监理档案归档、资料管理办法

苏州市监理档案、资料归档管理规定

第一章 总 则

第一条 依据《中华人名共和国档案法》、《苏州市档案管理办法》、《苏州市城市档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范标准》（GB/T50328-2001）、《苏州市城市建设工程档案立卷程序与标准》，为了规范本公司监理档案管理工作，结合本公司工作实际，对公司档案管理办法中监理类档案进行修订，制定本规定。

第二条 本规定所称的监理类档案，是指我公司在进行监理业务过程中形成的资料。案卷是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。立卷是指按照一定的原则和方法、将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。归档是指项目监理组完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

第三条 监理资料的归档实行总监理工程师负责制，专业监理工程师负责监理资料案卷的立卷，总监理工程师负责审核监理资料的审核。

第四条 监理资料存档期限按照《建设工程文件归档整理规范标准》（GB/T50328-2001）执行，涉及质量类文件为长期保存。

第二章 工作程序

第五条驻地监理部门在工程竣工验收后，由项目总监理工程师组织，专业监理工程师参加整理，将工程监理资料立卷。

第六条工程监理资料立卷后，由项目总监理工程师审核，当审核提出的问题纠正关闭后，由项目总监理工程师批准签署，并在卷内备考表上加盖项目监理部印章后报送。

第七条经批准的监理资料应在工程竣工验收后三个月内报送监理公司工程部并办理《监理资料归档验收表》见附表一。

第八条经批准的监理资料按监理合同规定的时间报送建设单位并办理《工程监理资料移交单》和《工程监理资料移交清单》见附表二、附表三。直接移交给城建档案管的应将相应回执证明编入资料移交公司归档。

第三章 编制内容

第九条报送建设单位的监理资料按照监理合同要求执行。 第十条报送监理公司的监理资料内容详见附表三。

第十一条监理公司工程监理资料实行分类别归档管理：

（一） 重要项目，即一二等工程项目、重点工程项目或创省优以上等典型示范工程项目等，其工程监理资料按全部归档目录内容进行整理。

（一）一般项目，即除重要项目外其他项目，可按第一类归档要求进行整理。 （三）对于工程项目监理资料已归入城建档案馆或提交业主方档案室的，可

按照第二类归档要求进行整理，但同时应将“建设工程档案专项验收内容同表”及“验收意见书”复印件提交工程管理部。

第一类、第二类分类见附表四《工程项目监理资料档案内容一览表》附表四 土建类、市政项目按照公司通用要求执行，招标代理、项目管理项目和咨

询类项目依据有关法律法规和要求执行。

第四章 归档要求

第十二条 归档文件要求

（一）在施工监理过程中的监理资料应按监理规范、上级主管部门规定和公司管理办法的要求做好日常管理，以备正常监理验收和业务主管部门、业主、公司考核等各种检查时使用。

（二）施工过程中的监理资料应该在开工时建立分类管理制度，分类标示详附表五《监理档案侧条》。

（三）项目监理机构和和承包商在在工程开工前应根据项目的建设规模和特点确定统一的编码要求，中小型简单项目可直接为相应选项报验次数的自然号，编码应连续。规模大，复杂或工期长同类资料内容多的项目可用七位数字，第一第二位为年份，第三第四位为月份，第五第六第七位为自然流水号。

（四）归档的文件材料应是原件，必须用碳素墨水、蓝黑墨水书写，或用电脑打印。不得用圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水、红墨水笔等字迹填写内容，不得使用复写纸、传真纸等易褪色的书写材料。日常材料收集过程中如遇传真纸应复印，装订使用复印件应加盖红章。

（五）要保证卷内文件材料的真实性和准确性，卷内文件材料如有需要签字、盖章的，要保证签字和盖章手续齐全、印迹清晰。

第十三条 组卷要求

（一）归档的监理材料应按年度、工程项目种类（市政、土建、桥梁等）分类组卷。

（二）在对档案材料进行组卷时要以监理合同为依据。一项监理合同可能包含多个单项工程。共用部分（存档目录中第一、二、三大项）按合同项统一组卷，其他部分按单项工程组卷。当一个工程项目的档案材料过厚时（每卷的厚度一般不宜超过25mm），可组成两卷或若干卷。卷内文件材料的排列要遵循工程项目文件材料形成的规律。

（三）案卷填写要求：

1、外卷皮：封面正面部填写内容，背脊处粘贴案卷题名标签采用白底黑字

竖排无边框黑体加粗17号资顶格，其中阿拉伯数字和字母横向排列，标签长度刚好撑足案卷题名下方两根线之间，标签宽度略窄与背脊。

2、 内卷皮：只须打印案卷题名和编制单位l两项。案卷题名有项目名称+文件材料名称组成，文件材料若因材料较厚而分卷装订，每卷文件材料在名称后加注（一）、（二）。

3、 卷内目录：打印序号、文件编号、责任者（即监理单位简称）、文件材料题名、页次。序号为流水号，页次为起始页号，最后一份文件填写起止号如168-198

4、页码：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。不得漏打、重复打、跳打。案卷内卷皮、卷内目录、卷内备考表均不打页码，页码只是打在具体的资料或图纸上。

5、内卷皮、卷内目录、卷内备考格式参见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001

6、 监理资料要求签字盖章手续完备，复印件要求字迹图样清晰。 第十四条 装订要求

（一）卷内目录、卷内备考表、装订用棉线均使用基建档案专用产品，外卷皮统一用江苏省档案局监制的标准卷夹，厚度不得超过3cm；

（（二）顺序：外卷皮+内卷皮+卷内目录+资料+卷内备考表；

（三）装订：使用棉线三孔左侧装订，留3cm装订边，棉线须扎紧，剔除金属物（大头钉、回形针、铁夹等），图纸资料的下缘须与卷夹下缘齐，左侧紧贴卷夹。

第十五条 移交要求

（一）企业归档移交目录填写：案卷题名：第一行填写监理合同名称及单体项目名称。相应卷数。在下一行分别填写本工程或单体项目工程名称本册目录及页数。在工程检验记录后加专业名称。例如：工程检验记录土建或电气、工艺等。以便查档快捷。具体见附件4。

（二）编制档案移交目录，交电子版并打印一式两份，由验收组长在移交目录上签字确认后归档，再到档案室办理交接，双方签字盖章。监理部一份，总监保留一份。

第四章 归档要求

第十六条本文件自发布之日起生效，原有文件本文件矛盾处以本文件为准。 2012年1月8日 附表一《监理资料归档验收表》

监理资料归档验收表

工程监理资料已按要求 整理完成，内容为： 一.合同文件类 1.工程建设施工合同及附件 □ 2.材料设备采购合同及附件 □ 二.监理工作类C类 1.规划 □ 2.监理细则 □ 3.监理月报 □ 4.监理会议纪要 □ 5.监理工程师联系单 □ 6.监理工程师通知单及回复 □ 7.监理工程师暂停令及回复 □ 8. 监理备忘录 □ 9.监理日志 □ 10.施工监理旁站记录 □ 11.监理抽查试验、见证检测报告及汇总表 □ 12.工程监理总结 □ 13.工程质量评估报告 □ 14.监理工作总结 □ 15.质量事故调查报告及处理文件 □ 16.重要及主要分部验收监理质量评估报告 □ 17.竣工验收证明书 □ 18.音像资料 □ 三.监理工作类B类 1.业主来文工 □ 2.质监站来文 □ 3.其他有关部门来文 □ 四.监理工作类A类 1.工程开工申请表及附件 □ 2.延长工期报审表及附件 □ 3.施工组织设计/方案申报表及附件 □ 4.签证工程计量报审表及附件 □ 5.工程费用索赔报审表、签证及附件 □ 6．分部工程及竣工验收证明书 □ 五．技术文件类 1.图纸会审、技术交底记录 □ 2.设计修改及变更通知 □ 3.施工技术核定单 □ 移交人： 验收人： 移交日期： 验收日期： 办公室接收人： 接收日期： 注：上述资料原则上均应为原件；在□中打√代表该项资料符合要求；第二类第15项内容视工程实际情况进行归档。

附表二《工程监理资料移交单》

工程监理资料移交单

工程名称： 编号：B15－