全面实现综合档案数字化管理的可行性分析

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全面实现综合档案数字化管理的可行性分析

作者：田梅

来源：《世界家苑》2017年第10期

摘 要：随着办公自动化系统、财务系统软件的普及，基于互联网和大数据能够整合各种信息系统实现业务流程数字化管理的协同工作平台逐渐走入人们的视野，并成为企事业单位信息化建设的主流，也给综合档案数字化管理带来了新的机遇和挑战。 关键词：综合档案；数字化管理；可行性 1综合档案数字化管理存在的问题

综合档案数字化管理状况受经济实力、人的意识、时代发展等各种因素影响，概括起来目前有以下几种情况：一是利用 excel 表建立文件目录体系。使用单位为中小公司、经济不发达地区的机关单位。二是单机版综合档案管理系统，多数用户只是实现文件级目录数字化管理，仅利用系统进行文件检索。使用单位为档案管理意识不是很强的机关单位。三是网络版综合档案管理系统，实现文件级目录数字化管理；重点文件（重要、利用率高、保管期限长）全文数字化管理；部分档案业务流程实现数字化管理，主要是利用审批和利用统计。使用单位为发达地区机关单位、大型公司。这种现状的弊端有以下两点：一是档案生成、保存、利用手段落后，数据无法共享，档案利用率低。归档后扫描、著录、上传的传统档案数字化手段需要大量人力、财力的支撑，在某种程度上制约综合档案数字化深度、广度、速度，使档案数据难以远程共享。二是单位各信息系统间没有对接，信息无法共享。因为单位各信息系统间没有对接，各信息系统生成的数据不能直接归入档案系统使用，归档后的扫描、著录、上传，造成信息、人力、财力资源的浪费。

2综合档案数字化管理的可行性分析 2.1对网络基础建设进行分析

实现综合档案数字化管理需要借助互联网对档案原始资料进行整理、保护和有效利用，因此完善的网络基础设施是实现数字化管理的必备前提。网络基础设施应包括档案管理网站的建设、局域网的建设等，通过保证高质量的网络运行来确保数字化进程的有效推进。 2.2对软硬件设备进行分析

档案的数字化管理必须要具备性能优越的硬件设备和方便快捷的软件系统，前者包括计算机、扫描仪、打印机等，后者包括信息管理系统等专业性的档案管理软件。良好的软硬件设备可以简化档案工作人员的办公流程，实现对档案资源的及时处理。 2.3对管理制度进行分析

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设备和网络是保证管理工作稳定开展的客观基础，而人的因素才是决定管理工作能否顺畅、高效运行的关键所在，这就需要健全的科学管理体系和规范化的管理制度来对档案管理人员的工作过程进行约束。一般应包括明确划分的岗位职责和具体落实的工作内容，用完备的规章制度对数字化发展做好保障。 2.4对技术条件进行分析

综合档案的数字化管理要求档案管理人员掌握很强的技术手段，包括：基础的计算机操作技术、完整的网络技术、良好的多媒体技术和优秀的信息采集技术等，利用这些先进的技术来确保数字化管理工作有序、安全地执行。 2.5对资金和人才条件的分析

档案的数字化管理少不了大量的资金投入以用于设备的更新、科技的更替和人力成本的付出，档案管理部门必须保证资金来源的充足，并且结合自身的发展需求来实现数字化管理。同时，档案的数字化管理需要管理人员具备优秀的高科技素质和良好的职业素养，使整个档案管理工作紧跟时代潮流并不断前进发展。 3全面实现综合档案数字化管理的有效措施 3.1加强基础设施建设

综合档案的数字化管理必须依赖功能完善的基础设施，一般来说可从这几方面入手进行强化：首先，对软硬件设备进行更新换代，使其满足档案管理工作的正常运行。其次，对基础网络设施进行检查维护，确保其不受干扰地发挥互联网的流通性。再其次，重点保障档案室的设备安全，以防被人为破坏或者因操作不当造成档案资源受损。最后，普及基础设施的使用规范，使档案管理人员科学、安全地使用各种设备来开展相关的管理工作。 3.2健全档案管理制度

档案的数字化管理需要明确的规章制度进行严格约束，以提高档案管理人员的工作效率并减少人为失误。完善的档案管理制度应包括：明确生产、录入、审核环节的负责人员和归档要求；规范档案信息的整理流程，在保证纸质档案与电子档案同步归档的前提下，对各类型档案的整合与管理措施进行制度化约束，使整个管理工作涉及的数据信息真实可靠；对档案借阅审批过程进行严格规范，包括借阅要求、使用范围和归还时间等，并加大对输入到系统内的数据质量的审核力度。 3.3加大安全保管力度

档案资源的安全性是档案管理工作的核心，一般可从以下几方面入手进行强化：首先，从制度上进行严格规范，加强对档案使用过程、档案信息的存储、网络传输状态、数据信息异常

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等的监督和审查，以防因管理上的漏洞导致档案资源损毁或泄密。其次，加强对数据信息的备份和重点资料的安全保护，从技术上保证档案资源的安全，从人力上保证安全理念的贯彻落实。

3.4从数字化角度对档案进行深度开发和拓展应用

数字化管理使档案资源的具体使用过程有迹可循，并且可以根据不同需求进行实时修改，加大了二次利用的可能性，通过动态信息监督机制来对档案资源的收录、借出过程以及破损、过时等现象进行及时处理，拓宽了档案资源的应用方向和使用局限性，以便进行深度的开发以挖掘档案资源的最大价值。

3.5提高档案管理人员的综合素质

综合档案的数字化管理呈现出涉及面广和技术含量高的特征，因此档案管理人员也应具备优秀的专业能力和良好的个人素养。为了更好地推行数字化管理，可以通过以下方法来提高档案管理人员的综合素质：定期组织专业培训以加强档案管理人员的专业技能；开展互动交流活动来促进各部门人员之间互相学习；以规范化的管理模式来端正档案管理人员的工作态度；利用考核机制来评价档案管理人员的工作绩效；举办行业发展讲座来帮助档案管理人员提高职业道德水平，并且对档案数字化管理工作有清晰完整的认识以及对未来发展前景有一定的预判能力。

3.6档案业务管理流程数字化管理

档案收集、利用、鉴定、销毁、统计等业务流程实现数字化管理。收集：在网上接收（系统对接点击归入、在线上传）数字档案并办理移接交手续；利用：档案借阅、查阅等在网上申请、审批、利用、归还（原件）；鉴定、销毁：在网上对档案进行鉴定，在网上进行档案鉴定销毁的申请、审批、登记等。 3.7纸质存量档案数字化加工

突出重点、有计划、分步骤实施纸质存量档案数字化加工。侧重于形成时间早、影响范围广、典型性强、使用价值大、利用频率高、保管期限长的档案。有条件的单位，逐步全面实现纸质存量档案数字化加工。各系统的无缝对接实现了数据共享，在线归档、前端控制，档案利用更加便捷高效；档案管理业务流程的在线管理，促进了档案业务管理规范化，提高了工作效率；纸质存量档案数字化加工，为全面数据共享提供保障。互联网、云计算、大数据为全面实现综合档案数字化管理提供了技术支撑和保障。随着经济的发展，全面实现综合档案数字化管理是时代发展的大势所趋，且必将实现。 结论