高校干部人事档案的信息化管理
作者：梁文博
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第4期
文/宝鸡文理学院 梁文博
【摘要】随着科学技术水平的提高和社会的进步，高校作为人才培养的摇篮，必须优化对高校干部人事档案的管理，立足实践，正确认识信息化管理方式的优势，努力解决实现信息化管理中遇到的困难，建立科学合理高效的管理体系，提高学校的管理水平。
【关键词】高校干部人事档案；信息化管理；意义
一、高校干部人事档案信息化管理的优势
高校干部人事档案信息化管理应用了互联网技术，较传统管理方式相比，大大地提高了工作效率，使档案管理工作的程序更加简洁，工作方式更加的科学合理，减轻了管理者的工作负担。
（一）缩短工作时间，提高工作效率。高校干部人事档案信息化管理告别了传统的人力地毯式搜索方式，搜索信息时，不再需要工作人员一页页翻阅档案，而在以往的传统管理方式中，工作人员需要不断翻阅档案记录，工作时间长，且程序复杂烦琐，费时费力。人事档案信息化管理，将高校干部信息录入电脑中，一键查询，方便快捷，化繁为简，节省了不必要的工作时间，并且提高了信息资源的利用率。
（二）能够对纸质档案进行更好地保存。传统人事档案管理方式，需要以纸质为媒介，档案的记录与保存都依靠纸，但无法忽视的是，纸质档案容易在传阅过程中受到磨损，在记录过程中出现错误，不方便修改，纸质档案的分类和管理同时也是一项非常繁琐的内容，其过程浪费了大量的人力以及时间。档案信息化管理则有效避免了这些问题。电子文本的记录方式，能够完好的保存人事档案，系统的录入方式，减轻了工作人员的负担，一键查询的方式，更是大大节省了时间，为工作人员和查询者提供了极大的便利。
（三）有利于档案内容的及时更新。高校干部的年龄，工作方向等都需要结合具体实际进行同步的调整更新，传统的档案管理方式中，档案的调取和修改都是十分耗时耗力的工作，档案信息化管理方式就避免了这一问题的出现，档案内容的更新与修改，只需操纵手中鼠标，庞大的数据库能够随时一键调取所需要的资料，有利于高校干部档案更新工作的顺利进行。
二、高校干部人事档案信息化管理所面临的问题
（一）行业内人才的缺失。高校干部人事档案信息化管理模式在提高了工作效率的同时，也对进行档案管理的工作人员提出了更高的能力要求，要求档案管理者精通传统档案管理模式的同时，还要能熟练应用计算机和互联网专业知识，这对高校选择档案管理者来说，是个不小的门槛。当今干部档案管理部门，普遍存在观念落伍，技术落后的情况，对高校干部人事档案信息化建设的进程有着消极影响。
（二）建设经费不足，设备环境落后。档案管理部门经常被忽视，被认为不是核心部门，因此，时常会受到领导的忽视，没有足够的资金更新设备，设备落后，软件陈旧，无法满足信息化管理的需求。
（三）信息管理系统不完善。高校干部人事档案管理系统没有统一管理的理念。高校干部人事档案管理需要高校各部门之间的沟通与合作，这一点，也正是各个高校所缺失的。各部门有自己的数据库，有自己的档案管理软件，但各部门的数据库信息又有相互重合的部分，这是一种人力和时间上的浪费。各部门之间没有合理的联系与交流，不同的档案系统以及档案软件在设备上无法兼容，造成了档案信息资源利用的不合理。阻碍了干部人事档案信息化管理的进程。
（四）信息数据库完整性差。数据库数据不够全面，不能准确的体现出个人的信息，而且有很多信息并不准确，这样在很大程度上还增加了数据库的更新难度。数据库的不完整性还体现在很多信息数据的缺失，这种缺失不直表现在大数据上的缺失，还有很多关于个人信息的缺
失。信息数据库的准确性有待提高，因为信息数据库的不完整会降低了人事档案查询的准确性。
三、推动高校干部人事档案信息化管理的措施
（一）加强岗位培训 。对档案管理者进行适当的职业技能培训，使其熟练掌握计算机和网络知识。定期举行档案管理者交流大会，促进各个部门档案管理者的经验交流。对于干部人事档案工作人员应该在上岗前进行相应的上岗培训，在工作期间对于相关人员进行定期的培训，保证相关人员的专业素质。
（二）加大对高校干部人事档案管理。信息化建设事业的资金分配充分认识档案管理部门的重要性，支持档案管理信息化建设，加大资金投入，设立经费目标，对档案管理设备进行更新换代，提高硬件设施建设。硬件设施的建设需要高校的经济支持，所以高校应该提高对于相关资金的注入，对于相关人员有一定的鼓励机制，进行资金补助。
（三）完善数据库的建设。对数据系统进行及时的维修完善，数据库信息做到及时更新。对于数据库中陈旧的信息及时进行更新，对于刚刚加入的信息，要及时入库，信息不仅包括姓名，住址，电话，学历，职位，职务以及入党时间。详细的信息对于完善数据库的建设有重要的作用。完善数据库不仅在于信息的入库还有管理人员及时的检查。
（四）确保数据库信息安全。由于信息库的资料保密性较高，所以要确保信息库资料的安全性。首先要运用高科技手段对安全性进行巩固，防止黑客对于信息库的入侵。再次，还应该提高相关人员的技术水平，一旦发现有异常可以直接进行拦截。数据库的安全还需要每一个工作人员的尽心尽力，所以要提高对于安全性的宣传力度，增加工作人员对于数据库信息安全的高度警惕。确保数据库的信息安全还应该做到在安全的网络下进行，安全网络是不泄露的前提。工作人员要掌握相应的法律知识，一旦有问题发生，要懂得运用法律。信息化固然有巨大优势，但同时一定要进行纸质资料备份，以防遇到极端环境，如地震等，当电子设备无法运作时，能够有纸质资料参考。
四、总结语
高校干部人事档案信息化管理是每所高校都应该应用的管理模式。在这种管理模式下，干部人事档案管理工作将进行的更加顺利，在这种管理模式下，高校也能得到更高效的发展。所以加强对于高校干部人事档案信息化的管理迫在眉睫。
高校干部人事档案的信息化管理
