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行政管理制度教材
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说明：本资料适用于约定双方经过谈判，协商而共同承认，共同遵守的责任与义务，仅供参考，文档可直接下载或修改，不需要的部分可直接删除，使用时请详细阅读内容
第二章行政管理制度 >
一、办公室管理制度 二、会议管理制度 三、资料管理制度 四、出差管理制度 五、公关事务管理制度 六、总务管理制度
一、办公室管理制度
工服胸牌管理制度
第一条 总则
为展现华品人精神面貌，统一企业形象，公司实行统一着装并佩戴胸牌的规定。 第二条 管理内容
（一）管理归口
1、工作服由行政总务部统一订制，管理部登记备案、仓储部发放。 2、胸牌由管理部统一制作、发放。 3、管理部负责发放后的管理工作。 （二）工服的采购：
1、工作服的颜色、款式由行政总务部拟定方案，报分管副总经理核准。 2、工作服的采购采用询价制。
3、采购程序和其他物品的采购程序相同。 （三）胸牌的制作
1、胸牌的设计要和公司形象识别系统相统一，由管理部拟定方案，报分管副总经理核准。
2、采购程序和其他物品采购程序相同。 （四）着装要求：
1、工作时间必须统一穿着工作服并佩戴胸牌（一线工人在车间内可不佩戴）。 2、如有重要领导、客户来访或有重大庆祝活动请自觉穿着统一工作服并佩戴胸牌。
3、员工必须保证工作服和胸牌干净、整洁、无破损。 （五）发放办法：
1、一线工人的工作服由各班组长提议，经管理部登记备案后，由仓储部给予发放；办公室人员所在部门负责人核准后，报管理部登记备案，由仓储部给予发放。
2、胸牌在员工正式报到后由管理部予以发放。
3、管理部建立工服发放登记台帐，标明发放日期，领用人签字。
4、在工作服更换周期内如因个人原因导致工作服不能继续使用的，个人可按成本价购买新的工作服。
（六）发放标准： 工种 领用周期 冬夏装数量 扣款办法 工作不满一年办公室人员 一年 各两套 离职的扣除成本价 保安员 一年 各两套 工作不满一年的退还给公司 工作不满一年工人 一年 各两套 离职的扣除成本价 第三条 检查与监督
管理部负责对员工着装、胸牌佩戴情况进行检查与监督。
备注 工作一年以上者无须扣款 工作一年以上者无须扣款 计算机管理和使用制度
第一条 总则：
（一）为维护公司局域网的正常秩序，提高办公效率，特制定本办法。 （二）本办法适用于华品公司及分厂的电脑及其附属设备和各类软、硬件的使用管理。
第二条 管理内容与要求：
（一）电脑及其附属设备和各类软、硬件由公司管理部统一归口管理，配备应从严掌握。各部门及使用人无权进行硬件设备的挪用、调剂、更换升级和淘汰、报废。
（二）各类电脑及其附属设备和各类软、硬件系生产、经营管理工具，财产归公司所有（个人自带除外），使用者只负责使用和保管。
（三）各类电脑及其附属设备和各类软、硬件的采购、登记、发放、收回等管理
程序应严格遵守公司有关物资管理制度执行。
（四）因工作需要，由公司给个人配备的笔记本电脑，使用人应到管理部办理借用手续。使用人负责维护和保管。根据工作情况，使用人所在部门有权调配，用于工作之急需；使用人应积极给予配合与支持；不得以其他借口予以拒绝。
（五）各部门所配备的电脑只能用作生产、经营管理之用，严禁挪作他用。有以下行为者，一经查实，处30元罚款；
1、工作时间使用QQ、TM、MSN聊天系统的；
2、工作时间使用BT下载、迅雷、酷狗等占用网络资源较大软件的； 3、在公司访问不健康网站的。
（七）电脑出现故障时，必须立即通知管理部网络维护人员进行维修、调度，不得私自拆卸维修，否则，因此造成的一切后果，由当事人全权负责。
（八）Internet和公司局域网是为了方便查询资料、信息、发布生产工作进度信息、收发E—MAIL而接入，不得用于与工作无关的事情。
（九）各部门使用人员应提高对黑客攻击和病毒感染方面的防范意识，一旦察觉有病毒感染，请立即向管理部报告，由网络维护人员给予清毒。
办公设备使用管理规定
第一条 总则
（一）为加强公司各类办公设备的规范管理，特制定本办法。
（二）本制度适用于湛江华品木业有限公司复印、传真、通讯设备等的管理。 第二条 管理内容与要求 （一）复印与传真：
1、公司的复印、传真岗位属公司的机密重地，严禁无关人员进入操作；严禁随意翻阅、查看或复制、匿藏各类文件材料；操作人员严禁向他人泄露重要文件材料的内容。
2、对复印件、传真件要严格控制，严禁复印或传真与工作无关的材料。涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印，必须经总经理批准。否则，其后
果当事人承担。
3、为控制各部门复印用量，达到节约用纸的目的，复印用纸统一由行政人事部文员按办公用品领用程序领用，并做好领土完整用登记手续。各部门需用纸时，到行政人事部领取。文员每月统计各部门领取纸张数量，计入各部门办公费用。
4、使用人员应按使用方法正确操作复印机，如有疑问或出现卡纸，不能操作等现象，一律停止复印，并立即请行政人事文员前来处理，严禁私自打开机器或乱按按键，如出现因人为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题，将追究具体操作人的责任。
5、公司各部门所有对外传真都必须填写申请单，并经部门经理（主管）、分管经理批准后交行政总务文员操作发送。未经许可，不得自行操作传真。
6、严禁使用公司传真机发送与公司无关的材料。
7、外来业务人员或来客使用公司复印、传真设备，必须经行政人事部、副总经理（视需要）批准后方可使用。
8、各部门应严格执行本办法。如有未按程序或违反本办法的情节发生，将视形成后果的轻重程度，参照公司有关制度对其进行处罚。
9、操作人员应掌握一些简单的复印机、传真机的日常维护工作，发现问题应及时报有关领导及时组织维修。
（二）固定电话管理
1、电话系统分为总机系统和直线，各部门办公室装备一部电话机，供对外联系工作。
2、各部门要爱护电话，拨号时不应用力按钮或把话筒乱扔。各部门的电话机由各部门负责保管，如遇人为造成损坏或因保管不善丢失由所在部门负责。
3、各岗位或办公室应注意不要使电话搁空，由此造成的总机损坏及影响通讯畅通后果，由所在部门及负责人承担。
4、办公电话只能用于公事联系，不得打与公事无关的电话，每月末由行政总务部将把每台电话的计费清单打印，交公司领导审核。如发现公话私用，将由个人全额承担，屡次违反者，将处以50—200元罚款。
5、提倡长话短说，严禁利用电话聊天；任何偷打声讯电话的行为，一经发现，
其当月产生的所有电话费由当事人承担；情节严重的，除赔偿电话费外，公司予以除名处理。
（三）移动电话管理
为保证工作需要，享受电话费补贴的人员必须保证手机24小时处于开通状态（包括节假日），如出现一次关停机现象，即取消下月电话费补贴。
第三条 管理部负责对本制度的检查与监督
车辆管理办法
第一条 为节约费用，加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本办法。 第二条 本办法所指车辆系指公司的面包车和小轿车车辆。
第三条 本公司的车辆由行政人事部统一进行管理，并指派专人负责保养。 第四条 原则上车辆应由专职司机驾驶，因工作需要由他人驾驶时，驾车人须独立承担所有的法律责任和民事责任。
第五条 车辆的有关证件及保险资料由企管部专人负责保管，并负责一切规费、税费的缴纳及维修、具体负责车辆的年审工作。
第六条 各部门因公务需要使用车辆时，使用人必须逐项填妥《派车单》；无《派车单》出车者，公司大门当值保安员禁止该车辆出行。
第七条 公司厦门当值保安员应在《派车单》上做好离厂和回厂纪录以及公里数据等。
第八条 派车原则、申请公务车程序及资格。 （一）派车原则： 1、节约为主，一车共用。
2、公司保证在任何时候有车在厂区内待命，以应付突发事件。 （二）申请公务车程序及资格：
1、各部门工作人员外出办理本部门业务的（如联系一般业务、提取各种单据、票据等），公司不调派车辆。
2、内采人员、采购能拿得动的小型物件及外取单据、票据，公司不调派车辆。
3、总经理、副总经理填写《派车单》后可自行用车。
4、出车申请人原则上必须是部门主管、经理以上干部方能申请调派（财务人员去银行取现金不在此列）。遇紧急突发事件时（如员工工伤等），不受职务级别的限制。
5、外勤出差或其他重要公务，须使用公务车时，由申请人填写《派车单》，经申请人上一级主管核准后交行政总务部统一调派。
6、出车申请人应尽量提前半个工作日知会行政总务部，行政总务部根据轻重缓急、行车方向来协调其他使用人统一出行，以节省路桥费、油费、时间等，从而提高车辆的使用率。
7、车辆管理流程图：
驾驶人到企管部或大门保安门岗逐项填写《派车单》。 驾驶人将《派车单》交大门保安。 大门保安凭《派车单》放行 驾驶人回公司后,保安填写返回时间和里程数，次日转交行政文员 驾驶人将车钥匙交至行政文员。 行政文员每月末上网查询所有车辆有无违章记录，与《派车单》进行核对，明确责任人。 （三）车况检查：
驾驶人出发前，应先检查车况及外观，如发现车辆外观异常，禁止该车辆离厂，否则，出现的一切后果由驾驶人自负。现时，驾驶人在返回公司后应将车辆车况及外观新出现的异常情况报行政总务部备查，不得隐瞒不报。
（四）驾驶人资格：
驾驶人必须有驾驶证且具备两年以上的实际驾龄、事前经行政总务部专职司机认
驾驶人中途若将车辆转交至第三方，返回须在《派车单》上注明交接时间、接车人姓名、里程。 可，方能上路行驶。无照驾驶产生的一切后果由驾驶人承担所有责任。
第九条 加因驾驶人个人的原因造成车辆损坏（如违规违章操作），由驾驶人负责修复赔偿。驾驶人违反道路交通法规后产生的一切罚款由驾驶人自行承担。
第十条 行政总务部文员应妥善保存《派车单》二个月的时间，同时，每月末上网查询公司所有车辆违章行驶情况；如网上出现违章纪录，行政总务文员核对《派车单》，通过比对出车时间、行驶路线、驾驶人等记录找出违章责任人并且督促其尽快交纳交通违章罚款。
第十一条 公务车保养与检查：
一定期保养，每行驶5000公里后专职司机送公司指定的维修厂进行维护。 二每星期由专职司机负责洗车一次。
三公务车一周未使用时专职司机发动一次，每次温车5分钟以上。 第十二条 节假日或星期天时车辆的管理：
逢节假日、星期天，除备用车辆停放在公司驻地外，公司领导商务用车按“车辆使用流程图”运作。
第十三 条本制度解释权归管理部，经公司领导核准后公布实施，修改时亦同。 附
派车单 随车联 申请人 需车类型 用车事由 部门经理或 分管副总核准 随行部门 出发时间 公里表数 中途车辆 移交情况 员务存 起步（㎞） 返回（㎞） 起步（㎞） 返回（㎞） 行政总务部核准： 随行人员 需车时间 预计返回 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分 沿途经： 目的地： 驾车人 门卫签字： 门卫签字： 交车人： 接车人： 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 注：此表由驾驶人随车携带，返回后交大门保安留查；保安于次日上午交行政总务文保险库管理规定
第一条 凡属本企业的有价证券、全状、执照、合同、营业资金、支票、机密性或重要性的物件等需统一保存者，需放置于保险库中。
第二条 总经理应指派专人负责经管保险库。
第三条 经管人应慎重保管保险库钥匙，并严守密码，离职或移交工作亦同，如因违反规定而至公司遭受损失，将依情节轻重惩处或依法究办。
第四条 经管人应备签收薄，凡入库保存的证件均需签收；出库、借出或移交时，亦应由接收人签收，以明权责。
第五条 经管人应将入库证件分公司或分类存档，并将公司、资料名称、数量、移交日期等记入“档案明细表”，以利查询。
第六条 签收薄及档案明细表应保存五年以上，不得丢弃或销毁。 第七条 保险库内物品如有遗失或失窃，应即呈报上级处理。 第八条 零星物件应装袋或装订，以免零乱。 第九条 盘点方式如下：
1、经管人得于盘点前将资料、清单备妥。 2、保险库应由总办指定人员进行盘点。 3、本办法经呈总经理核准后生效，修改时亦同。
行政办公规范管理制度
第一条 为提高公司的办公管理及文化建设水平，特制定如下规定。 第二条 办公仪表规范：
1、办公时间一律需着公司制服（有外事活动除外）。 2、头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，鞋子干净明亮。 第三条 办公室规范：
1、办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他与办公无关物品； 2、辅桌：文件盒、少量工具书；
3、座椅：靠背、座椅一律不准放任何物品，人离开时椅子要调正；
4、电脑：电脑应放写字台左前角； 5、卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴； 6、垃圾篓：罩塑料袋，放置在写字台下右前角； 7、饮水机：指定地点，不得随意移动； 8、报刊：必须放在报架上；
9、外衣手袋：持于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅或地柜上。 第四条 语言规范：
1、交往语言：您好，早上好，早，晚，再见，请问，劳驾您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜等；
2、电话语言：您好，请问，谢谢，再见等；
3、接待语言：你好，请稍候，我去通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，行，（切勿说“不”）。
第六条 行为规范：
1、坚守工作岗位，如非需要不要串岗；
2、上班时间不看报纸、玩游戏或做其他与工作无关的事情； 3、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静； 4、上班时间，不准在办公室化妆；
5、接待来访和业务洽谈的客人请在接待室或会议室进行； 6、使用接待室和会议室要事先安排好，以免安排冲突；
7、不要因私事打公司长途电话，凡因私事打电话，发现将被罚款；
8、不得随意使用其他部门的电脑；私客未经总经理批准，不准使用公司电脑； 9、未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料； 10、严格遵守考勤制度；
11、不论任何原因，不得代人打卡； 12、吸烟请到吸烟室，否则罚款10元/次； 13、请假如无请假条，一律认同为旷工；
14、凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导批准的出差单；
15、因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须与总经理办公室
打招呼；
16、如无工作需要，不要擅自进入档案室、财务室、会议室、接待室； 17、不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。
本规范从批准之日起执行，望全体员工自觉遵守。总经理办公室将实施监督与检查。
二、会议管理制度
企业会议管理制度
第一条 总则
1、为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议质量和行政决策效率，特制订本制度。
2、会议应本着精减、高效原则进行；会议内容应简明扼要、切中主题，注重效果；切忌空洞无物，漫无边际，泛泛而谈。
3、本制度适用于湛江华品有限公司会议管理。 第二条 管理内容与要求
1、每周会议安排由管理部统一管理，如会议时间和出席人员有重叠，由管理部负责协调。
2、各部门内召开的会议由各部门自行安排，部门在安排时应避免与公司会议重叠。
3、例会在正常情况下不再变动，特殊情况另行通知。参加会议的人员应提前五分钟到达会议室，因故不能参加会议者应事先向主持人请假。
4、公司办公楼二楼会议室由管理部负责管理，各部门需用会议室时，需提前一天与管理部联系。
第三条 例会安排
为了避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例会会议分为：公司部门主管会议、生产会议、员工大会、安全工作会、部门例会、班组例会、年终总结大会和外部会议；具体安排
如下：
（一）公司部门经理会议
1、时间：每月28日下午16：00—18：00（节日顺延） 2、地点：公司二楼会议室 3、主持：总经理 4、召集：行政人事部
5、与会者：各副总经理、各总监、厂长、部门经理及主管。 6、会议内容：
（1）研究贯彻落实董事会有关方针、政策及有关规定。 （2）总结评价公司各部门本月工作总结及下月工作计划。 （3）讨论生产、技术、管理、人事行政后勤等工作内容。 （4）协调各部门关系、解决部门之间在工作中遇到的问题。 （5）必须由部门经理（主管）会议讨论、决定的其它事项。 7、要求：
（1）每月28日上午，各部门经理及主管上交本月工作总结与下月工作计划至行政人事部（另发放标准范本填写），由行政人事部呈总经理批阅、行政人事部备案。
（2）部门经理（主管）会议决定的事项，如已明确承办部门，由承办部门负责贯彻落实。行政人事部应按其职责范围，负责催办和了解落实情况，及时向公司领导汇报。
（二）生产工作会议 1、时间：每周一次
2、地点：公司一楼生产办公室 3、主持：分管领导（或厂长） 4、召集：生产部
5、与会者：各车间主管、班组长、质检组、仓储部、油漆组（根据需要，可临时调整与会人）。
6、会议内容：
（1）研究、部署生产任务；分析各车间、班组计划执行情况和经营活动成果，
评价各方面的工作情况。
（2）汇报、总结、近期产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。
（3）调度、平衡生产进度、研究解决各车间班组不能自行解决的重大问题；肯定成绩，暴露矛盾，提出改进措施。
7、要求：会后形成的会议记录或会议纪要报分管副总经理、行政人事部备案。 （三）生产协调会
1、时间：每周二下午15:00-17:00 2、地点：公司二楼会议室 3、主持：行政总监 4、召集：行政人事部
5、与会者：生产部、技术部、质量管理部、销售部（含国际业务和国内业务）、采购部、行政部等部门的经理及主管。
6、会议理念：团结协作，加强沟通、主动配合
7、会有内容：解决相关部门在生产流程中遇到的问题，研究制定解决方案，确定任务完成日期。
8、要求：会后形成的会议记录要上报分管领导及发放到各与会部门；各相关部门要认真履行职责，按时完成工作计划。
（四）员工大会
1、时间：每年春节前（后）根据需要而定，下午18：30—21：30 2、地点：公司办公楼大门前（或另选址） 3、主持：总经理（或董事长） 4、召集：行政人事部 5、与会者：公司全体员工
6、会议内容：总结全年工作情况、部署下年度工作任务，表彰奖励先进集体、个人；职工队伍精神文明建设的计划与措施。
7、要求：行政人事部会后形成会议纪录。 （五）安全工作会(含安全生产、治安、消防工作)
1、时间：3月30日、6月30日、9月30日、12月30日，16：00—18：00 2、地点：公司二楼会议室 3、主持：安全生产负责人 4、召集：行政人事部、生产部
5、与会者：厂长、厂办主任、车间主管，仓储部主管、行政人事部经理及保安队长
6、内容：汇报总结上月安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
7、要求：会后由行政人事部形成会议纪要。 （六）部门例会
1、时间：每周一08：30—09：00 2、地点：各部门办公室 3、主持：部门经理 4、与会者：本部门员工
5、例会内容：检查、总结、布置工作；对上周工作进行讲评,布置本周工作任务和注意事项。
（七）班组例会
1、时间：每天07：30—08：00（各班组可自行掌握时间） 2、地点：各班组工作场地附近 3、主持：班长或车间主管 4、与会者：本班组全体员工
5、例会内容：检查、总结布置工作；对昨天工作进行讲评,布置今天工作任务和注意事项。
（八）公司年终总结大会
1、时间：每年春节前（具体时间另行通知） 2、地点：公司二楼会议室（或另选址） 3、主持：董事长或总经理 4、召集：行政人事部
行政管理制度教材
