内部控制手册- 设备采购

设备采购管理

1.1 概述

规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关设备采购的管理要求，旨在规范设备采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。

1.2 适用范围

适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。

1.3 相关制度

? 《采购管理程序》 ? 《采购方式管理》 ? 《采购付款方式管理》 ? 《采购价格管理》 ? 《采购交期管理》 ? 《采购品质管理》

1.4 职责分工

? ? ? ? ?

设备使用部门：提交设备采购申请等。

采购部：进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商，编制采购合同等。 仓库：收货、检验（品质部）、入库等。 财务部：支付货款、入账等。

总经理/分管领导：对设备采购申请、设备采购计划以及采购合同的合理性进行审批。

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1.5 流程图

7.3设备采购管理使用部门总经理/分管领导采购部财务部仓库开始提出设备采购申请PR3审批是市场调查PR4/PR5否审批PR7根据设备管理制度编制设备采购计划PR6是采购人员进行设备采购确定合格供应商询价比价PR8进行商务谈判确定供应商否审批起草合同PR11PR9是签订采购合同PR10财务记账设备验收入库PR14/PR15/PR16资料归档PR17结束支付货款PR12/PR132

1.6 控制矩阵

应用系统控制 风险编号 风险描述 控制措施编号 控制类型 控制措施 应用系统控制所属模块 设备采购流程职责划分不明确，可能导致舞弊风险，7.3-PR1 采购人员收受回扣，造成购进的设备质次价高 7.3-C1 预防性 设备管理相关制度中应明确设备采购计划的制定、审批、执行及验收等重要环节人员职责分工、岗位责任人 采购人员长期固定，可能导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给公司造成经济损失 7.3-PR2 设备采购人员参照关键岗位管理制度，实行定期轮7.3-C2B 预防性 岗管理 年 关键岗位人员定期轮岗制度 7.3-C2A 预防性 明确设备采购人员岗位职责，将设备采购岗位列为关键岗位纳入关键岗位管理 年 采购人员岗位职责 年 系统控制措施 控制频率（随时/日/周/月/季/年） 设备采购相关理制度 对应制度控制实施证据 /管理办法 3

应用系统控制 风险编号 风险描述 控制措施编号 控制类型 控制措施 应用系统控制所属模块 各下属单位进行设备采购未上报集团公司备案、审批，可能导致分散采购，增加采购成本 7.3-C3A 预防性 各下属单位生产部门采购设备时须经过部门负责人及本单位设备管理归口部门审批通过并由总经理审批后，提交集团公司设备管理归口部门、采购部及7.3-PR3 相关领导审批确认 对于授权金额以内的设备采购，可以由各下属单位设备采购经公司设备管理7.3-C3B 预防性 部门及总经理审批确认后，在集团设备管理归口部门登记并由公司负责统一采购 系统控制措施 控制频率（随时/日/周/月/季/年） 采购申请单 对应制度控制实施证据 /管理办法 年 采购申请单 年 4

应用系统控制 风险编号 风险描述 控制措施编号 控制类型 控制措施 应用系统控制所属模块 设备采购前未进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，可能影响设备采7.3-PR4 购计划的制定 7.3-C4 预防性 设备采购前须进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，包括设备技术参数标准、设备型号、价格区间、使用年限、设备损耗情况、主要生产厂家等作为后期设备采购招投标过程的参考依据 未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，7.3-PR5 可能导致采购预算及价格制定不合理，增加采购成本 7.3-C5 预防性 在进行市场调查后，需对设备价格信息进行整理和分析，了解设备市场价格波动情况并预测市场价格变动趋势作为设备采购成本预算及价格制定的依据 系统控制措施 控制频率（随时/日/周/月/季/年） 市场调查报告 对应制度控制实施证据 /管理办法 年 设备价格分析表 年 5