文件编号：XXX-CX-2019（A） 受控状态：■受控 □非受控
程序文件汇编
【依据ISO9001：2015、ISO14001：2015、ISO45001:2018标准编制】
编 制：相关部门 审 核： 审 批：
2019年12月12日发布 2019年12月12日实施
XXX有限公司
《程序文件汇编》 版次/修订状态：B/O
管理体系程序目录
文件和记录控制程序 ..................................................................................................................................... 3 法律、法规及其他要求获取、确认及合规性评价控制程序 ...................................................................... 7 信息交流、参与与协商控制程序 ............................................................................................................... 10 人力资源控制程序 ....................................................................................................................................... 12 投标及合同管理过程控制程序 ................................................................................................................... 15 环境因素识别、评价控制程序 ................................................................................................................... 18 危险源辨识、风险评价控制程序 ............................................................................................................... 21 质量、环境、职业健康安全运行和绩效监视测量控制程序 .................................................................... 24 应急准备与响应控制程序 ........................................................................................................................... 28 内部审核控制程序 ....................................................................................................................................... 31 不合格品控制程序 ....................................................................................................................................... 33 事件调查、不符合控制程序 ....................................................................................................................... 35 纠正措施控制程序 ....................................................................................................................................... 39 预防措施控制程序 ....................................................................................................................................... 41 环境分析控制程序 ....................................................................................................................................... 43 相关方需求和期望控制程序 ....................................................................................................................... 46 风险和机遇应对控制程序 ........................................................................................................................... 48 组织知识管理控制程序 ............................................................................................................................... 51
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文件和记录控制程序
编 号：XXX/CX01-2019
1. 目的
对质量、环境及职业健康安全管理体系文件进行控制。确保在使用处可获得适用文件的有效版本。 2. 适用范围
本程序适用于本公司质量、环境及职业健康安全管理体系及与体系有关的文件的控制。 3. 职责
3.1 公司总经理负责批准质量、环境及职业健康安全管理手册， 管理者代表负责批准程序文件，并对文件的适宜性、充分性承担责任。
3.2 综合部负责组织管理手册、程序文件和支持性管理文件的编制、评审、归档、发放、更改和管理的控制以及其他内部文件、外来文件、法律法规的发放和管理。
3.3综合部负责外来文件的管理。
3.4 各部门负责本部门与管理体系有关的管理文件的编制与管理。 4. 工作程序
4.1文件的分类 4.1.1管理体系文件
A.公司管理方针\\目标(包括质量\\环境\\职业健康安全) B.管理手册 C.程序文件 D.管理方案 4.1.2管理性文件
A. 公司管理制度\\规定\\办法等文件(红头文件) B. 上级主管部门文件(红头转发文件) 4.1.3行政性文件 A. 有关内部通知性文件 B. 申请文件及批示性文件
4.1.4技术性文件：作业指导书、图纸等 4.1.5外来文件
A. 国家及上级机关颁发的有关法律法规、政策性文件 B. 行业可直接引用或执行的规范和技术标准 4.2文件编号
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4.2.1管理手册编号规定： ZHYAQ/SC-2019
ZHYAQ：表示公司名称缩写；SC：管理手册缩写；2019：代表编制年号 4.2.2程序文件编号规定 ZHYAQ/CX.XX-2019
ZHYAQ：表示公司名称缩写；CX：程序文件缩写；XX：表示程序文件序号；2019：代表编制年号 4.2.3支持文件编号规定（包括管理制度、管理办法、作业指导书、检验规范等） ZHYAQ/ZC-XX
ZHYAQ：表示公司名称缩写；ZC：支持性文件缩写；XX：表示文件序号 4.2.4记录文件编号规定 ZHYAQ/QEO/JLXX-01
ZHYAQ：表示公司名称缩写；QEO:表示质量环境及职业健康安全管理；JL：记录缩写；XX：表示标准条款号；XX：表示顺序号
4.3文件的编写、审批、发放、评审、和归档。
4.3.1综合部负责组织编写公司《管理手册》，报公司总经理审批后，在公司内颁布；此文件为受控文件，综合部对文件加盖“受控文件”章，按发放顺序编号、登记后向公司各部门发放。
4.3.2公司管理体系运行过程职能主控部门编写《程序文件》，报公司各系统主管领导审阅，经公司管理者代表批准后，在公司内发布；《程序文件》为受控文件，由综合部对文件加盖“受控文件”章，按发放顺序编号、登记后向公司各部门发放。
4.3.3公司管理性文件由系统主管部门负责编写，报系统主管领导审批后，由综合部统一编发文号、登记发放。
4.3.4各单位内部管理文件应依据公司相关文件原则编写，单位主管领导审批后由单位综合部编号、登记、发放和使用。
4.3.5外来技术标准、规范等文件由综合部识别后，经管理者代表审批、登记向相关部门或使用人发放。
4.3.6管理评审时或必要时对文件进行评审与更新,评审与更新时，执行本程序。 4.4电子版体系文件的管理
4.4.1体系文件可以在公司办公网上发布，也可通过OA，钉钉等企业沟通平台下发各部门。 4.4.2体系文件在公司办公网上发布，以电子媒体形式发放的文件一律以只读形式发放（即网上运行），防止各终端机对文件进行非法修改。
4.4.3体系文件以通过OA，钉钉等企业沟通平台的形式发放各部门时，各部门应有专人保管汇总信
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息，并采取适当的形式使本部门人员在使用时易于获取。
4.4.4体系文件在公司办公网上发布时，由综合部对作废和失效的文件从门户上删除或更改。 4.4.5体系文件以纸质版文件形式发布，授权后由综合部管理人员收回作废和失效文件。更新文件给各部门。
4.5文件修订与换版
4.5.1文件有效期间，内容需作修订时，由原编写人员编写修订页，修订页执行原文件审批、发放程序。 4.5.2文件失效换版，执行4.3条款规定。 4.6文件使用、保管与归档
4.6.1文件发布后，综合部负责归档。
4.6.2公司各部门每年底对在用有效文件进行清理，制订系统有效文件清单，报综合部，综合部汇编后于次年一月在公司内公布。
4.6.3文件使用部门、单位或人员，应对文件进行分类妥善保管；每年一月份依据文件清单清理核对；换版文件依据原文本号向发放部门更换有效版本文件。
4.6.4公司各部门专（兼）职文书或资料员接收文件后填写收文登记表；专人使用文件要签名登记，调离工作岗位时，文件收回。
4.6.5文件丢失后，必须重新办理领用手续，并加以说明，补发文件；补发文件要重新编号，并在文件原分发号处注明作废标识。
4.6.6公司部门、单位相互间借阅文件时，要做借阅登记。 4.7作废文件处置
4.7.1文件失效或换版时，原有效文件即行作废；工作需要，保留作废文件时，文件封面要做明显作废标识，单独存放。
4.7.2文件换版后，在短期内与新文件并行的原文件，文件封面要做明显留用标识，必要时标出留用期限。 4.7.3汇编文件中有效、作废、留用版本并存时，作废或留用文件目录旁与每页正文上方应做明显标识。 4.7.4公司综合部应按公司发布的文件清单，对归档文件中的作废文件，做出作废标识。 4.8外来文件的管理
4.8.1外来文件包括：①法规性文件，如标准和适用法律、法规；②供方文件，如供方的调查材料、企业资料等；③来自于外部的工作中引用的其它方面的文件。
4.8.2 综合部负责收集相关法令、法规及行政文件等管理性文件，并定期评审，如发现不适用则及时更换。外来文件应加盖“外来文件”印章并在《外来文件清单》登记上。
4.8.3 综合部负责收集相关国家、行业、国际标准等技术性文件的最新版本，及时传递到综合部，由综合部在“文件清单”中明确做好登记。
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