浅议如何做好高校重大活动档案的收集归档
作者：郭庆
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第4期
文/山西晋中学院 郭庆
【摘要】高校重大活动档案的材料种类以及档案载体的种类都非常多，档案管理的难度大大增加，但是从目前的情况来看，高校档案管理人员对重大活动档案的认识还不够，没有结合重大活动档案的特点和特征来加强档案管理工作，在档案收集归档中还存在着一定的问题。本文首先分析了高校重大活动档案收集归档中存在的问题，并针对这些问题提出了有效的对策，旨在为人们提供一定的参考。
【关键词】高校；重大活动档案；收集归档
一、引言
在高等教育中，重大活动的种类多种多样，活动档案的来源也非常多，档案载体呈现多样化的形式，导致高校重大活动档案的管理工作难度增加，对于重大活动档案的利用非常不利。因此，高校一定要加强对重大活动档案管理的重视程度，结合重大活动档案的特点来进行档案的收集和归档。要想提升重大活动档案收集归纳的工作效率和质量，就一定要认识到目前阶段高校重大活动档案收集归档中存在的问题。
二、高校重大活动档案收集归档工作中存在的问题
高校重大活动档案收集归档是高校档案管理中的重要内容，重大活动的范畴包括上级主管部门对科研工作和教学工作的评估验收和学校一些重大项目的开工和竣工等，从筹备、举行到结束的整个过程会产生很多档案材料，因此档案材料的收集和归档任务非常重大。但是从实际的情况来看，高校重大档案的收集归档工作中还存在着各种问题。首先是高校对重大活动档案管理意识薄弱，很多学校都对重大活动档案管理的工作不够重视，导致重大活动档案资料的丢失。其次，一些高校并没有设立专门的重大活动筹办部门，重大活动的组织、筹备都是由临时机构完成的，或者由多个参与的单位牵头，导致重大活动的参与人员非常复杂，档案材料的来源也呈现多样化和分散的形式。没有建立专门的档案管理部门对重大活动档案管理进行指导和督促，很多档案都没有进行良好的收集和归档。
三、做好高校重大活动档案收集归档的对策
（一）建立健全的重大活动档案收集归档制度。从目前的情况来看，很多高校都没有加强对重大活动档案的收集和归档，其中一个很大的原因就是在档案收集归档过程中没有制度可循。因此高校要想提升重大活动档案的收集和归档，档案管理部门就一定要建立健全的规章制度，让工作人员可以严格按照档案管理的规章制度来进行档案的收集和归档，提升档案收集归档的规范性和流程性。档案管理部门在制定完善的档案管理规章制度时，一定要在本校档案工作的实际情况的基础上，结合国家相关的档案工作的法律和法规，了解实际工作档案收集归档中要熟悉掌握文件档案的产生、种类以及内容等，来建立有效、完善的规章制度，体现重大活动的性质。为了让重大活动档案的收集和归档工作能够更加明确和规范，档案管理部门一定要制定重大档案管理的规范文件，明确工作人员的职责，建立有效的管理机制，明确规定高校重大档案收集和范围，加强指导，促使重大活动的档案收集和归档、立卷、编目等顺利进行。对于本
校的重大活动档案管理，一定要统一管理，加强档案管理的基本工作，提升档案收集归档的制度化和规范化。
（二）介入重大活动，加强对档案收集的指导。高校重大活动档案资料来源非常广，并且档案的载体具有多样化的形式，导致档案收集具有一定的难度。因此，在重大活动档案管理过程中，一定要在重大活动开展之前就提前介入重大活动中，派遣专门的人员对重大活动的档案资料收集进行有效指导，同时做好档案的整理和归档，积极参与到重大活动档案管理中，在档案管理的过程中要加强和重大活动举办单位的联系，做好交流沟通，及时跟进档案材料的形成，并及时收集和积累，对整个档案的收集和归档都要进行指导、检查，加强监督，才能确保重大活动档案资料收集的完整性和齐全性。
（三）明确归档要求，制定有效的标准。重大活动的档案收集和归档是档案管理中最关键的两个过程，在归档过程中，一定要明确重大档案归档的要求，管理部门可以制定具体化的档案归档标准来指导工作人员工作。档案的归档本身就是一项非常专业、涉及面非常广的工作，要求不仅要做好纸质档案的归档，同时还要与时俱进，做好新型化档案载体的归档，包括电子档案、实物档案和声像档案的整理和归档。对于不同载体档案的归档，都要指定具体和详细的规范和标准，指导人们进行归档。归档过程中一定要按照文件材料的成套性原则和规律来进行归档，确保归档的完整性。
四、结语
高校重大活动档案管理是一项非常重要的工作，在实际的档案收集和归档工作中，建立健全的重大活动档案收集归档制度，档案管理人员要介入重大活动，加强对档案收集的指导，明确归档要求，制定有效的标准，确保档案收集归档的顺利进行。
浅议如何做好高校重大活动档案的收集归档
