北京江源日盛物业管理有限责任公司 文件及记录编号作业指导书 编号：ZDWY-ZY-WG001 版号/改次：A/0 生效日期：2010-03-06 页码：第 1 页 共 4 页 文件及记录编号作业指导书 受控（ ） 编制 审核 批准 日期 日期 日期 北京江源日盛物业管理有限责任公司 文件及记录编号作业指导书 编号：ZDWY-ZY-WG001 版号/改次：A/0 生效日期：2010-03-06 页码：第 2 页 共 4 页 1. 目的 为规范管理公司文件记录，强化文件与记录标识清楚不误用、不重复，规定不同类型文件与不同记录的标识方法，特制定本作业指引。 2. 适用范围 2.1 本程序适用于公司体系文件与记录的编号管理工作。 3. 术语及定义 3.1文件 document：信息及其承载媒体。 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或样件，或它们组合。 注2：某些要求 (如易读的要求)与所有类型的文件有关，可是对规范(如修订受控的要求)和记录(如可检索的要求)可以有不同的要求。 3.2记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 注1：记录可用于实现和证明可追溯性，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。 注2：通常记录不需要控制版本。 4. 职责 4.1 品质管理部 4.1.1 负责公司质量体系文件、记录编号的管理。 4.2 各部门、物管处 4.2.1 按照本文件要求进行文件及记录编号。 4.2.2 按照记录产生的顺序进行流水编号。 5. 工作程序 5.1 质量手册编号 5.1.1 公司质量手册是质量体系纲领性文件，编号统一规定为ZDWY-SC-2008A，按照受控分发的原则，分别按照001、002等进行编号。 5.1.2 质量管理手册的编码由公司代号、文件代号和版本号三部分组成，表达形式如下图。 ZDWY-SC-□ 版本年号 文件代号 公司代号 北京江源日盛物业管理有限责任公司 文件及记录编号作业指导书 编号：ZDWY-ZY-WG001 版号/改次：A/0 生效日期：2010-03-06 页码：第 3 页 共 4 页 5.2 程序文件编码由公司代号、文件代号、程序序号、版本号四部分组成，表达形式如下图。 ZDWY- CX-（□□）—□ 版本年号 文件代号 程序文件序号 公司代号 5.3 作业文件的编码由公司代号、文件代号、类别代号、顺序号。表达形式如下图。 ZDWY-ZY- □□—□ 顺序号 服务类别（BG、GC、BA、WG） 文件代号 公司代号 5.4.1质量记录固定编号按照涉及的项目编码，编码规则如下： 一级分类 二级分类 二级分类 二级分类 二级分类 二级分类 二级分类 三级分类 质量记录 作业文件 文件类 RC 示例: 《设计变更记录表》是质量记录，该记录是过程类，在过程类排序为3，则该记录固定编号为RC-PR003。 5.4.2 质量记录的流水编号按照所属部门的汉语拼音的第一个字母加年月日和记录顺序号，如部门第一个字母有相同的，取其第二词组的汉语拼音的第一个字母，如品质管理部涉及的《物业管理服务质量检查登记表》，该表为2007年10月1日填制的第一份记录，该记录流水编号则为P07100101。 5.4.3其他没有归属的管理类作业文件参照上述要求执行外，按照所属部门汉语拼音的第一词组的第一个字母进行编号。 WI DC 职责类 MA 资源类 RS 过程类 PR 改进类 CH 编号 001.... 北京江源日盛物业管理有限责任公司 文件及记录编号作业指导书 编号：ZDWY-ZY-WG001 版号/改次：A/0 生效日期：2010-03-06 页码：第 4 页 共 4 页 5.5 文件格式 体系文件封面：体系文件封面应采用统一的形式，管理程序封面示例见附件1。 5.5.1目的：阐明文件控制要求和目标。 5.5.2定义：对程序中使用的缩略语、专用词汇或其它有特定含义的词语做出说明。 5.5.3 适用范围：程序所适用的对象以及所管理的范畴。 5.5.4 职责：规定文件涉及的部门或人员的工作要求，包含责任部门、相关部门。 5.5.5 工作程序：程序的实质内容和规定，包括必要的记录等。 5.5.6 支持性文件：相关的补充说明，正文附属的文件，按阿拉伯数字排序。 5.5.7 质量记录：文件与过程需要形成可追溯性要求的记录。 5.6 体系文件页眉 5.6.1页眉应显示公司名称、文件标题、程序代码、版本、页码信息（页码从程序 面开始算起）。 5.7文件字体和段落 5.7.1 体系文件正文字体用宋体（数字和英文字体用Times New Roman），字号为小四，行距为1.5倍行距。一级标题（如：1、2、3、……）加粗，间距为：段前1行，段后0.5行。页眉采用黑体字号为五号。 5.7.2 公司行政公文按照《公文管理办法》的相关要求执行。 5.8 记录格式 5.8.1 页眉：应显示公司名称、记录标题、记录代码、版本、生效日期、记录流水号。 5.9 记录字体和段落 5.9.1 正文字体用宋体（数字和英文字体用Times New Roman），字号为小四，行距为1.5倍行距。 5.9.2表格固定内容加粗，间距为：段前1行，段后0.5行。 5.9.3页眉采用黑体（英文用Times New Roman），字号为五号。
WG001文件及记录编号作业指引
