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总则
第一条 为确保公司行政管理各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司行政管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理。 档案材料的生成
第三条 各职能部门负责将行政有关的档案材料，对其分类，在规定时间内交行政部进行保存。 档案材料的保管
第四条 行政部应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。
第五条 档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时报案查找。
第六条 公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。 档案材料的移交
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第七条 各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整理组卷、登记造册，在规定时间内向行政部保存人员移交。
第八条 公司的红头文件、重要通知、人员的任免等文书类档案原件即日移交到行政部。
第九条 专利申报材料及专利证书等文件在专利证书领取后3个工作日周内向行政部移交。
第十条 荣誉实物、设备资料类档案应在接收实物后7个工作日内向行政部移交。 档案立卷归档
第十一条 移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系，建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录，并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。 档案借阅、使用权限
第十二条 各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到行政部查阅使用。
第十三条 查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。
第十四条 档案资料不得外借，如因工作需要，经行政主管批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。
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档案鉴定销毁
第十五条 公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。
第十六条 根据鉴定小组的鉴定结论，由行政部填写到期档案销毁目录记录（见附表四），报总经理批准后，予以销毁。 违反档案规定的处罚措施
第十七条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。
第十八条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。
第十九条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。
第二十条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。 档案分类及管理要求
第二十一条 档案分类： 一、行政文书档案分类
1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。
2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 3、会议纪要、收文和发文登记薄。
4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材
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料。
5、公司大事记、史志。
6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。 7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。
8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。
9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。
10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。
11、专利申请资料和专利证书。 12、公司各种办公和设备资料。 第二十二条 档案管理要求： （一）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
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4、档案编号说明：
001--集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。
002--本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 003--会议纪要、收文和发文登记薄。
004--领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。
005--公司大事记、史志。
006--公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文件资料。
007--集团行政有关的各种合同类文件。
008--公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。
009--专利申请资料和专利证书。 010--公司各种办公和设备资料。
011—公司办公用品申领单等办公用品登记表单。 012—公司行政有关的其他类型文件。
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行政部的档案管理办法
