的左上角填写；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上角盖号章，并逐渐编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐渐编号。
（七）按照规定逐渐填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间、参加人员、地点和主要内容；填写的字迹要工整。
（八）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容、责任者和顺序号。
（九）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，则将立卷人、检查人和立卷时间填写上，以示负责。
第十四条 归档的案卷要严格执行GB9705---88《文书档案案卷格式》、GB/T11182---89《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T1182---89《照片档案管理规范》等国家标准的规定。
第十五条 所有归档的文件材料在进行组卷、整理、归档移交时一律使用毛笔或钢笔，不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔，不得使用纯蓝、红色墨水。书写字迹要清楚、工整，使用统一GB826---89《发文标准格式》印刷的文稿纸，如不符合上述要求，公司档案管理部门应退回承办部门，重新抄写。
第十六条 各种载体文件材料的归档时间及要求
（一）公司各部门每年12月底要做好本年度文件材料的立卷和归档工作，在第二年4月底以前移交公司党政综合管理部。
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（二）科技档案应在一个课题完成后，编写索引档案。 （三）基建档案应在工程竣工验收后三个月内，编目整理组卷后，向公司档案管理部门移交。
（四）声像、照（底）片档案在每一项活动、会议结束后一个月内，编目整理向公司档案管理部门移交。
（五）会计档案由财务管理部按照会计档案归档要求，负责整理立卷、装订成册；人事档案由党政综合管理部按照人事档案要求，负责整理立卷、装订成册。
（六）各类档案归档交接时，交接双方应根据立卷单位提供的案卷目录和卷内文件目录对案卷清查核对无误，履行签字手续，填写《档案移交清单》，一式两份，双方各保留一份。
第五章 档案的管理和利用
第十七条 档案工作人员应对接收归档的所有案卷进行系统的分类、编目、加工整理，做到存放有序，查找方便。
第十八条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在较长时间具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考利用价值的，应长期（16年至50年）保存；凡在一定时期内具有利用价值的，应短期（15年以下）保存。 第十九条 对已超过保管期限的档案，在党政综合管理部负责人的主持下，由档案工作人员和有关业务人员组成鉴定小组，提出调整和销毁档案的意见，需销毁的档案要造册登记，由主管领导批准后销毁。
第二十条 档案工作人员应经常检查档案的保管状况，如发
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现破损、变质，要及时报告并采取补救措施或进行其他技术处理。 第二十一条 档案工作人员应对档案的收取、移出、保管、利用等情况进行统计，按照规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。
第二十二条 必须有专用库房和足够的档案设备，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防虫、防高温和防鼠等安全措施。
第二十三条 档案密级的调整和解密，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法办理。
第二十四条 档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集，开发档案信息资源，为公司的建设和发展提供可靠信息。
第二十五条 利用档案的人员原则上能查找与本部门工作有关的案卷，并履行查阅手续；非本公司查阅者，须持介绍信，经党政综合管理部负责人批准后，方可查阅。
第二十六条 在档案利用工作中，应严格执行《中华人民共和国档案法》的有关规定，如对档案有损毁、丢失、涂抹改写、倒卖、泄（失）密、侵权（知识产权）等行为，视情节轻重，按照档案法律、法规的有关规定对当事人进行查处。
第二十七条 归档后的档案一般只限在档案室内查阅。如需借出档案或复制、摘抄档案资料，必须经档案工作人员请示党政综合管理部负责人审查同意，并履行登记审批手续。
凡查、借阅档案资料者，都必须在查阅和交还档案时填写《档
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案借阅登记表》。
第二十八条 凡出入档案室，须认真填写《档案室出入登记表》，注明日期、来人单位/部门、事由、进入时间、离开时间、签字等信息。
第六章 附 则
第二十九条 本办法未尽事宜参照《XX有限公司会计档案管理制度》和《XX有限公司人事档案管理办法》办理。
第三十条 本办法由公司授权党政综合管理部负责解释。 第三十一条 本办法自公司总经理办公会审议通过之日起实施。
附件：1.档案分类类目 、归档范围、 保管期限表 2.档案移交清单 3.档案借阅登记表 4.档案室出入登记表
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XX有限公司
档案分类类目、归档范围、保管期限表
分类类目 一级 类目 A 党 群 工 作 类 公司召开的党代会的批准文件、通知、决议、总结、纪要、讲话、提案、会议代表名单等资料 30年 二级 类目 01 党 务 工 作 公司党总支领导的重要讲话 30年 公司党总支向上级机关报送的请示、报告、汇报等和上级批复文件材料 30年 公司党总支一般事务性的文件 10年 公司党总支制定的有关方针政策、法规性的文件 30年 公司党总支会议记录 30年 上级党组织召开的要贯彻执行的重要会议文件 30年 上级党组织颁发的属集团业务并要贯彻执行的一般的决议、决定、条例、规定、指示、通知 10年 上级党组织颁发的属集团业务并要贯彻执行的重要的决议、决定、条例、规定、指示、通知 30年 上级党组织对XX集团领导任免的通知等文件 永久 归 档 范 围 保管期限 上级党组织召开的要贯彻执行的一般会议文件 10年 公司党总支表彰的通知、决定、党总支及个人受上级表彰的通知、申请材料 永久 公司党总支年度工作计划和工作总结、调查研究报告重大的 永久 公司党总支年度工作计划和工作总结、调查研究报告重要的 30年 02组织工作 公司党员、党组织情况年度统计报表 永久
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XX公司档案管理办法
