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文件控制程序
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文件控制程序
1 范围
本程序适用于公司所有管理体系文件 (含适当范围外来文件)的控制，以确保对管理体系有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。 2 规范性引用文件
无 3 术语和定义 3.1 受控文件
受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。如管理标准、工作标准、通用技术标准、技术文件等。 3.1.1 专用受控文件
与具体的项目或软件直接相关的文件，如技术方案、软件说明书、施工规范、验收标准等。
3.1.2 通用受控文件
通用的管理标准、技术标准、工作标准，为通用受控文件。 3.2 非受控文件
除受控文件外的其他文件，如通知、会议纪要、红头文件等。 3.3 外来文件
外来文件指包括：国家、行业、地方发布的法规、标准和其他设备、基础建设等资料。 3.4 专业管理
专业管理指对企业各项专业的业务、活动等进行的管理，如法律管理、信息安全管理、质量体系管理、环境和职业健康安全管理等。 4 职责
4.1 运营部管理标准文件的管理工作。
4.2 产品部负责质量管理手册、程序文件以及质量体系范围内的管理标准的编制工作。 4.3产品部负责测量管理手册、程序文件的编制工作。 4.4 运营部负责公司及部门工作标准文件的编制工作。
4.5 产品部负责基础技术标准、通用设计标准、通用公用技术标准、检测试验标准、售后技术标准、专项技术标准、具体产品技术标准的管理工作。
4.6 运营部负责公司红头文件的标识、发放、回收和作废管理工作。
4.7 产品部负责政府项目、荣誉资质申报等相关资料的汇总整理、归档和管理工作。 4.8 运营部负责公司所有归档文件、受控章的管理工作。
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4.9 必要时各事业部、各部门负责依据本程序文件编写本单位所辖范围内的文件控制程序。 5 管理内容与要求 5.1 文件分类
5.1.1 按文件来源分公司内部文件和外来文件两大类。
5.1.2 按文件性质分管理文件、技术文件、标准、法律法规和其他外来资料等。 5.1.3 技术文件指公司规定的所有文件。
5.1.4 按受控状态分受控文件和非受控文件两大类。 5.2 文件编制、审核与批准
5.2.1 公司及部门管理标准的编制、审核及批准按照《管理标准编写管理办法》执行。 5.2.2 公司及部门工作标准的编制、审核及批准按照《工作标准编写管理办法》执行。 5.2.3 公司及部门技术标准的编制、审核及批准按照《企业技术标准编写规定》执行。 5.2.4 公司及部门所有文件，发布前需经文件相关业务主责部门、涉及参与部门、主管部门、各专业管理相关负责人审核会签；如果会签人员意见有冲突或者部分会签意见不接受时，须由业务负责人进行仲裁，然后经总经理批准后，发布实施。 5.2.5 质量管理手册由总经理批准后发布执行。
5.2.6 质量程序文件由产品部部组织编制，总经理批准后发布执行。
5.2.7 测量管理体系程序文件由系统集成部组织编制，总经理批准后发布执行。
5.2.8 根据需要可建立分管理手册和程序文件，以便有针对性地指导各部门的工作，部门程序文件由各部门自行编制，部门领导审核，总经理批准后发布执行。
5.2.9 作业指导书及操作规程由部门组织编写和审核，由部门第一负责人批准实施。 5.2.10 通知、纪要依据内容重要程度由各级负责人批准后发布实施。
5.2.11 法律法规、外来标准等文件由主管部门责任人鉴定其适用范围，并按公司文件发放流程分发到使用的相关部门；其他外来参考文件由主管部门责任人确认后发放实施；外来技术文件需产品部加批。 5.3 文件的受控及标识
5.3.1 公司所有的受控文件，运营部需保留一份，书面或电子。如需下发，复印后盖受控章发放，如果已有旧版本发放的，则需同时收回原发放文件。
5.3.2 公司盖有“受控”章的文件不得擅自复印和外借，有遗失或损坏情况时应及时报文件发放部门办理补发手续。如使用部门因工作需要“受控”文件份数需增加时，可向文件编制部门提出申请，经编制部门相关负责人批准后，向运营部提《文件发放申请单》（见表A.4），由运营部盖“受控”章后统一发放，并登记《文件发放记录表》（见表A.1）。
5.3.3 管理标准、工作标准、技术标准经审批后由运营部更新至配置库以便查阅，同时负责
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管控公司配置库所展示标准的版本为此标准文件已发布的最新版本，并且不能下载、转发、打印，原所有历史版本不再支持查阅。
5.3.4 图纸类技术文件、管理手册、质量类程序文件经审批后由运营部盖受控章并控制其分发。
5.3.5 文件的受控标识具体执行《管理标准编写管理办法》，受控章形式（见附录B）。 5.4 文件评审与更改
5.4.1 公司每年进行一次文件评审，确认文件的适宜性和充分性，评审结果确认文件不适宜时要在一个月内修订完毕。
5.4.2 文件在日常使用中，责任部门如发现文件在运行时有不完善的地方或者是因组织架构变化而发生职责调整，需要及时修订不适宜的文件时，修订时间不能超过一个月，修订后重新发布。
5.4.3 管理手册、程序文件部分不适宜时采用换页形式更改，并保留相应的更改记录（但若因部门名称变更，可在原文上划改部门名称，盖人力资源部章）；其他文件（不包含图纸）更改时允许手工划改，但必须由原文件发布部门执行，更改人在更改处签字后生效，在更改处还须标记该处的修改次数，方法为填写在三角形内的阿拉伯数字表示，每页中修改次数不得超过六处，同处更改不能超过两次，否则必须换页。
5.4.4 公司组织架构、外部法律法规及标准变更时，应及时更改相应文件，更改时间不超过一个月。
5.4.5 当发生下述变化时，应对管理手册进行换版修订：
a) 管理体系有重大变化；
b) 组织架构或制定管理手册的依据发生重大变化； c) 修改文字超过原文的1/3时。 5.5 受控文件发放与回收
5.5.1 受控文件由各责任单位编制，审核发布后，交运营部存档。如需发放，填写《文件发放申请单》（见表A.4），由文件编制单位第一负责人批准后，予以发放。
5.5.2 文件发放前，应确定发放范围和数量，并经各级授权人批准，确保使用场所和关键岗位得到文件的有效版本。
5.5.3 文件发放前，加盖受控章、填写分发号，发放新编制的文件或更改文件，应填写《文件发放记录表》（见表A.1），领用人签字，须收回作废文件时应同时收回作废的文件。 5.5.4 换页更改文件的发放由文件原发放部门执行，同时做现行修订状态标识。
5.5.5 由于文件破损（以旧换新）或文件丢失需要补发文件时，需向文件发放部门申请，获得批准后，可由发放部门加盖受控章发放。因破损而发放的新文件，分发号不变并收回相应
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ISO9000-文件控制程序-模板
