公司人事档案管理规定
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事档案管理规定
第一章? 总? 则
第一条 为加强和规范员工档案管理，制定本办法。
第二条 本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。
第三条 人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。
第四条 中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。
第二章 机构和职责
第五条 人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。
第六条 档案管理员职责：
(一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续；
(三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作；
(五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章 人事档案保密规定
第七条? 涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。
个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。
第四章 材料归档规定
第八条 人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料
包括：?履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；?委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。
(二) 自传材料
包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。?
(三) 鉴定、考核、考察材料
包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。?
(四) 评定岗位技能和学历材料
包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。
(五) 政审材料
包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、批复；入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料；家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。?
(六) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
包括：入团、入党的各种材料；加入民主党派的有关材料。 (七) 奖励材料
包括：各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；立功受勋、表彰材料。
(八) 处分材料
包括：处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见；法院审判判决书；开除党籍、团籍的材料。?
(九) 任免呈报表和工资、待遇的审批材料
包括：关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料；
(十) 其他可供组织参考的材料。 包括：?
1、企业工人从事特殊工种工作登记卡； 2、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表； 3、计划生育审批表；
4、招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所作的体检表； 5、有残疾的体检表、残疾登记材料；
6、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书； 7、有关证明单位改制的文件材料； 8、有关证明单位更名的文件材料； 9、有关证明单位性质的材料；
10、有关证明在外地从业期间参保情况的文件材料； 11、有关证明从事特殊工种的文件材料； 12、有关特殊工种岗位的批件； 13、有关证明招工情况的文件材料； 14、有关证明知青身份的文件材料； 15、有关证明户籍迁出迁入的文件材料； 16、有关证明出生时间的文件材料；
17、有关证明参军、复员、转业人员身份、时间的文件材料； 18、其他证明材料。 第九条 归档程序
(一) 职工个人在一定时期内的再教育学习、学历、职称、技能学习过程中形成的材料（权威部门确认）及时移交到部门兼职档案员处。
(二) 公司人事、组织部门的管理人员以及各部门的兼职档案员，负责对日常工作活动中所形成的员工人事档案材料进行收集归档，凡涉及到
归档范围内的材料应在审查盖章或个人签字后择其收集整理，及时移交到对口部室，直至移交到人力资源部。
第十条 归档时间
人事档案材料属于年度类的在办理完毕后的次年三月底前移交归档。阶段、周期性材料在活动完成后两个月之内归档。变更、修改、补充、调动、调离的材料及时归档。
第十一条 归档要求
(一) 收集的归档材料应客观真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的应盖章签字完成后及时移交。
(二) 接收部门应全面检查归档文件材料质量，交接双方核对移交清册后履行签字登记手续。
(三) 对转入的档案，拆封人员要根据档案清单核对验收，缺材料的原档退回。
(四) 对假公济私或利用档案材料营私舞弊的，将视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
(五) 人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；A4纸填写的，要求页边距左右均大于或等于2.5cm，上下均大于或等于3cm，以便于用来裁剪。
第五章 人事档案的保管规定
第十二条 人事档案存放应配备档案库房、档案工作室等相应设施。做好防火、防盗、防虫、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染等八防工作。
第十三条 人事档案材料应分类整理后方可入卷存档。每年要对档案进行一次整理、校对工作。
第十四条 档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
第六章 人事档案查阅规定 第十五条 查阅手续
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