4.件（页）号的编制
件号是针对不装订的案卷，即一份文件编一个号；页号是针对装订的案卷，具体编号方法参见第五步。编制件（页）号时要做到不重号、不漏号。
第十四步 编制案卷目录 1.分年度编制
将全宗内的文书档案逐年按保管期限，即永久、30年和10年的顺序编成一本案卷目录，即每一年要形成一本目录。这种方法条理清楚，便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般适用于每年形成档案数量较多的单位。
2.混年度编制
根据案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录，较适用于档案年形成量不大的单位。这种方法可减少目录的数量，方便管理，一般适用于档案年形成量不大的单位。但不便于插卷和案卷的随时调整。
一般而言，案卷目录类型的选择应根据全宗的具体情况，如：案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况和立卷归档、向档案馆移交的制度等情况而定。
案卷目录的格式及示例如下图所示： 案卷号 档案档案题名 年度 页数 期限 备注 室编 馆编 540 ?? 北京市××局关于2012年度工商行政执法检查的通知、总结等 2012 20 10年 案卷目录编制好以后要加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。案卷目录应一式三份。档案移交时，一份存单位档案室，两份随档案移交档案馆。
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文书档案整理方法 二
——以“件”为单位的整理方法
★文书档案按“件”整理流程：
⑴件的确定 ⑵文件的修整 ⑶装订 ⑷分类 ⑸排列 ⑹编号、盖章 ⑺编目 ⑻装盒
按件整理方法
2000年国家档案局发布了《归档文件整理规则》，2001年北京市档案局制发了《北京市归档文件整理标准（试行）》，2010年修订为《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》，其中最根本的特点，就是对归档文件的整理，采用以“件”为单位，进行文件级整理。
第一步 件的确定
“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。
来文与复文可为一件。报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。
但是，在实际工作中各单位形成的文件情况各不相同，具体操作时可以按以下标准来确定“件”：
1.文件正本与定稿为一件，定稿不易装订的也可单独作为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次稿各为一件。
2.正文与附件为一件，如附件数量较多或太厚不易装订的，也可各为一件。
3.原件与复制件为一件，对于其制成材料、字迹材料等不利于长久保管的文件（如热敏纸传真件、圆珠笔、铅笔书写的文件），
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以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。
4.转发文与被转发文为一件。两者是一份文件的不同部分，应作为一件。
5.报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，应按其原来的装订方式，一册（本）作为一件。
6.来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件。但若处理环节层次多，作一件处理反而复杂化或不清晰，难以检索，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
7.不便拆开的整本会议记录、介绍信存根可作为一件。会议记录和介绍信存根作一件归档后，运用计算机文档一体化管理软件的单位应建立二级目录，即进入二级目录界面，输入每次会议的相关记录或个人姓名，以方便检索。
8.成套的会议材料各为一件。一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档。最易犯的错误是把一套会议材料装订在一起作为一件处理。
9.计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正本与发文稿纸（发文稿纸上栏目要填写齐全，领导亲笔签发）作为一件。
10.正文与文件处理单为一件。文件处理单真实地记录了文件处理的轨迹，不能去掉，应与文件一起归档。
11.未装订的式样同一的表格可作为一件。将式样相同的表格（如某项工作的登记表）可以以一定单位组合，将表格集中装订，作为一件对待。
第二步 文件的修整
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，对不符合要求的文件应进行修整。文件修整工作包括修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠等。具体内容
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如下：
1.修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 2.复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制或进行字迹加固处理。
3.去除易锈金属物：除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。
4.大纸张折叠：归档文件盒只能容纳A4规格的文件，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的宜单张折叠，数量少的可一起折叠。
第三步 装订
归档文件经修整后要按件装订。
1.装订应使用符合档案保护要求的装订材料，如不锈钢订书钉，文件页数较多时可采用棉线装订。使用订书钉时，在文件左侧装订两只钉。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。
2.装订时纸张要左、下对齐装订。已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。保存10年的文件材料可保持原装订方式不变。
3.装订时注意件内文件的排列顺序：
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
第四步 分类
归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类，并结合使用。一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。北京市推荐使用“保管期限—年度—机构（问题）”
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或“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方法。
不管采取哪一种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性，做到类别设臵合理，各类之间界限清楚，归类准确。
1.保管期限—年度—机构（问题）分类法(推荐使用)
将立档单位同一全宗内归档文件按其划定的保管期限分类，同一保管期限内的文件再按形成的年度分类，同一年度内的文件按形成或承办机构（问题）分类。
2.年度—机构（问题）—保管期限分类法
将立档单位同一全宗内归档文件按其形成的年度分类，同一年度内的文件再按形成或承办机构（问题）分类，同一机构（问题）内的文件按划定的保管期限分类。
第五步 排列 1.件与件的排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间或重要程度排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序或重要程度排列，如一套会议文件材料属同一个事由，其相关材料应按时间顺序或重要程度排列在一起；不同事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归，或者按事由的重要程度排列。另外，对于会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件要集中排列。
特别提示：
⑴事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。不是指一类相同性质的事情，也不是指某一方面的工作内容。不能与“问题”这一概念混淆，如“人事工作”、“党务工作”等都不能称为一个事由，因为它们由若干件具体事情组成，是比事由大的同类事物的概念。
⑵因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。
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文书档案整理实操手册 - 图文
