手续后进行勘察设计。第六步：办理开工手续，开工前要对设计蓝图进行抗震设计审查、工程质量监督申报、工程的监理和招投标（含承包企业资质审查）、签定工程竣工档案报送协议书、取得施工许可证、开工报告。以上大致从基建工程程序把工程准备阶段文件的自然形成规律、先后顺序进行了总结，具体在每一步还应形成那些文件材料请参见《建设工程文件归档整理规范》附录A的内容，这里不在细述，工程文件组卷应保持卷内文件材料的有机联系，这里讲的意思是在上述每一步里所形成的文件，原则上不能分开，比如土地证和其附件不能分开、规划许可证不能和其附件分开、施工许可证不能和其附件分开等等。

2 一个建设工程（项目）由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷 (规范５.１.２条)。比如西安联合大学新校园项目，它是由行政办公楼、教学楼、图书馆、实验楼、体育馆、学生公寓、教师公寓、学生食堂、教工食堂、职工住宅等各个单位工程组成，我们在组卷时就必须按照该条款并参照规范附录A的内容分门别类的进行组卷 。

3 通常情况下按规范5.1.3条第一款和规范附录A的规定，将工程竣工文件按基本建设程序划分为以下五个部分：工程前期准备阶段文件材料 ----监理文件材料-----施工文件材料------竣工图------工程竣工验收文件材料。

下面是将一个建筑安装工程按照规范5.1.3的要求以照附录A的顺序分别组成案卷例子 工程前期准备文件的组卷

① xx单位xx工程工程前期立项文件材料 ② xx单位xx工程建设征地拆迁文件材料 ③ xx单位xx工程勘察、测绘、设计文件材料 ④ xx单位xx工程招投标文件 ⑤ xx单位xx工程开工审批文件材料

⑥ xx单位xx工程建设、施工、监理机构及负责人名单

工程准备文件材料是否都必须按照六个问题单独组卷，还要视工程的规模大小及其最终形成的竣工文件材料的多少而定。如有的单体插建工程就不发生征地事项，因此就没有第②卷。（对于一般小型一栋单体住宅工程可按立项文件----土地证及附件----规划许可证及附件----施工许可证及附件-----开竣工报告五项内容组成一个综合卷）

注：规划许可证的附件指建审平面总图、建筑物实测成果表及验线单、竣工测量成果等

施工许可证的附件指工程招投标文件、施工图抗震设计审查文件、施工监理许可证、建筑节能审核、建筑工程质量监督文件等 工程监理文件的组卷

将工程监理文件材料按照附录A的顺序 组成xx单位xx工程监理文件卷(文件多可组若干卷)，具体见规范附录A17页这里就不在详叙。 工程施工文件的组卷

对于施工技术文件材料应按照附录A的顺序要求划分为土建安装工程和设备安装工程两部分，土建安装工程施工技术文件材料应按附录A18页的要求组成如下11个案卷

① xx单位xx土建工程施工准备文件材料 ② xx单位xx工程地基处理记录文件材料 ③ xx单位xx土建工程图纸变更记录文件材料

④ xx单位xx土建工程原材料、预制构件质量证明文件及复试报告文件材料 ⑤ xx单位xx土建工程施工试验记录文件材料 ⑥ xx单位xx土建工程隐蔽检查记录文件材料

⑦ xx单位xx土建工程施工记录文件材料

⑧ xx单位xx土建工程质量质量事故处理记录（等级以上事故） ⑨ xx单位xx土建工程质量验收记录文件 ⑩ xx单位xx建筑工程竣工图 11 xx单位xx结构工程竣工图

设备安装工程施工技术文件材料应按附录A18页的要求组成如下10个案卷 ① xx单位xx设备安装工程图纸变更记录 ② xx单位xx设备产品质量检查、安装记录文件 ③ xx单位xx设备安装隐蔽工程检查记录文件 ④ xx单位xx安装工程施工试验记录文件 ⑤ xx单位xx电气工程竣工图

⑥ xx单位xx给排水（工程消防）竣工图 ⑦ xx单位xx采暖通风空调竣工图 ⑧ xx单位xx燃气工程竣工图 ⑨ xx单位xx室外总体工程竣工图 10 xx单位xx室外地下综合管线竣工图

注：施工文件市建委质量监督站把这一部分划为质量保证文件、施工技术文件、质量评定文件三大块，这三块实质上和规范不矛盾，其内容完全一样，只不过新规范在文件分类上更细致一些。请大家不要产生误解。 工程竣工文件的组卷

工程竣工文件有别于质量评定文件，有它的专指性，它专指工程竣工验收时形成的所有结论性文件，如：竣工总结、竣工验收记录、单位工程（子单位）验收记录、竣工验收证明书、竣工验收报告、竣工验收备案表（另行处理）、工程质量保修书、财务决算（另行处理）、验收会议纪要、领导讲话等。可根据规范的内容进行增减组成一个或者若干个如下题名的案卷 xx单位xx工程竣工验收文件材料

综上所述，一个建筑安装工程一般情况下应形成以上30个独立的标准案卷模式（同类施工技术文件），那么对于这30个标准模式案卷究竟是否

能满足实际需要，还要视其工程规模的大小而定，如前面土建安装工程施工技术文件第④土建工程原材料、预制构件质量证明文件及复试报告文件，对于大型项目而言组成一个卷就满足不了要求，因为大型项目这类文件材料特别多，按照规范第5.1.4条第1款的“案卷厚度一般不宜超过20mm”的原则，对于此类标准模式案卷，就必须分成若干卷，但其案卷题名不变，可在卷名后编注此类卷的册数顺序）。注：规范5.1.4条里关于案卷厚度写的是40mm,这个案卷厚度专指印刷成册的科技文件并加注副题名，副题名可详细该卷的内容，但要把副题名括起来 ,除此以外的工程文件材料还必须按15mm的卷厚整理。这一解释是在建设部举办的规范培训班上说明的，请大家在实际工作中务必要注意这一点，以免出错。 4 立卷过程中还应遵循规范5.1.4条第2款的规定“案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。这里的不同载体是指底片、照片、聚脂薄膜底图、电子文件等。 （二） 卷内文件的排列

按照规范5.2.1条规定“文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前附件在后的顺序排列，这一规定规范沿用了文书档案的标准。（指工程准备文件材料及一些合格证复试报告，参看前面工程前期准备文件的组卷注解）

对于竣工图则必须按专业排列，同专业的竣工图则按图号顺序排列。

规范5.2.3条“既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后”的规定是在卷内文件排列时的普遍规定。当图纸是文件的附件时，在卷内文件排列时除应满足规范5.2.3条的规定外，还必须满足规范5.2.1的规定，如附录A第15页开工审批文件第四条 建设工程规划许可证及附件，这里的附件包括建筑物实测成果表、定验单、建筑规划审批平面图。那么就不能死搬硬套第5.2.3条的规定。类似问题还有建设用地规划许可证及其附件等 （三） 案卷的编撰著录

当把众多繁杂零乱的文件材料按照前面的规定立卷排列并检查无误后，下一步的工作就是打印页码号、编写目录、案卷封面和备考表填写。（封面、目录、备考表全市统一到城建档案馆购买）编目前首先要对文件材料编打页码号（用自动号码机），编打页码号按照规范第5.3.1条有以下规定：

1 有书写内容的页面（正反两面都有文字）都必须编打页码号，每卷独立编号，页码号从“1”开始，卷与卷之间的页码号不能连续编打）。 2 正面书写的文件页码打在右下角、反面书写的文件页码打在左下角。图纸一律在右下角。

3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，凡是自成一卷的。原目录可替代卷内目录，不必从新编写页码。（厚度不得大于20mm）当原图纸目录有增减变动时，必须重新编写卷内目录。