浅谈信息化背景下增强高校教学档案
管理的几点试探
论文关键词信息化 高校 教学档案
论文摘要文章解释了高校教学档案的涵义,并从理顺校院二级管理体系构建科学管理规章和管理体系、明晰新形势下教学档案的归档范围、提高级案工作意识、加速推动数字化建设实现信息整合和共享、提高管理人员职业素质五个方面提出了信息化背景下高校增强教学档案管理的办法。
教学档案是高校在一系列教学活动中形成的具有查考、利用和保留价值的文字、图表、实物、声像等不同载体形式的原始记录,是高校履行人材培育、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的最直接记录,是教学工作功效的重要载体,能全方位反映高校的实际办学实力和水平。教学档案的搜集、整理、保留和利用也是教学管理工作的重要组成部份。随着高等教育和信息化技术的进展,传统档案管理方式已不能知足信息化时期的要求,高校应该结合教学管理的转变和档案工作的特点,加速推动教学档案的管理工作改革,提高级案工作质量。
一、理顺校院二级管理体系,构建科学的管理规章和管理体系
信息化背景下,高校的教学档案管理工作无论是管理内容仍
是服务手腕、方式、途径等都在发生深刻的转变,都高校应该按照《档案法》和《高校档案管理办法》,结合本校的管理需要和实际情形,踊跃实施的二级管理,科学制定档案管理的规范和相关制度,增强业务指导。
随着高等教育的扩招,目前很多高校都实施了二级管理。二级管理环境下高校档案馆要进一步增强统一的业务指导,进一步理顺档案管理部门与教务处等主管部门在教学档案管理各环节中的关系与职责,成立以校档案馆为主体、教务处研究生处等各主管部门配合的高校教学档案资源建设监督管理体制,变教学档案的“多头管理、分散保管”为校档案馆引导下的“集中统一”管理,最大限度地优化配置档案资源。
随着高等教育管理的规范,产生了大量数字化档案。在数字化背景下,教学档案管理工作的规范和标准尤其重要。专门是一些网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等,使档案工作有章可循,有规可依,从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
随着高校管理改革,高校的教学档案管理也要增强制度建设,建章立制,规范管理。要把教学档案管理工作的所有涉及的环节和人都列入受控对象,特别要保障数字化档案管理中的信息数据的真实性、完整性、机密性、安全性、稳固性、靠得住性。采取物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手腕,踊跃对“病毒”和“黑客”要挟,确保档案的保密和安全。
二、明晰新形势下教学档案的归档范围
教学工作的复杂性必然决定了教学档案的复杂性。教学档案不同与其他类型的档案,它具有很强的专业性、多样性、系统性、持续性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂且重复的实践活动,其产生于并作用于教学实践和教学管理活动的各个环节当中。
通常情形下高校的教学档案至少要收录上级主管部门及本校下(发)的有关文件、各学院年度工作及总结、各类教学大体如教学大纲、课程简介、课程表;教师讲课相关的讲课计划、教学任务分派;教学运行相关的专业建设、教研教改、实验实践教学、各类考试、成绩及成绩分析、学籍处置、学位授予、各项教学赛事、各类教学会议、各类统计报表、各类评价和教学评估等。
三、借助网络等媒体,提高级案工作意识
档案意识,是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象,是人们对档案的性质和价值的熟悉,对档案工作的性质、地位和作用的熟悉[3]。
相对于排课、考试等职位在教学运行中的“硬管理”不同,高校中很多教学管理人员包括很多领导把档案工作视为“软任务”,以为档案工作不过是“存寄存放”的工作算了。 要树立全员档案意识,全校师生员工要充分熟悉教学档案管理的重要性和必要性。档案意识更是一种质量意识,重视教学档案工作也是重视教学工作的具体表现。
浅谈信息化背景下增强高校教学档案管理的几点试探
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