会议主持 doc

由天下分享时间：2024/11/27 2:43:43 加入收藏我要投稿点赞

会议主持开会的主要目的在于取得积极而卓有成效的结果这是众所公认的事情。遗憾的是大多数与会者表示不少会议徒费精力甚至可能全无收获。主持会议使之开得有成果、有效率其实并不复杂。即使你以前未主持过会议只要事前稍作准备并做好掌控局面的心理准备就会对确保会议成功大有裨益。

本书告诉你主持会议之道帮助你把会议开得尽善尽美并提供多种简单而有效的方法确保你主持的任何会议都取得成果。

4第1章会议失败的原因要进行管理即表示需要开会。但对会议的一般看法往往是那完全是

浪费时间。对曾经参加过一些组织不善、掌控不力的会议与会者这是常见的看法。

一次会议结束之后你或会听到有人说起下面的话这些话甚至会出自你自己口中

“我最好未曾去那里开过会”这句话在暗示并非人人都有机会发表自己的意见。

“会议与我毫无关系”这表示有些与会者感到自己被排斥无缘参与决策。

“我所有的主张都遭到批评”这暗示发言者未能获得申辩的公平机会。

“我不明白召开一次会议有何用处”这表示会议没有明确的目的。 “我去开会只是凑凑数而已。”这暗指结论在会前已早作安排。承认主持会议的方法有所缺失可以帮你找到症结之所在为你指出纠正的办法。 1.1 管理不善Poor Management 会议要开得卓有成效就需要有方向。通常是有一个人来指导此人举

措适当能确保会议程序井然有序。如果没有选定一个人选来掌控局面会议会开得不着边际漫无目的或者开的杂乱无章乏善可陈其结果会令人失望。

支持会议需要有力掌控如果不重视这一点会议很快就会开得不知所云。另一方面如果会议主持不能胜任或者根本不知要做何事也许就无法按原来的要求去发挥影响力。这些要求诸如

不偏离议程引导会议程序并得出结论使与会者心平气和认为会议并未浪费时间。

5 鼓励说出观点使与会者有机会表达意见而不至于最终觉得受排斥、忿忿不平。

掌控讨论以便有时间考量所提出的见解而发言时又不会在某一个问题上拖得太久。

作一个适当的总结来结束会议以便清晰的陈述取得的成果和与会者要做的工作。

记录会议所作的决定以免下次开会时存有误解和籍词。 1.2 缺乏组织架构Lack of Structure 即使在开会之前就已麻烦多多。这种情形并不少见原因是无人费心去准备列有讨论议项的议程。开一次会若没有一个明确界定的组织架构则可能产生的问题会比解决了的多。例如

与会者将无从准备因此就交不出所需的资讯

不限制时间与会者感到乏力、厌倦时便结束会议或是随意离开会场

同样的议题反复讨论而其他议题却又根本不提对开会的原因、目的和每个人要做的事情都不甚了解

如果与会者不告知会上需要讨论些什么就无法积极地参与。这表示讨论将偏离各种正题会议则多半无法达成目标而当初却一直以为会议存在

着一个目标。 1.3 不重视会议与会者对会议的态度在很大程度上决定了会议是否值得召开。会议不受

重视的征兆包括

临时派一个人代替自己赴会因为觉得会议并不太重要

不出席会议因为已认定会议是浪费时间结果几乎无人出席会议无法进行公开讨论。

会前没有做好应做的准备工作。 6 开会时收受口信或接听移动电话开会时所需的资料或笔记没有带来

有些时候不该出席的人士出席了会议又有一些时候应该出席的人士又未能到来。有的与会者甚至是出名的开错会而与会者要多久才能觉察到这一点如果能够觉察到则将取决于会议的主持和掌控是否得力。

为了使会议取得成果与会人选适当及态度正确都至为重要。 1.4 差劣的环境Difficult Conditions 如果会场不很舒服与会者就会觉得难以提供好主意而差劣的环境最终会成为关注的焦点。开会期间与会者并不需要被安排得太过舒服犹如安顿下来的样子但适当的物质享受却会确保与会者全神贯注的考虑进行中的事情。

正如讨论时间过长中间没有休息那样经常打岔也难以使人全神贯注。如同窃窃私语那样与会者迟到或早退也会引起不安。这一切都表示与会

者将不会专心一致的开会会议最终是未能达到应有的积极效果。 1.5 不必要的会议No Need for the Meeting 开会要花费时间和精力但人们经常召集会议只因为没有考虑过适当

的替代方法来取得同样的结果。动辄召集大家开会原因是可以提供某种“舒适的”因素也是一种做事的惯常方法。

开会也是拖延决策或逃避个人责任得好方法。如果会议组织得很差或者主持得很不得体与会者就会产生挫折和不满的感觉并质疑做出的所有决定。

退一步想想考虑一下开会的目的甚至考虑一下到底要不要开会总

是有益的。 1.6 提要会议的用处会议是达成目的的手段其本身却多半不是目的。会议的结束通常是其

他活动的开始哪怕开会仅在为另一次会议作准备。

把开会看作做决策的一种积极方法你会更易于集中精力已即是说开

7会的目的更可能达成。 1.7 自我检查想想你对开会的态度并回答下列问题我想过“那次开会是浪费时间”吗我对开会预感过失望吗我出席过秩序混乱的会吗

我开过自己不明白为何要去开的会吗我开过自己当时心不在焉得会吗

我会有时觉得会议可以组织地更好一些吗我想过开会的原因吗

如果你对这些问题或其中大部分问题的答案是“是的”你就要注意了

你主持的会议时要做些什么 1.8 改善之道你确认会议未获结果的原因。你领悟到自己对会议的态度是其成功的助因你明白会议需要很好的驾驭

你明白与会者不舒适就不会全神贯注的道理

你了解到与会者需要知道会上讨论的内容你明白自己主持会议的目标

你领悟到会议为作决策提供了良好的机会你肯定自己所发起的会议都很有需要

8第2章了解会上发生的事情会议都往往有一种任自发展的动力而在步调、节奏和气氛方面又各不

相同。由于会议把与会者作为一个群体聚在一起会议又发挥了自己的影响 ——就是把一种可预见的行为模式强加与会者。

在会议有所建树之前这个群体必须学会协力合作。这个过程包括四个阶段

1、成形安顿阶段

在这个开会的初期与会者观察周围的情势并礼貌的相互估量由于

他们仍未找到相互粗暴对待对方的理由。他们各自试图探知对方的态度和背景想要建立行动的基本原则。 2、争论摸底阶段

一旦与会者感到比较舒适便会开始吐露真情。他们或许会肆意展开一些小小的口角以致会场纷乱不易掌控。这是与会者相互挑战对方测试对方的想法在有必要时重新评估对方的阶段。 3、正常化积极工作阶段

随着开会的进展计划逐渐显现并取得妥协因而产生联盟达成协议。这些都是为了事情能够顺利进行。体制确立起来使所有与会者都明白他们的任务。

4、执行产生结果阶段

与会者在这个最后阶段想要结束会议因此取得共识获得结果。到此执行任务会比其他一切事情都更重要。

只有在最终阶段会议才有效率、有成果。结论要是在第二或第三阶段产生则往往不成熟而欠精确。

如果与会者无法解决较早阶段的某些问题会议的运作可能不够顺畅。

例如与会者或许会离心离德因为仍未学会合作或并未了解对方的建议。与会者也可能利用会议来达到个人的和未曾言明的目的——他们或许有秘密 9的议程。

每一阶段要持续多久则视乎与会者本身和他们认知对方的程度。然而了解这些阶段的相关情况会使会议进度较易掌握并可预防纠缠于一个特定阶段而浪费时间。 2.1 群体的变动过程如果决定都全由一群人做出结果通常与与会者独立的思考做出的决定

大不相同。由于羊群心理的作用与会者会顺着大流走。这种心理对决策前的辩论和决策本身都有影响。 2.2 辩论中的群体压力在群体中与会者唯恐出洋相会对自己所考虑的事情太过在意常常

怀疑其自己的判断来。这种压力可以有多种影响例如

一些与会者持怀疑态度或质疑多数人的看法是否正确但会因被受压力而被迫接受群体的共识。

固执己见的与会者觉得如果他们放弃己见就失了面子不管有多少证据证明他们错了。

无法充分表明自己观点的与会者最终可能不经争论而同意。抱持怀疑态度或有岐见的与会者将保持沉默以免被人看成离经叛道。

完全不存在反对的声音可能制造出全体一致的幻想但事实上这种全

体一致或许并不代表个人的主张。 2.3 决策中的群体压力在群体中与会者作的决定会过于重视个别成员的最初立场。这称之为

“危险的变换”表示群体中的个人主张会随着会议的进程而变得更加极端或更加审慎。群体压力通常导致更加危险的变换。

变幻的类型一般取决于那些举足轻重的个人态度——这类态度往往早在会前就成形。由于会议所做出的决定个人无需负全责与会者易于因为不必负上个人责任或可能做出较危险的决定来。

10如果会议主持人在开初就宣布“我们必须做某事”那么很可能就获得赞同。由于大多数会议的目的都是讨论和交流意见固守对立的主张会弄成反效果并能导致群体作出更危险的决定。

于是如果群体要证明不受这些压力影响工作又有效率那么会议主持者不偏不倚、集思广益、讨论所有的提议以及避免表示个人偏爱等素质

都显得极为重要。 2.4 摘要群体的力量会议要开得有成果必须考虑内部的情形。一群人聚在一起开会他们

需要学会如何共事并必须经过成形、争论、正常化和执行的过程以成为紧密结合的群体。

群体压力之实施在于压制个人想法决策能改变会议的运作过程有时会导致较预期更危险的结果。

主持会议之前明白群体如何发展和运作会较易了解会议的不同动力。 2.5 自我检查想一想会上发生什么事并回答下列问题

我了解会议要经过好几个阶段才会取得十足的成果吗我知道群体中的人受群体影响的程度吗

我认识到与会者由于担心他人的看法而可能言不由衷吗我知道由于怕失面子而可能身不由己地固执己见吗我觉察到沉默并不一定表示同意吗

我知道群体中的人能较他们个人作出危险得多的决定吗 2.6 改善之道你了解与会者在做出有效结果之前所经历的各阶段

你懂得群体能够影响个人想法和行为的道理你知道个人由于受到压力而可能接受群体共识

11 你明白某些与会者固执己见因为他们不欲被人们发觉他们自己在改变主张

你懂得没有意见并不表示就有共识

你了解群体中人会较他们作为个人时作出更危险的决定你觉察到认识群体的力量会给予拟主持会议的洞察力

11 你明白某些与会者固执己见因为他们不欲被人们发觉他们自己在改变主张

你懂得没有意见并不表示就有共识

你了解群体中人会较他们作为个人时作出更危险的决定你觉察到认识群体的力量会给予拟主持会议的洞察力

12第3章组织会议多花心思组织会议对开好会议大有裨益。你需决定几件重要事情会议属何类型会议讨论什么谁出席以及何时何地举行。 3.1 会议类型会议就像晚宴一样可以是正式的也可以是非正式的。会议要开得顺利最好是知道你组织的会议属于何种类型。 3.1.1 正式会议正式会议可由其法定地位来确定其形式或有一定的规则和条例所规定。通常要求有定量人数出席。不管正式会议目的何在其程序细目需包括议程——讨论的内容

报告和推介——上次会议以来作了些什么事情动议——提议所采的行动修正——对提议所作的修改辩论——一般性的讨论

选举和投票——采纳或拒绝提案会议记录——事件的书面纪录

任何其他事务——未列在议程上的问题你必须熟悉正式会议的规则或所谓的议事规则否则就不能恰当的主

持会议而做出的决定或会被视作无效。 3.1.2 非正式会议非正式会议要自由得多但并不是缺乏组织。非正式会议至少应该具有讨论问题的一览表

13 负责主持会议的人——即是开会时上衣除掉脚搁在桌子上也要有一名主持人

一份纪录记下所作的决定和由谁去跟进事务

非正式会议的主持方式和与会者的行为或许都比较轻松但仍须确保会议程序安排得妥当从而使会开的卓有成效。 3.2 讨论什么每一次会议都应该有某种形式的议程。你必须了解这不是一张敷衍了

事的纸张犹如街上免费的传单那样循例在会上散发。这是一份工作文件其功用就如指南针使大家不偏离特定的方向目的是防止鸡毛蒜皮的事情占用大量时间。

理想的议程包括以下各程序会议的宗旨、日期、时间和地点与会者姓名例行公事的讨论

比较难解决或有争议的问题任何其他事务下次会议的日期

议程决定了会议的形式。议程需要安排妥当一开始讨论比较直截了当的问题而把较难和通常事较重要的放在会议的中段去讨论。如果你一开始就讨论无异议的问题与会者会很投入。这也意味着一当入会者说了“是” 之后他们就比较容易继续说“是”了。

有用的议程应列明所需讨论的内容让与会者明白问题列在其上的原因。这一点不要和事前作决定混淆起来。在会前分发议程甚至是草稿将给大家一个准备的机会乃至提出补充讨论项目的机会。这也给了你一个机会可事前要求与会者表明是否亲自出席还是派代表来出席会议。