管理科学技术协作信息计算机储存数量大、计算更加快捷，在各行各业都有着广泛的使用，通过电子档案保存，便于查询和阅读，确保了档案的共享利用。本文就电子档案相关问题进行分析。关于企业电子档案探析◎姜春翊随着科技的进步与发展，计算机已经成为人们工作生活离不开的重要工具，当今，已经进入到计算机网络信息化时代，对各行各业都形成了融合，随着计算机网络技术的不断发展，信息已形成了高度共享。企业是经济主体，其运行过程中，产生各种档案信息，要想把这些信息完整的保存下来，靠人工是无法完成的，同时，也不能保证完整性，只有全面利用现代科技，才能够有效提升档案保存能力，实现档案信息共享。目前，企业档案也已经进入了电子化管理时代，技术推动了档案信息的公开、透明、共享的实现，档案信息公开也已经成为时代的趋势。一、企业档案资源信息化建设现状1.档案理念落后。当前，一些企业领导层对档案理解不深，还停留在传统的纸质档案时代，整体思维跟不上时代的发展，在企业各项管理工作中，对档案资源信息化工作重视程度不够，无法对档案进行有效的定位与管理，理念落后、观念不足，档案信息化程度跟不上时代步伐，长期疏于指导，更没有经费上支持，理念的落后，造成了使企业档案资源信息化建设进程缓慢。2.专业档案软件开发不够。企业经营的特点决定档案的种类，不同领域的企业其档案内容是存在差别的，特别是专业化、技术型企业的档案，对管理要求非常严格，而当前，一些档案管理的软件虽然也较为专业，系统化，但并不符合企业修改特点，不适应新时期企业档案管理性质、特点、职能。从目前的市场情况看，档案管理软件品种繁多，均有着较严谨的公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等功能，这种软件一般只适用于文书档案的管理与使用，而科技型企业的档案，就不适合使用这种一般性软件，整体适应力不够，造成了档案管理信息化建设进程过慢。另外，一些软件自身功能不足，安全性差、速度慢，影响到了信息的开发利用。3.基础设施不先进。一些企业不重视档案管理工作开展，没有足够的经费，所使用的设备老化、陈旧，打开速度慢，不能满足档案一般性需求，特别是输入与查询时，速度缓慢，整体看，企业档案资源信息化存储技术较为落后，严重影响到了企业档案资源信息化建设进程。档案管理部门基础设施不够，对数字档案设备要求跟不上时代，数字化对设备要求非常高，依赖性强，如果设备不满足应用，则会造成电子文件和电子档案管理上的不便。4.档案人员素质不高。一些企业档案管理没有专门人员，档案部门形同虚设，发挥不出档案管理部门作用，档案不完整、丢失等现象时有发生，一些管理人员素质不高，不能理解档案信息的重视性，对档案管理漏洞百出，这种组织与人员结构根本不能满足现代档案管理需求。随着计算机技术不断成熟，数据标准化工作必须要不断创新与提升，这样才能保证应用质量，一些全新载体形态的公文不断增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现，对人员素质要求越来越高。二、企业档案资源信息化建设对策1.明确企业档案信息化建设的目标与原则。企业档案信息化建设要有明确的目标与方向，企业要全面重视档案信息化建设，把档案管理信息化建设放在企业年度计划中，纳入到企业的全年规划和方案里，根据企业自身需求，不断创新形态，有效建立符合企业自身定位的企业档案信息化体系，确保档案的归档、保管和利用更加系统、完整，要把日常工作与创新领域区别对待，全面提升档案信息化管理能力，使循序渐进与整体提升和谐发展，保证企业档案信息化建设可持续性。档案信息化建设需要遵循同步原则，企业档案部门需要结合自身工作，把企业信息建设结合起来，全面推动档案管理与企业信息无缝链接，形成统一的系统，确保信息更加完整有效。要不断更新技术，以技术为引领，坚持技术与管理并重，通过良好的管理实现技术上的突破，引进先进理念和技术方法，使技术成果得到有效转化，满足企业档案对技术的要求。2.建立健全企业档案信息化建设规章制度。制度起到一定的约束作用，企业需要完善档案制度，通过制度保证信息的完整性。需要以国家标准为参照，制定企业档案制度，建立健全电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。要保证制度落地，通过制度导向，进一步规范电子文件数据格式，实现电子文件、电子档案全程管理、科学控制。对纸质档案也要强化管理，避免出现电子档案与纸把风档案不符的情况发生，要加强对档案安全级别的控制，对保管期限为永久窑窑和长期的电子档案，应同时保存相应纸质档案。3.建立适应企业信息化要求的档案管理系统。企业根据自身经营活动性质，合理开发软件，全面重视档案信息管理系统设计，对市场上有的软件，需要进行创新设计，满足企业现状需要。企业档案管理系统应与企业有关管理系统相统一，比如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等，一定要把各项工作紧密结合起来，做好无缝衔接，这样，档案部门对本企业电子文件、电子档案就能够方便收集、整合、控制和传递。软件开发需要规范格式，参照国家档案信息建设规定、规范，合理设计格式，确保文件存储格式、支持实时浏览、互联网检索等形成关联度，确保档案收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入、格式转换、控制管理更加一体化、一致化。4.完善电子文件归档与档案信息数据库的管理。进一步明确电子文件归档范围、内容及期限，使企业电子档案更加真实有效。企业档案部门需要时刻与上级管理单位沟通，了解除信息建设基本思路，通过对信息的了解，合理规范企业内部档案，建成企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统及电子邮件等系统，实现档案管理科学化。要不断加大投入，保证档案安全，避免黑客进入篡改信息内容。5.加强对企业档案信息化建设规划和指导。要发挥职能部门作用，全面发挥管理的职能，各级档案行政管理部门需要提出建设目标，通过要求对企业档案建设进行指导，推动企业档案管理更加科学规范，中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利推进，实现档案信息管理良好目标。要把企业工作与档案工作结合起来看，企业档案信息化建设要与企业改革流程相结合，通过有效的结合，保证档案建设全面完成。要不断完善思路，解放思想，通过积极推进，建成企业档案信息系统。三、结束语企业档案是重要的资料，需要全面进行管理，确保档案信息完整精准。企业要充分重视档案信息化建设工作，正确认识档案电子化建设的根本性和重要性，通过创新、创造，不断推进企业档案信息化建设，不断提高企业现代化管理水平，实现企业持续发展目标。（作者单位：中国石油天然气股份有限公司呼和浩特石化公司）
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