有较大篇幅，将组卷时拟写的案卷标题照实抄录，根据字数多少，排列匀称、位臵适中。
4.保管期限：即填写立卷时为该卷划定的保管期限:永久、30年、10年
5.件、页数：即填写卷内公文材料实有的总件数和总页数。 6.时间：即卷内公文的起止日期。填写卷内最早一份公文和最迟一份公文的落款日期。
7.归档号：可作为文书部门或业务部门立卷时的临时编号，由立卷人填写；也可作为案卷号，归档后由档案室编写。
8.档号：由全宗号、目录号、案卷号组成。案卷在档案室保存阶段，档号可暂空，留待档案进馆时填写。具体内容详见第十三步。
例如：
北京市××局
综合类 北京市××局关于2004年度工商行政执法检查的通知、总结等 自2004年4月至2004年8月 本卷共4件20页 保管期限 归档号 30年 540 案卷号 540 全宗号 目录号 3 第十步 装订案卷
采用三孔一线的方式进行装订,三孔必须在一条直线上，装订要牢固结实、整齐美观。
装订前先要去除文件中易锈蚀的金属物（如订书针、大头针、
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回形针等），对破损文件要进行修补（不能使用胶条等塑料、化学品），对没有装订线的文件要另用纸加宽，对超大纸张的文件应进行切齐或折叠，切齐文件时要注意不要把文件边上的批示切掉。
采用硬卷皮装订时，卷内文件左侧和下缘均对齐，并将文件左侧抵紧卷脊，三个孔将卷皮纵向四等分为好，装订线在卷内背面中孔打活结。采用软卷皮装订的案卷必须装入卷盒内保存。案卷装订好后要逐个检查是否有脱页。 装订方法如图所示： 第2步 第1步 第3步
第4步 第5步 第6步
第十一步 案卷排列
根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序，保持案卷之间的有机联系。案卷排列顺序与分类方法是紧密相关的。
1.采用年度-机构（问题）-保管期限分类法
先将案卷按年度先后排列,然后在每个年度下再按组织机构排列,最后在每个机构内区分保管期限，将案卷分为永久、30年、10年三种期限分别排列。
2.采用保管期限-年度-机构（问题）分类法
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先将案卷按保管期限永久、30年、10年区分开，然后在同一种保管期限内按年度先后排列，最后在同一年度内按机构（问题）排列。按问题排列是结合重要程度或相互联系排列。
注意：在按机构排列时，一般是将党政工团等综合性机构的案卷排在前边、业务性机构的案卷在后、行政后勤机构的案卷排在最后；在排列同一机构（问题）内的案卷时，可采用两种方法：一是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案卷所反映的时间顺序排列。在案卷没有准确日期时，首先排列有年月日的案卷，其次排列有年月无日的案卷，再排有年无月日的，最后排列接近准确日期的。当两个案卷开始日期相同时，首先排列终止日期在前的。
第十二步 编制案卷号
案卷经系统排列后，要编制案卷号以固定案卷的位臵。根据不同的分类方法，案卷的编号方法也有两种：
1.采用年度-机构（问题）-保管期限分类法
这种方法是先将归档文件按年度分类,然后在每个年度下再按组织机构（问题）分类,最后又在每个机构（问题）内按保管期限分类。按照此种分类方法，其案卷号编制方法是每个年度一个流水号，每年形成一本案卷目录。
例如：××单位采用这种分类方法，其档案分类并编号为：
永久 1-50
办公室 30年 51-80
10年 81-120
2010年
(全年共有500卷)永久 121-180
业务处 30年 181-290
10年 291-300
永久 301-350
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××处 30年 351-380
10年 381-400
…… 500
永久 1-90
办公室 30年 91-180
10年 181-220
2011年
永久 221-380
(全年共有800卷) 业务处 30年 381-450
10年 451-500
永久 501-550
××处 30年 551-580
10年 581-600
……800
2.采用保管期限-年度-机构（问题）分类法 这种分类方法首先将归档文件按保管期限分类，然后在各保管期限内按年度分类，最后在同一年度内按机构（问题）分类。按照此种分类方法，其案卷号编制方法是每种保管期限一个流水号，三种保管期限形成三条流水号；下一年度的案卷在三个保管期限内分别连续编号，形成三本案卷目录。但一种保管期限内的案卷号不能超过4位数。
例如：××单位采用这种分类方法，其档案分类并编号为：
2010年 办公室 1-50
人事处 51-60 ××处 61-90
永久
2011年 办公室 91-120
人事处 121-140 ××处 141-200
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2010年 办公室 1-40
人事处 41-70 ××处 71-100
30年
2011年 办公室 101-120
人事处 121-140 ××处 141-180
2010年 办公室 1-70
人事处 71-80 ××处 81-100
10年
2011年 办公室 101-130
人事处 131-150 ××处 151-180
第十三步 编制档号
档号=全宗号-案卷目录号-案卷号-件（页）号
1.全宗号的编制
如果立档单位按照规定需要向档案馆移交档案，其全宗号应由档案馆确定。如果不需要向档案馆移交档案，一般情况下基层单位不必填写全宗号。
2.案卷目录号的编制
一个全宗有几本案卷目录，就要编写几个目录号。对于档案室内不同门类和不同载体档案的案卷目录，一般应按目录产生的先后顺序统一编制流水的目录号。案卷目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在同一全宗内不能出现相同的目录号。
3.案卷号的编制
编制案卷号时应注意每一本案卷目录的案卷号均从“1”开始流水编号，并做到不重、不空、不漏。案卷号是目录内案卷的顺序编号，在同一目录内不能出现相同的案卷号。
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文书档案整理实操手册 - 图文
