Microsoft Project
经典教程
1
Project入门
本章内容：
? ? ? ? ? ? ?
?
了解Microsoft Office Project 2007产品系列 了解优秀的项目管理工具如何帮助完成任务
启动Project Standard或Project Professional，辨别Project窗口的主要组成部分 使用视图以不同方式显示项目计划的详细信息 使用报表打印项目计划的详细信息 创建项目计划和输入项目开始日期 设置项目的工作和非工作时间 输入项目计划属性
项目管理是一门实践丰富的艺术与科学。不论您正在参与项目管理，还是将要进行项目管理，阅读本书都是一个绝佳的学习机会。
就其核心而言，项目管理是一种融合技能与工具的“工具箱”，有助于预测和控制组织工作的成果。除了项目，组织还有其他工作。项目(如电影项目)与持续业务(Ongoing Operation)(如工资单服务)截然不同，因为项目是临时性的工作，产生唯一性的成果或最终结果。凭借优秀的项目管理系统，您可以解决以下问题：
? 要取得项目的可交付成果，必须执行什么任务，以何种顺序执行？ ? 应于何时执行每一个任务？ ? 谁来完成这些任务？ ? 成本是多少？ ? 如果某些任务没有按计划完成，该怎么办？ ? 对那些关心项目的人而言，交流项目详情的最佳方式是什么？ 良好的项目管理并不能保证每个项目一定成功，但不良的项目管理却会是失败的成因之一。
在您的项目管理工具箱中，Microsoft Office Project 2007应是最常用的工具之一。本书会介绍如何使用Project建立项目计划(包括任务和资源的分配)，如何使用Project中扩展的格式化特性来组织和格式化项目计划的详细信息，如何跟踪实际工作与计划是否吻合，以及当工作与计划脱轨时如何采取补救措施。
如果是刚刚接触项目管理，可以在此处暂停，先阅读附录A，然后再继续阅读本章。这样做不会占用多长时间，有助于恰当地评估和组织自己的项目日程安排需求，进而利用Project建立稳固的计划。
本书的大部分练习围绕着一个虚构的电影公司 (Southridge Video and Film Productions)展开。您任职于电影公司的可能性不大，但您肯定看过电视广告或电影。每个电视广告或电影就是一个项目，事实上，有一些还是相当复杂的项目，涉及成百上千的资源但时间限制却很严苛。Southridge Video遇到的许多日程安排问题，您可能都会觉得似曾相识，如此一来，您可以将它们的解决方案应用于自己的日程安排需求。
本章会粗略浏览一下Project界面并介绍在Project中创建新计划的必要步骤。 本章没有练习文件。
2
1.1 使用Project管理项目
世界上最好的管理工具也不能替代您自己的准确判断。但是，工具可以也应该有助于您完成下列工作。
? 跟踪您收集的与工作有关的所有信息：项目的工期、成本和资源需求。 ? 以标准、美观的格式形象具体地呈现项目计划。 ? 一致而高效地安排任务和资源。 ? 与其他Microsoft Office 系统应用程序交换项目信息； ? 作为项目经理的您在保持对项目的最终控制权的同时，又能与资源和其他项目干系
人交流。 ? 使用外观和操作类似桌面程序的应用来管理项目。
Microsoft Office Project 2007系列包括的产品众多，具体有以下几种。 ? Microsoft Office Project Standard 2007 用于项目管理的基于 Windows的桌面应
用程序。此版本为单一项目管理人员设计，并且不能与Project Server交互。 ? Microsoft Office Project Professional 2007 基于 Windows的桌面应用程序，包括
Standard版的完整特性集，还有使用Project Server时需要的项目团队计划和通信功能。Project Professional加上Project Server是Microsoft的企业项目管理( Enterprise Project Management，EPM)产品的代表。 ? Microsoft Office Project Server 2007 基于内联网的解决方案。结合Project
Professional使用时支持企业级的项目合作、时间表报表和状态报表。 ? Microsoft Office Project Web Access 2007 使用Project Server时所用的基于
Internet Explorer的界面。 ? Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 组合(Portfolio)管理解决方案。 提示 如需了解Project 2007的新特性以及Standard版本和Professional版本之间的区别，请查询微软的Office Online网站中的Project区域：先进入网站www.office.microsoft.com，然后浏览至Project页。基于企业项目管理的Project Server的产品组成列表参见本书20.1节。 本书的大部分章节着重讲述Project Standard版本的特性集，Project Standard版本是入门级的桌面项目管理工具。第Ⅳ部分介绍Project Professional版本和Project Server中可用的EPM特性。本书介绍的Project Standard版本的所有内容同样适用于Project Professional版本，所以学习本书第Ⅰ部分至第Ⅲ部分时可选用任一版本(本书的大部分截图均使用Project Professional版本完成——译者注)。如果您有Project Professional并可访问Project Server，就可仔细研读第Ⅳ部分介绍的特性。否则，可以粗略浏览第Ⅴ部分内容以确定您或您的公司是否应使用Project Professional版本和Project Server。
3
日程安排引擎的功能 大部分项目并没有使用真正的日程安排工具(如Project)来管理，但它们应该使用。工作中常见到的有：用电子表格程序(如Microsoft Office Excel)做出的任务和资源列表，或用绘图程序(如Visio)做出的格式优美的甘特图。Project优于以上程序的一大特点就是它包括日程安排引擎——它是计算核心，可以处理诸如连锁反应之类的问题。例如，当由100个任务组成的工作序列中的任务1的工期发生改变，日程安排引擎便会做出相应调整。计算任务的开始和结束日期时，日程安排引擎还可以考虑非工作时间(如周末)。诸如Excel和Visio之类的应用程序在项目管理工具箱中占有一席之地，但您需要日程安排引擎(如Project)来获得真正的成功。 1.2 启动Project Standard
重要提示 如果使用的是Microsoft Office Project Standard版本，请按照本节步骤操作。如
果使用的是Microsoft Office Project Professional版本，跳过本节，参考1.3节。如果不能确定使用的Project版本，有一种简单的方法可以解决：启动Project后，查找“协作”菜单，它位于“报表”和“窗口”菜单之间。如果有此菜单，就表明版本为Project Professional；如果没有，则表明版本为Project Standard。也可在启动Project后，单击“帮助”菜单中的“关于Microsoft Office Project”，随后出现的对话框会提示您使用的是何种版本。 在此练习中，将启动Project Standard版本，基于模板(包含一些初始数据，可作为创建新项目计划的起点)创建文件，查看默认Project界面的主要区域。
(1) 在Windows任务栏上，单击“开始”按钮，显示“开始”菜单。
(2) 在“开始”菜单上，指向“所有程序”，单击Microsoft Office，然后单击Microsoft
Office Project 2007。
Project Standard显示，如图1.1所示。 提示 在Project工具栏中，并不是每一个工具栏的所有按钮都会显示，这要根据对计算机
屏幕分辨率的设置以及最常用的工具栏按钮而定。如果本书提及的按钮没有显示在工具栏中，单击工具栏上“工具栏选项”下拉箭头，即可显示可用的其他按钮。
如果使用过其他Office应用程序或正在更新旧版本的Project，您会对Project窗口的主要界面元素很熟悉。下面简单介绍一下。 ? 主菜单栏和快捷菜单提供Project指令。 ? 工具栏提供对常见任务的快速访问，大多数工具栏按钮对应于某一菜单栏命
令。弹出的屏幕提示会描述您指向的工具栏按钮。Project会根据您使用特定工具栏按钮的频率来为您定制工具栏。最常用的按钮会在工具栏上显示，而较少使用的按钮则暂时隐藏。
4
图1.1 Project Standard界面
?
(3) (4) (5) (6)
项目计划窗口包含活动的项目计划(我们将Project要处理的文件类型称为项目计划，而不是文件或进度表)的视图，活动视图的名称会显示在视图左边缘上，此例中为“甘特图”视图。 ? “键入需要帮助的问题”框用于快速查找在Project中执行常见操作的命令。
只需输入问题，按Enter键即可。本书会给出一些建议性的问题供您在框中输入，以获得某特定特性的详细信息。如果您的计算机连接到因特网，搜索查询会访问Office Online(微软网站的一部分)，显示的结果会反映微软提供的最新内容。如果计算机没有连接到因特网，搜索结果会局限于Project的帮助内容。 接下来会查看Project中包含的模板，并根据其中之一创建项目计划。 在“文件”菜单中单击“新建”，此时会显示“新建项目”窗格。
在“新建项目”窗格中，在“模板”下单击“计算机上的模板”，显示“模板”对话框。
单击“项目模板”标签，屏幕如图1.2所示。
单击“开办新业务”(可能需要向下滚动项目模板列表才能看到)，然后单击 “确定”。
提示 模板可能此时没有安装，这要根据您在计算机上安装Project的过程而定。“首次安
装使用”设置是安装选项之一，用于确定Project中包括的可选元素。如果以前从未见过Project中包含的模板，可以花一些时间浏览一下。您可能会找到一个模板与某个将要进行的项目吻合，而您正想为这个项目开发完整计划。以预定义的模板为起点可以节约不少精力。
5
Microsoft Project2007教程
