也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上 千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里 无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题 从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有 效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企 业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。
2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字 符后，按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有 效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右 侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业 ”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定 退出。
再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“ 序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。
4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填 入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可 从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右 击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便 随时调用。
1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“ 命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单 ”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用 文档”)。
2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项 (如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进 行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的 快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过 按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件 夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档 ”菜单，单击其中的相应选项即可。
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插 入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于它 1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其 以“黑色”显示，我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式” 命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于 或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“ 单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设 置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后，按下“确定”按钮。
看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可 以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如 “fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中 “录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单 元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。
仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新 建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一 个工具条。
切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定 义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开 “指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。
重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。
5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号” 工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。
1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们 再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行 (或列)隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加” 按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定 ”按钮。
3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。
4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称， 单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版
一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼 音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。
1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签二 中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间, 车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序” 对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选 中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序
七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元 格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在 右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好 密码后，“确定”返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透 明功能也不能让其现形。
提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样 可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换 输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?
选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效 性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中 “打开”选项后，“确定”退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入 法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动 关闭。
九、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)， 在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按 钮。
3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw ”的大小写?，然后确认一下就成了。
十、在Excel中自定义函数
Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函 数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：
1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷 键)，打开Visual Basic编辑窗口。
2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。
3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.关闭窗口，自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?
1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作 为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。
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