广西东油沥青有限公司HSE作业文件 GXDY/WJ-05-006/1-2012（2014）
HSE管理体系第三层文件管理规定
GXDY/WJ-05-006/1-2012（2014）
1 范围和应用领域
1.1 目的
为了加强对HSE管理体系第三层次文件的控制,确保公司各类HSE作业文件有效，避免文件的混乱及丢失，确保各部门及各单位能够使用文件的有效版本，参照《广西东油沥青有限公司文件与记录管理程序》，制定本规定。 1.2 适用范围
本规定适用于广西东油沥青有限公司HSE管理体系第三层文件的管理。
2 参考文献
《广西东油沥青有限公司文件与记录控制程序》GXDY/CX-09/1-2012（2014）
3 术语和定义
3.1第三层文件
第三层次文件为一些作业和工作文件，包括作业指导书、工作程序、工作细则、记录文件等。 3.2第三层文件分类
管理性第三层文件（如：管理办法、文件和资料编写导则等）
技术性第三层文件（如：技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程、检验规程等）
4 管理职责
4.1 HSE部负责本规定的运行维护，负责统一组织、协调各部门对本部门主管的第三层次文件进行管理。
4.2各部门各单位按照本规定对业务主管范围内的HSE管理体系第三层次文件进行管理。
5 管理要求
5.1 管理方式
HSE第三层次文件采用统一控制，分级归口的管理办法。各部门按照程序文件要求及现实需要自行组织修订、发布、运行和完善业务主管范围内的HSE管理体系第三层次文件。文件由公司HSE体系主管部门统一管理。 5.2发布程序。
三层次文件由主管部门组织相关单位编制，经相关方讨论、会签，业务主管部门审核（必要
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广西东油沥青有限公司HSE作业文件 GXDY/WJ-05-006/1-2012（2014）
时联合相关部门审核），在HSE部备案，报主管领导批准发布。 5.3 编写和编号 5.3.1编写
第三层文件的编写应采用以下格式：
1 范围和应用领域 1.1 目的 1.2 适用范围 1.3 应用领域 2 参考文件 3 术语和定义 4 管理职责 5 管理要求 5.1…… 5.2……
6 管理系统 6.1 资源支持 6.2 管理记录 6.3 审核要求 6.4 复核与更新 6.5 偏离管理 6.6 培训和沟通 6.7 解释 附录一 ……
5.3.2 编号
各部门发布HSE体系第三层次文件应按照GXDY/WJ-**（部门代码）-***(自然顺序号，如001、002、003……)-****（批准年号，如2012、2013……）形式编号。各部门代码见附录一。例如：HSE部发布《检维修区域封堵隔离管理规定》，编号为：GXDY/WJ-05-001-2012。
GXDY/WJ-05-001/1-2012（2014） 5.4修订
所有经修订的文件应注明其修订状态。三层次文件以在顺序号后添加“/1，/2……”标识来
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广西东油沥青有限公司HSE作业文件 GXDY/WJ-05-006/1-2012（2014）
标明当前文件的修订状态,在批准年号后面加注修订年号。如：HSE部在2012年发布并于2014年修改一次《检维修区域封堵隔离管理规定》，则现行版本编号为：GXDY/WJ-05-001/1-2012（2014）。 5.5文件控制
5.5.1各文件主管部门建立部门级三层次文件清单，并交由HSE部汇总控制。在每次内审前检查更新一次本部门分管的三层次文件及记录表格清单，并报HSE部文件清单及文件电子版，HSE部根据修改情况汇总更新文件。
5.5.2 各部门根据文件的使用情况和重要程度自行决定文件是否受控，受控文件的管理必须按照《文件与记录控制程序》中有关条款执行。
5.5.3 第三层次文件产生的记录本着归类清晰、使用方便、易于查找的原则由各单位自行管理和控制。 5.6文件作废
5.6.1 文件经多次更改或文件需大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废,换发新版本。文件发布时，旧文件作废，作废文件需清理出现场，防止误用。
5.6.2 作废文件的管理，按“文件发放登记表”收回并记录,作废文件在填写《文件作废申请表》（见附录二），经文件管理部门负责人批准后统一销毁。
5.6.3 不论因何原因而保留的作废文件由申请人填写“文件作废保留申请单”,经文件主管部门负责人批准并在文件上加盖“作废保留”印章后，方可留用。 5.6.4 电子版文件的作废要做好作废标记，防止误用。 5.7文件评审
5.7.1各部门在每次内部审核前全面核查各类在用文件的有效性及废止文件的处理情况，发现问题及时处理。
5.7.2第三层文件可依需要随时修订或定期评审修订，最低频次自上一次发布起不可超过3年。
6 管理系统
6.1 资源支持
公司现有资源都是协助实施本规定的可利用的资源。 6.2 管理记录
公司保留本规定各版本的留存记录和修改明细。 6.3 审核要求
公司应对第三层文件管理情况进行审核。 6.4 复核与更新
本规定可依需要随时修订或定期评审修订，最低频次自上一次发布起不可超过3年。
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HSE管理体系第三层文件管理规定2016.11
