1.目的
规范公司档案管理，提高档案利用效率及质量。 2.范围
适用于地区物业公司档案管理工作。 3.职责
3.1行政人事部负责地区物业公司本部档案管理，指导、监督物业服务中心档案管理。 3.2综合管理部档案管理员负责物业服务中心档案管理。 3.3各部门负责本部门档案资料的整理及移交前的管理。
4.方法与过程控制
4.1档案管理主要包括归档、查阅及借阅、损坏及遗失处理、销毁及移交、档案室管理等事项。 4.2归档
4.2.1各部门根据《地区物业公司档案资料归档范围及审批权限参考表》整理部门资料及目录，每月5日前移交行政人事部/综合管理部。由于工作需要部分档案资料不便于每月移交的，可由各部门自行存档，半年或一年移交一次给行政人事部/综合管理部。 4.2.2档案管理员根据《地区物业公司档案资料归档范围及审批权限参考表》及时、准确、规范地进行资料归档。
4.2.3档案管理员根据《全宗编号与档案分类编目原则》对档案资料进行编号，登记卷内目录，装入档案盒。
4.2.4档案管理员按档案分类将档案盒放入档案柜内，并做好档案索引便于查找。原则上当月档案须当月内存档。
4.2.5档案盒及档案柜样式参照《档案盒背脊样式、档案柜标签样式》制作。 4.2.6档案资料归档要求
4.2.6.1归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。
4.2.6.2幅面一般采用标准A4型（297mmx210mm)，图样折叠时标题栏露在右下角。非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面。
4.2.6.3文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
4.2.6.4归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖印章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档。
4.2.6.5热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。
4.2.6.6归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4.2.6.7归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。
4.2.6.8声像类、实物类档案资料要清晰完整，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并保存。 4.3查阅及借阅
4.3.1查阅/借阅人填写《档案查阅/借阅申请表》，按权限审批后交档案管理员。 4.3.2档案管理员负责档案查阅、借阅的手续办理，借阅时间一般不得超过7天。 4.3.3因公需要查阅档案的，须由档案管理员监督在档案室现场查阅，不得带离。 4.3.4凡经允许摘抄、复制的档案资料必须由档案管理员进行审查和核对；证照复印须注明用途并加盖“再复印无效”印章。
4.3.5档案管理员负责检查查阅、借阅档案人员使用档案情况，应保持档案单独原始状态，档案不得换页、抽页、插页，不得涂改污损。
4.3.6业主个人信息档案只保存在物业服务中心档案库中。如需调用/调阅档案中保存的含有业主姓名、电话和居住单元等个人隐私信息，须报物业服务中心负责人批准，并由档案管理员记录去向和跟踪有关信息资料及其销毁情况。 4.4 损坏及遗失处理
4.4.1档案损坏或遗失时，档案管理员、借阅档案人员将应尽快采取补救措施。
4.4.2责任人应写出书面说明材料，物业服务中心负责人签字确认，报地区物业公司负责人备案。 4.5 销毁、移交
4.5.1对已失效的档案，由档案管理员登记造册，地区物业公司本部由物业公司负责人鉴定、物业服务中心由物业服务中心负责人鉴定。
4.5.2鉴定签字后，销毁档案应当到指定场所由行政人事部/综合管理部二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
4.5.3档案鉴定销毁过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、永久保存。
4.5.4档案管理人员因工作原因调离本岗位的，须将所管理档案与接管人员清点交接清楚，并办好移交手续。
4.5.5综合管理部负责人每年至少组织一次档案保管、使用情况检查，如发现档案资料丢失、损坏等问题应及时汇报，并立即采取补救措施。 4.6档案室管理
4.6.1地区物业公司本部及物业服务中心均需设置档案存放点。
4.6.2档案室应做到防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，档案管理部门应按前述“十防”要求每季度检查，妥善保管各类档案。 4.6.3档案室内应保持有序、整齐、清洁、美观。
4.6.4档案室内尽力按分类设置，档案资料柜（架）应做好分类，顺序整齐排放，避免阳光直射并便于通风，将所有档案柜（架）统一编号。
4.6.5行政人事部/综合管理部应保证档案资料的实体安全，并制定严格的保密办法，以确保相关档案资料的信息安全，防止泄密现象发生。
4.7档案管理其他未尽事宜详见《恒大地产集团档案管理制度》。
5.支持性文件
《恒大地产集团档案管理制度》
6.相关质量记录表格
JBPM-QR-XZ-47 《地区物业公司档案资料归档范围及审批权限参考表》JBPM-QR-XZ-48 《全宗编号与档案分类编目原则》
JBPM-QR-XZ-49 《档案查阅/借阅申请表》
JBPM-QR-XZ-50 《档案盒背脊样式、档案柜标签样式》
1.目的
规范地区物业公司会议管理流程，保障各类会议顺利召开。 2.范围
适用于地区物业公司会议管理工作。 3、职责
3.1行政人事部负责地区物业公司层级的会议组织与实施。 3.2综合管理部负责物业服务中心层级的会议的组织与实施。
4.方法与过程控制
4.1会议管理主要包括会议申请、会议通知、会场布置、会中管理、会议纪要等内容。 4.2会议主要分为集团组织的会议、地区物业公司组织的会议、物业服务中心组织的会议及部门会议等。
4.3集团组织的视频会议管理
4.3.1地区物业公司行政专员根据集团会议通知，将开会时间、地点、参会人员、需准备的材料、会议要求等事项通知本公司全体参会人员，同时至少提前1天按地区公司视频会议申请流程，做好会议室的申请。
4.3.2 视频会议开始前半小时，行政专员须布置好会场，确保会议室桌椅摆放整齐，桌面干净整洁，视频设备、投影、音响设备运行顺畅。
4.3.3行政专员准备《会议/培训签到表》，组织与会人员签到，并确保与集团视频会议室联系通畅。
4.3.4如有人员请假，至少于开会前1小时将经地区物业公司负责人签字的请假单扫描至集团会议组织者处。
4.3.5行政专员负责开会期间本公司会议室的会场纪律。
4.3.6会议结束，行政专员负责收拾会议室环境卫生、关闭会议设备、灯和窗户等。 4.3.7行政人事部负责组织会议精神的传达及跟进会议部署相关工作的落实。 4.4地区物业公司会议管理
1-物业行政人事作业指导书
