发生或较少发生影响的材料一般可以露天存放,但要做好上盖下垫。 (5) 中小型钢材、木材、电缆、胶带等,怕雨淋日晒,但受温湿度以及风尘的
影响不大的材料,可存放在料棚中。
6.1.7. 库房的货架、货位和货区,料棚、料场的料区,要根据库房、料棚、料场的结构情况,按照“四号定位”、“五五摆放”的保管方法,科学的布置和安排,充分利用仓容面积,力求做到库尽其用,物尽其所,便于收发保管、装卸搬运和安全作业。
6.1.8. 供应部门及各生产单位,应当建立存货管理岗位责任制,明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务,并定期或不定期地进行检查。
6.1.9. 保管员应坚持每日巡仓和物资抽样检查,定期清理仓库呆、废料,对于储存期已满的物资应及时通知有关部门及人员重新检验。
6.1.10. 易燃易爆危险物品应有专门指定的库房,按有关部门规定又专人负责管理,贵重物品要入箱上锁。具体执行参见附件《爆破器材管理办法》和《油库管理制度》
6.1.11. 材料保养要根据材料的各种性能、技术要求(如怕热、怕晒、怕冷、怕潮、怕震、怕光等),结合当地的自然条件,采取防热降温、防寒保暖、驱热降潮、防于保湿、防霉变、防虫害、防锈蚀、防尘砂等科学的合理的养护方法进行。 6.2. 原煤、产品煤仓储保管内控要求
6.2.1. 各矿应该建立原煤、产品煤仓储管理岗位责任制,明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务,并定期或不定期地进行检查。
6.2.2. 矿调度指挥部根据生产及外运情况制定储煤计划,检查落实储煤情况。 6.2.3. 原煤井地测队定期测定储煤场存煤量。
6.2.4. 选煤厂根据新、旧储煤场储量,合理安排存储,并做好防火、防盗、防扬尘、防滑坡工作。
6.2.5. 储煤仓(原煤仓和产品仓)应强化安全责任制度,在明显区域设置禁止烟火标志牌和产品标识牌。
6.2.6. 储煤仓要严格按规定品种进行仓储,严禁混装及杂物入仓。
6.2.7. 在储煤仓内或仓上进行电、火焊作业时,应制定电、火焊措施,并经矿
总工程师审批后方可作业。
6.2.8. 原煤生产井通风区应每班对储煤仓进行瓦斯检测,并填写检测记录。当瓦斯浓度超过规定时,应通知选煤厂采取瓦斯抽放措施。
6.3. 公司存货清查盘点执行《存货盘点管理办法》,定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点,及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况,财务部门应根据有关制度规定取得期末存货减值信息并进行处理;存货发生盘盈、盘亏的,应查明原因,分清责任,并及时报告公司管理层审核批准后进行处理,对于重大盘盈、盘亏的,应报告公司董事会审核批准后进行处理。
7. 存货领用、发出与处置内控要求
7.1. 存货领用
7.1.1. 公司各业务部门因生产、管理、基本建设等需要领用原材料等存货的,应当履行审批手续,填制领料凭证。
7.1.2. 领料单位领用材料时,填制《材料领用单》,领用单要有领料单位领导和领料人签字或盖章。
7.1.3. 供应部门计划员按照批准的计划对领料单进行审批,领料人持经过审批的领料单到总库领料。
7.1.4. 仓库保管员按经过审批后的“材料领用单”进行审核发料,实际发料数量、规格必须与仓库主管审核后的“材料领料单”一致。 7.2. 存货发出
7.2.1. 仓库应根据经过审批的《材料移拨单》、《材料领料单》和《物资调拨(代让售)单》凭证进行发料。
7.2.2. 仓库发放材料要坚持按照核对发放凭证、备料、复核、点交和清理的步骤进行。
7.2.3. 仓库保管员发放材料,要认真审核发放凭证的材料名称、规格型号、数量、用途、批示等内容。对名称规格型号不清、用途不明、凭证涂改、非专职人员领料和无正式发放凭证等均不准发放。
7.2.4. 仓库要坚持交旧领新和先发旧后发新的制度,对规定交旧领新的材料实行以旧换新,对有修复的材料实行先旧后新。
7.2.5. 仓库发放材料,要坚持执行先进先出、易损先发的原则;对于有保管期限的材料要在有效期内发出;积压材料在不影响使用的前提下优先发放;实发数量必须等于或小于批准数量,不得大于批准数量。
7.2.6. 材料发放计量方法要与验收的计量方法相一致,过磅计量验收入库的过磅计量发放,理论计量验收入库的理论计量发放,量方计量验收入库的量方计量发放。
7.2.7. 仓库根据供应部门计划员签批的退料凭证接收退库材料。坚持在哪个库领的在哪个库退的原则,按照《材料仓库管理办法》中的入库验收有关规定验收接收材料并审核退库凭证。
7.2.8. 领用手续不全或不合规的,仓库拒绝发放材料。特殊情况使用白条的应由供应部门主管领导批准,并在3日内补全手续。
7.2.9. 仓库对入库验收发现数量或质量问题的材料,在未处理以前禁止发放。特殊情况需要发放的由供应部门主管领导批准。
7.2.10. 仓库发放钢材、钢丝绳、电缆等材料,要向领料单位提供质量证明书等证件,对于批量到货分割领料的,要提供质量证明书抄件,加盖质量证明书印章。 7.2.11. 仓库保管员发放材料结束后,必须认真做好填写发放凭证、加盖印章、登记台帐、清理凭证等项工作。
7.2.12. 仓库的发放凭证必须格式统一、填写完整、字迹清楚、印章齐全。 7.3. 产品销售执行《销售与收款管理制度》有关规定 7.3.1. 产品调运
(1) 联办值班人员负责电话接收各矿报装的煤炭品种、数量,并于当日八点三
十分反馈至计划员编制日计划;
(2) 计划员负责接收联办上报的铁路承认车以及各矿煤炭品种、数量情况,在
科长的综合平衡、整体部署下,确定分流向分品种的当日装车量,并报至联办进行作业。
(3) 联办值班人员接到当日的装车计划后,根据公司计划部门下达的月度生产
计划表和各矿的实际情况,统筹安排各矿的配空数量,并向铁运处下达配空单,由铁运处将空车核实数量,检查车况后分送各装车矿点。 (4) 联办值班人员根据分流向分品种的定车指示,通知各装车矿点进行装车。 (5) 各装车矿点将所检查的车况情况和装车的车号和数量品种报给联办,同时
开始装车。联办经过记录整理后分别制出煤炭装车登记表和货物运单。 (6) 联办将所制的分品种、流向、到站的装车登记表交给铁运处当班站调,作
为站场编组的依据。
(7) 货物运单作为装车交付依据,由联办送交车站。 7.3.2. 产品调运管理要求
(1) 严格按照月度计划编制日请车计划。收货人、到站、数量等都不得擅自变
动。
(2) 煤炭发运后次日登记发运台帐,严格掌握每个用户的煤炭发运情况,任何
用户不得超计划发车。
(3) 日煤炭发运作业大表一律由计算机打印,非特殊情况不得手工填写或修
改。
(4) 因运输流向、生产等特殊情况需经主管处领导批准同意后方可调整日煤炭
发运作业大表收货人、到站、品种、数量等要素。
(5) 要确保日作业大表和日发运明细表数据的一致性,以保证财务和统计数据
的一致。
(6) 坚决禁止无计划请车和装车发运煤炭。特殊情况下(如年度交替、月计划
不足等情况时),需供应分公司主管领导批准同意后方可执行。 (7) 无计划装车或擅自调整日煤炭发运作业大表,未造成损失属于一般责任事
故;造成损失属于重大责任事故。 7.3.3. 产品装车要求
(1) 产品装车严格执行车皮检查和清车制度,认真核对车皮车号,按要求的商
品煤品种进行装车,严禁混装。
(2) 根据选煤产品质量情况及商品煤质量要求合理配煤,保证商品煤质量。 (3) 严格执行过衡制度计量准确率应控制在±200kg/车范围内。
(4) 装车完毕后,选煤厂外运车间要填写《车辆进出矿登记表》,注明商品煤
装车时的车号、品种、数量、装车时间、批次、值班员等内容,并将装车情况电话报告公司运销分公司联办、公司铁运处调度和选煤厂调度控制室。
(5) 车辆出矿前,在确认公司驻矿质检站采取商品煤煤样(包括灰分、水分、
硫分、限下率等)后方可放行。
7.4. 存货处置
7.4.1. 对外捐赠存货,应当履行审批手续,签订捐赠协议。捐赠对象应当明确,捐赠方式应当合理,捐赠程序应当可监督检查。
7.4.2. 存货进行对外投资,执行《投资管理制度》,履行审批手续。 7.4.3. 公司应当在期末对存货进行全面清查,如由于存货毁损、全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因,使存货成本高于可变现净值的,应按可变现净值低于存货成本部分,计提存货跌价准备。
7.4.4. 对于残次存货的处置,由供应部门、财务部门以及相关部门共同提出处置方案,经公司管理层批准后实施,对于重大处置经公司董事会批准后实施。公司审计部门对存货的处置方式、处置价格等进行审核,重点审核处置方式是否适当,处置价格是否合理,处置价款是否及时、足额收取并入账。
7.4.5. 出口煤炭损耗比率(途耗,港耗)每年由公司财务会同有关部门进行一次核定,确定损耗比率,在损耗比率以内据实核销,超过损耗比率对销售部门进行处罚,出现盈吨给予奖励。
7.4.6. 在煤炭发运和港口存煤管理中,如发生不可抗力的自然灾害损失,作专项处理。
7.5. 各单位应妥善保管存货取得、验收、入库、保管、领用、发出及处置等各环节凭证、资料,并定期与财务部核对,发现问题,及时处理。
8. 监督与检查
8.1. 公司各部门、生产单位及子公司存货管理制度的执行情况应接受公司审计部、财务部、供应部门、销售部门的监督检查,应定期或不定期重点对如下内容进行检查,并将检查结果以书面形式向上级领导报告。 8.2. 检查内容
(1) 存货业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗
的现象。
(2) 存货业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全,是
否存在越权审批行为。
(3) 存货收发、保管制度的执行情况。重点检查存货取得是否真实、合理,存
内部控制具体制度——存货管理
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