时间管理—狄振鹏 - - 课程讲义

由天下分享时间：2024/11/19 19:40:00 加入收藏我要投稿点赞

的邮件，留在下午下班前专门处理。

随着科技的不断发展，随时邮等业务陆续被开通，当管理者有邮件来了以后，马上就会有短信息发到手机电话上，结果管理者看到手机电话，心里就开始不安分，这种心理暗示就会让管理者马上去打开邮箱查看邮件，这实际上是制造了更多的干扰。管理者只要保证每天能够收发一次邮件就可以了，没有必要随时随刻待命，否则就会受制于它而浪费无数的时间。对于Email的管理，可以建立二级文件夹，设置一些过滤器。善用附件，不要总是在信里面写很多东西。要认真简洁地处理邮件，每天利用15～30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。具体而言要做到：

◆ 初次看到邮件要即刻处理，先浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，再回应重要的内容；

◆ 专时处理，关闭邮件提醒功能，用电话及时回复可保护私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截垃圾信息；

◆ 善用附件，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话；

◆ 利用15～30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。

十六、管理电话—不随意接打

电话的管理就是不可以任意接打电话。任意地打电话和任意地接电话都是浪费时间的元凶。接到来电，要鼓励对方尽快进入主题，不断询问对方真实的意图和想法。常常会听到有一些像小孩子的年轻人，打过电话来总是说“猜猜我是谁”，这时候要果断地说“对不起，我猜不出来，请问你是谁”，要尽快地切入主题，并把每一次电话通话的时间压缩到最短。

通过分析一周的电话记录，可以把某些电话进行授权，例如自己不在的时候，把电话交给别人处理。回复电话的时候要说，“我能为您做一些什么，我能帮您什么忙吗”，自己需要注意回避的时候，一定要让有关的人员知道，回避到哪里去了，以便有紧急的事情可以找到自己。在特定的时间，例如在中午之前批量回复电话，保证其他的时间能安心处理非常重要的工作而不被打断。综上所述，管理电话要做到：

◆ 鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电； ◆ 分析一周的电话记录，是否必要回电、授权、缩短电话时间； ◆ 回复电话时问“我能为你做些什么”；

◆ 让人们知道去哪里找你，留出回电的时间，在特定时间—中午前批量回复电话。

十七、充分授权—不事必躬亲

要充分授权，没有必要事必躬亲。要集中精力，聚焦于目标，提高工作效率。授权能够培养和激励员工，要明确什么样的任务可以授权，要分析授权的风险、任务、职责，授权对员工的兴趣、能力和他的空余时间等也要有所了解。

授权以后不等于授责，还要不断监督，控制被授权者的进度，保证任务最后能真正顺利完成。具体而言要做到：

◆ 集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工； ◆ 分析任务的风险、价值、职责，员工的能力是否匹配等； ◆ 选择合适的人选进行授权，并提供支持；

◆ 监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题。

十八、管理会议—不再文山会海

微软公司管理会议有“简单管理三法”，即第一不要随便发文，要多用小便签；第二不

要随便开会，要到桌边讨论，到某一个经理的办公室去讨论；第三不允许坐着说话，要站着说话。也就是不随便发文、不随便开会、不坐下来讨论，一定要找到高效率的方式方法和有充足的理由时才开会。

现在很多单位开例会，有周例会、月例会、年例会等，年底大家都要聚餐一次，有时纯粹是为了开会而开会，所以开会的成本很高。如果必须要开会，条件许可的情况下，不如使用视频技术，借助邮件，或者开电话会议，更省时间。

会议一般要控制在90分钟以内，让每一个人都做好充分准备，开会的理由、整个的会议议程、每个人发问的方式和时间都要控制好，只有这样，会议管理才能取得成效。具体而言要做到：

◆ 有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论； ◆ 开会的成本很高，能用邮件代替的就用邮件方式；

◆ 与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等事先准备好，会议时间要控制在90分钟内；

◆ 知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人参加、或以其他方式提供信息、只参加会议的一部分，下午开会较好，不要机械地定整点。

【自检3-1】

研讨如何提高会议的效率

1．平时您所参加的会议存在那些问题?

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2．下一次会议的主题和议题是什么?

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 3．如何快速有效地完成该次会议?会议应该用多长时间？

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见参考答案3-1

综上所述，管理好时间，一定要讲究方法，时间就是金钱，重视每一天的时间价值，管理者才能够家庭幸福，事业成功。管理者一定要认识到：

昨天—过期支票；明天—期票；今天—现金。

在时间管理中，管理者要承诺自己：日清日新，每日进步；每天计划，每周检讨；决不拖延，马上行动；只做最重要的事情。

【自检3-2】

如何避免分心？

1．如何处理电话才不会打扰您的工作?

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____________________________________________________________ 2．用什么样的方式让您有安静的时间不被打扰?

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____________________________________________________________ 3．您的工作环境如何布局能防止您被打扰?

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见参考答案3-2 【自检3-3】

请写出自己的两点最深的体会和收获：

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答案2-2

方法适用事件压缩 A、C 替代 C 授权 C 先做 A、B 舍弃 D 增加 B 改进 A 杜绝 D 确保 B 聚焦 B 少做 C 不做 D

答案3-1

返回返回

会议的时间一般以不超过90分钟为宜。

答案3-2

1．鼓励来电者尽快进入主题，询问对方真实意图和想法；分析一周的电话记录情况，通过授权、拒接等方法缩短电话时间；回复电话时问“我能为你做些什么？”；让人们知道找你和回避的时间，留出回电的时间，在特定时间批量回复电话。

2．闭门、挂免进牌、躲进无人办公室。

3．每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要什么；转换桌椅方位，把多余椅子拿走；分析干扰事件的紧急性、重要性、目标性等，设置相应的处理措施。