中学电子文件档案的应用与管理探讨
作者：曾 凌
来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第1期
文/中山市第一中学??曾凌
【摘要】在档案管理工作中应用先进的计算机信息技术，能够形成电子档案管理系统。在中学文件档案管理工作中结合计算机技术，转变了传统的人工管理方式，能够有效提升档案管理的工作效率和工作质量，更好地开发和利用中学档案信息资源。
【关键词】中学；电子文件档案；应用管理
在教育工作中结合计算机信息技术，能够产生具有档案保存价值的电子公文、电子图书以及电子图形图像等电子文件，称为学校的电子档案。在学校中电子档案是全校师生的劳动和智慧结晶，其记录了各项工作的真实内容和工作发展，是非常重要的信息资源。随着我国现代化教育工作的不断发展，中学电子文件档案的收集、整理和归档工作变得越来越重要。
一、电子档案的内容含义
电子档案存在很多种定义，目前美国联邦管理法规中把电子档案定义为包含有数字、图形以及文本的信息。电子档案能够记录在计算机阅读的任何一种介质上，并且符合文件的含义。国际档案理事会把电子档案定义为“能够通过使用数字化技术来进行操作、传输和处理的文件类型”。中学电子文件档案中基本上都是计算机盘片、磁盘以及光盘等化学磁性材料为载体的文件材料，例如说电子文档、电子报表、电子图纸、电子图片、多媒体音像资料等。电子文件跟传统的纸质文件档案相比较来说更加容易保存，需要使用现代化电脑办公设备，更加易于检索和传输，同时跟纸质文件的保存环境有明显的不同。
二、中学电子文件档案的应用与管理
（一）统一管理确保安全有序。对于中学的电子档案管理以及工作规范，目前还没有完全形成规范化的操作标准，笔者认为，想要有效促进中学教育工作的稳定开展，就要针对中学电子文件档案进行统一管理，要统一文件管理规范、统一文件监督机制以及统一文件的信息数据。学校的档案管理部门需要结合其他工作部门一起开展相关工作，提升档案管理意识，加强学校档案管理工作人员的业务培训工作，提升素质水平，帮助工作人员能够从传统的纸质档案管理工作思想中转变出来，成为数字化档案信息的监控者和传播者。在学校中成立专门的电子档案管理工作团队，制定出相应的档案管理工作制度，要在工作中明确操作标准和工作流程，要求一定要明确分工，落实工作任务，在工作中加强监督。在工作中要把分散在不同工作部门的文件档案统一管理起来，才能够保障学校电子文件档案的安全性。
（二）全程管理确保真实完整。电子文件档案从形成一直到归档需要经过很多工作环节，因此为了能够最大限度地保障中学电子文件档案的真实性和准确性，需要在管理工作中采取分级分配管理权限的方式，也就是档案管理人员具有系统管理人员的权限，能够跟学校各个部门一起完成电子文件档案的全过程管理工作。需要注意的是在电子文件还没有形成之前，需要主动介入、实时监控，发现问题要及时地督促整改，能够实现档案形成、归档、管理、利用和销毁等一体化管理手段，把档案管理工作部门的指导作用和监督管理作用有效地发挥出来。电子文件信息具有一定的易更改特点，因此在电子文件档案管理工作中还需要针对操作者进行身份识别，保留更改痕迹，在每一个档案管理工作环节都能够把好安全
关卡。
（三）加强档案的备份，确保档案的安全性。为了能够在电子文件档案应用和管理过程中确保档案信息的安全性，学校相关档案管理部门需要加强规范性管理，结合安全监管制度，提升档案的安全性和完整性。档案管理部门要实施监控电子文件档案的整合产生周期，并详细记录下档案的背景信息和变化动态，检查档案管理的元数据，针对电子文件档案内容要定期鉴定，加强日产工作维护和保养，要进行实时归档。中学电子文件档案中也包含有学生们的学籍等重要内容，一般毕业生产生的信息会在当年的5月份进行系统锁定，因此在此之前要做好准备动作，加强档案的备份，并把所有的数据都能够归档到中学数字档案管理室中，确保档案信息的完整性和安全性。
（四）资源共享提升档案的应用效益。档案内容属于一种非常重要的信息资源，但是信息资源的最终目标是利用，只有有效的利用才能够把档案的价值准确地发挥出来，能够为学校的领导提供管理决策的重要依据，还能够为学校的每一位学生服务，真正把中学电子文件档案效益最大化地发挥出来。
三、结语
电子文件档案跟传统档案内容相比更加快捷、优质和高效，电子文件档案中包含的数据信息能够随时进行调用，为电子文件档案提供了查询、检索、统计以及分析的功能。在中学教育发展过程中加强电子文件档案的管理和应用工作，能够把文件档案的利用效益最大化地发挥出来，为中学发展起到了积极的影响作用。
【参考文献】
[1]孟繁俐.高校电子文件档案的应用与管理[J].中国高新区,2018(03):79.
[2]林月霞.普高学生档案的数据管理与应用探析[J].档案管理理论与实践——浙江省基层档案工作者论文集,2015(00):266-274.
[3]徐义全.电子文件系列讲座之六?数据库系统及其在电子档案管理中的应用[J].北京档案,2001(06):16-17.
中学电子文件档案的应用与管理探讨
