分钟”，生理学上也有一句名言，“人类的最后1分钟”，就是每个人做事的时候，都会拖拉，一直拖到火烧眉毛的时候才会着急，所以大部分人在处理事情的时候，都有一个拖延的习惯。 对于繁杂的任务，如果工作过重、压力过大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理性，目标很模糊、时间不充分、精力也不够、常常又被打断时，人们就会不由自主地开始拖拉。
◆ 克服拖拉的办法
要客服拖拉，就需要把任务分割，分而治之地进行瓦解，因为一个大西瓜一口吃不掉，应该分成片来消灭；一个大蛋糕吃不掉，也要分成小片来消灭。所谓“千里之行始于足下”，要把若干个大的任务变成一个个小的具体的任务，把小的任务建成许多小的里程碑，并且完成这段任务后要给予奖励。
【案例】
马拉松比赛
一个马拉松运动员，跑得很快，很轻松就完成了比赛，成了世界冠军。比赛结束后有记者采访他，问他是不是有什么特殊的技能，为什么能表现得这么好，拿到冠军。这个马拉松运动员回答，“我已经提前一个礼拜到比赛场地来了，我每天都要去跑几圈，我把42公里多的里程，按照4～5公里找一个小目标，或者是一个建筑物，或者是一颗树，或者是别的标志物的东西，把这些小目标作为我的一个个具体目标，就可以把整个里程给分成十几个小目标，然后，发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后我再向第二个目标冲去，当我的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就跑完了。”
点评：因为马拉松比赛的距离很长，很多运动员都会对这样长的距离产生心理障碍，会让自己不由得疲惫不堪。但是这位运动员却将大的目标分解成了很多小的目标，而这些小的目标在他看来是很容易实现的，于是整个比赛就很顺利地进行下来了。
把大目标分成一个一个的小目标，这种方式也被称为项目管理。当每一个小的目标实现以后，给自己一个小的奖励，完成了一个个小目标，整个过程就会充满喜悦，这是完成大目标的一个很好的策略。
◆ 及早开始、自我激励、精神放松
【案例】
看不到前方的失败
国外有一个游泳健将，在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡。这两个海峡之间相距只有2英里，可是因为雾气太重，他看不到前方，最后他实在支撑不下去了，请求上船。他的父亲在船上一再告诉他，离对岸只有一点点距离了，让他再坚持一下，他却从心理上感觉自己已无能为力了，最后还是选择了放弃，坚持爬上了船。他上船后站起来一看，眼泪就流下来了，因为前方就快要到岸了。他事后说，这么短的距离，凭自己的体力是怎么都能够坚持下来的，可看不到前方的目标，他的心理防线就崩溃了。
点评：当一个人看不到前方的目标时，就会丧失他的意志，会失去他所有的潜能，他的能力就不能正常的发挥。
人为什么而活着，为什么而工作，未来的5年、10年、20年，个人的家庭和未来到底是什么样子？很多人没有认真想过这些问题，没有进行过人生规划，从来都没有想过自己的未来到底是要成为什么样子。这样的人只能被生活支配着，只能随着生活的波涛四处飘荡，在生活中起伏，最终迷失自我。
所以说，一个人重要的不是在什么位置，而是朝着什么方向前进，如果有自己人生的目标，就要不断地把大目标设定成一个个小的目标，及早的开始，一步步地前进，并在每一个小目标实现后做一些自我的激励。
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六、管理表单—不要眉毛胡子一把抓
月计划、周计划和日计划的计划量要适中，在这些计划之外，应配合一些管理的表单。而且这些表单也要适量，以简单、简洁为主，不要眉毛胡子一把抓。
中国人比较习惯感性思维，而不太擅长理性思维，不太喜欢用管理表格，一看到表格头就发晕。因此对于计划的工作细节，要快速、及时地随手记录，不断地检讨回顾周计划，每天做调整和增减。计划的安排，一定要留有余地，把周计划时时刻刻带在身上，理智应对。
对于每天的任务，要保持工作和生活两者的平衡，而中午是一个期限，要尽量把一天的工作集中在上午完成，如果上午实在完不成，下午还可以继续，由此，就可以腾出下午的一些时间做一些自我的调整。人的注意力一般都是90分钟，小孩子的注意力只有45分钟。成人上课最长是1个半小时，因为1个半小时膀胱容量已经到了极限，人的注意力也开始下降，必然导致效率低下。综上所述，制作管理表单时不能眉毛胡子一把抓，要做到：
? 周计划报表和日计划报表，计划适量； ? 计划工作细节，要快速、及时、随手记录； ? 不断回顾周计划表，每天做调整增减； ? 安排计划要留有余地；
? 把周计划表时刻带在身上，理智应对； ? 中午是期限，保持工作生活两者的平衡； ? 休息片刻，适当调整，90分钟注意力。
第六讲 时间管理降龙18掌（下）
七、有效规划—不随心所欲
不要随心所欲，应将注意力聚焦于最重要的任务，首先完成最重要的工作安排，分批处理一些小任务，不要让干扰和突发事件主宰自己的时间，上午不要工作得太晚，早一点开始工作，按时下班。
对于职业经理人而言，如果的确是有突发事件要加班处理，属于情理之中，但经常加班加点不是好习惯。有的人把加班当成一种习惯，这只能导致形式主义，只能使得工作效率低下、没有热情、没有激情，使工作成为累赘、成为负担，这样的工作很难创造价值。
【案例1】
比老板下班晚的员工
某单位在5点钟下班后，所有的员工都没走。但这些员工在办公室里并没有什么事情可做，大家只是静静待着。当别人问他们为什么不下班，他们回答说有事要加一会班。其实真正的原因是他们的老板还没有下班，老板在办公室里还没走，他们就感觉不好意思走。老板不下班，员工就不能下班，因为怕被老板看到后认为不敬业、不努力。当老板一走，所有的员工都一个一个走光了。
点评：这样的公司考评绩效是凭什么进行的？凭老板的印象还是凭员工的工作效果？如果一切以老板的感觉来定，按论资排辈来确定，工作时间不干活，晃晃悠悠，下班之后开始加班，混点加班费，而且这样的行为还让上司感觉到此人很努力，这样的工作、这样的企业就不可能取得绩效。
【案例2】
CMS的管理制度
CMS规定，如果某位员工每个礼拜加班超过3天，而且没有申请免费加班，公司会对其进行罚款。CMS公司认为如果公司不需要员工加班，而员工要加班，说明员工的工作效率太差，也说明这个员工的个人能力很差，不能胜任公司的工作。
CMS公司的总裁到下面的机构视察，发现晚上9点钟办公楼还灯火通明，一个员工在电脑前打字，他就问是怎么回事。别人回答这是连续3年的优秀员工，每天都加班到9点钟，他很勤奋努力，非常敬业，是这个部门最优秀的员工。总裁找来了这位员工的部门经理，问这个员工为什么每天要加班到9点钟，部门经理说，“这个员工的打字很慢，其他员工打字速度很快，5点钟就下班了，这个员工每天晚上9点钟才能打完，3年以来一直如此。大家看他很勤奋，每年都评他为优秀员工。”
因为这一个人的加班，整个办公楼的系统要给他开着，中央空调开着，所有的灯开着，而他加班的根本原因是自己技能不合格，这样的加班耗费了很大的成本，于是总裁立即将这名员工调到了别的部门。
几乎所有的公司，尤其是民营企业，提倡员工加班，而有些公司反对员工加班，这就是不同的企业文化价值观。只有好的价值观，才能让整个单位健康发展，才能让单位走可持续发展的道路，才能激发员工的工作热情，创造巨大的价值。
在每周的工作中，周一早晨最重要，在周一的上午不应该安排会议，包括电话会议。周
一的上午要做最重要的工作，尤其是重要且紧急的工作，合理的安排周一的早晨是一周工作取得成效的关键。
很多单位喜欢在礼拜一或者礼拜五安排会议，结果第一天工作开始，大堆的工作任务被搁置，电话响个不停，会影响会议的质量，也影响员工整天的工作。同时，礼拜五下午不能开会，礼拜五下午每个人都心猿意马，准备过周末，所谓“身在曹营心在汉”，会议的结果可想而知。所以不随心所欲，要有效规划就要做到以下几个方面：
? 注重聚焦于重要任务，首先完成；
? 围绕要项安排工作，分批处理小任务，不要被干扰和突发事件主宰； ? 不要工作得太晚；及早开始，按时下班； ? 周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议。
八、轻重有别—急事急办
对于事情的处理要分轻重缓急，急事急办，不能让简单的、容易的、喜欢的、花时间少的工作占据日程安排，只有聚焦于有价值的事件，处理好B类重要事件，时间管理才能节奏和谐，工作也才能得心应手。具体要做到：
? 分别轻重缓急的次序；
? 辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件； ? 聚焦于目标和价值。
九、沟通细节—不粗枝大叶
讲究沟通的技巧，在沟通的时候，一定要按照5W1H的原则进行，了解清楚是什么原因、什么人、什么事、何时、何地、要采取什么样的做法。
要像交通警察一样控制任务流。当交通很拥堵的时候，交通警察一定会做一个缓和，先让某一方向停车，让另一方向走，等这边走得差不多时再停住，然后让对面再走，在沟通中，也要使用这种软着陆的策略。
【案例】
木板上钉钉子
柳传志说在一个木板上钉四个钉子的时候，不可以先把一个钉子钉进去，通常的方法是把一个钉子敲两下，然后把对角线方向的钉子敲两下，再把另外两个方向的钉子敲两下。也即要把所有钉子都敲两下，通过这样不停循环敲击，始终保持所有的钉子和木板的平衡，才能把钉子顺利钉入木板。
控制任务流，要把任务全部写下来，把期限设下来，在发布任务和会议沟通的时候要使用多媒介，不仅要靠电话，还要发传真、发Email。面对面沟通的时候，也要依靠一些书面的媒介，不断反馈和确认，同时要做进度的追踪、检查和控制。综上所述，沟通的细节包括以下几个方面：
◆ 接受任务时的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等； ◆ 控制任务流，向交通警察学习；
◆ 写下任务，圈出最后期限，信守承诺； ◆ 发布任务时、使用多媒介，反馈确认； ◆ 保持适当的进度和追踪控制。
十、专心致志—不多头并举
专心致志，一次只做一件事，不要多头并举、齐头并进。多头并举的结果往往是目标分
散、效率低下。一颗子弹只能瞄准一个目标，如果要同时打5个目标，结果会什么目标也打不中。例如电脑同时打开很多软件后，资源会耗竭，而所有的软件可能都无法运行，这样就导致电脑的死机卡壳。同样，上网时同时打开20多个网页，网速就会越来越慢。
美国人常说的“在一英寸的地方，深挖一英里”就叫聚焦。不要广种薄收，而要精耕细作。多头任务并举的时候，肯定只能先做成一件。这时，就需要与上级做沟通，把任务的理由和原因列下来，把重要程度列下来，然后提一个方案，列出优先顺序，逐步完成。具体要做到：
◆ 多头并举的结果是目标分散、效率低下，会弄糟事情，好像电脑死机一样； ◆ 聚焦于目标不放松，离现实越近； ◆ 在一英寸的地方，深挖一英里；
◆ 多头任务并举时思考：接收的原因、重要程度，征求老板意见。
十一、合理分配—不加班加点
合理分配，而不要轻易加班加点。每天的日工作表当中的计划任务要做一个统筹安排，要很好地利用时间，在合适的时间完成合适的任务。任务要进行分类，进行合并同类项，做一些筛选，可以把部分工作合并在一起，也可以把部分工作暂时放一放，甚至对部分工作可以进行删除以节约时间。一定要做深入的分析，让上午取得最大工作效益，好好利用自己的时间巅峰。具体而言，体现在以下几个方面：
◆ 一日之计在于晨，一年之计在于春； ◆ 检查日表中的任务，再统筹协调安排；
◆ 能否最大限度地利用好时间，是否在合适的时间完成合适的任务；
◆ 分析任务并归类：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、可以合并的； ◆ 上午是可以取得最大工作效益的时机。
十二、清理桌面—先工作后整理
清理桌面的原则是先工作后整理，而不是先整理后工作。把近期的文件列出来，专注于当前的文件，并用红色的标签标出当前的文件，上面写上ING，意思就是正在进行中的工作，是目前最需要做的工作，正在处理的工作。对于未来可能需要用的一些文件，也要把它们列出来，用另外一个蓝色的标签标记出来。
在办公桌上醒目的地方，要摆上时钟，而且自己一定要戴手表，设定时间期限。很多的经理人不喜欢戴手表，但现代时间管理要求大家一定要戴手表，在办公桌上放一个台钟，是为了适应时间管理的需要，可以把它拨快2分钟，树立一个事事提前的时间概念。
对于文具也要归类，不能让笔筒里面有橡皮三五个，水笔一大堆，要将够一个月用的文具放入其中，留出适当备用，成堆的文具只能让人感觉凌乱不堪，同样，日用品不能放置太多，但是也不要太少。具体而言，要做到以下几点：
◆ 只保留近期文件，要专注于当前的文件，包括正在处理的和未来四周内需要使用的文件；
◆ 清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品；
◆ 在醒目的地方摆上时钟、戴上手表、设定时限，建立时间观念； ◆ ◆ 归类文具于一处，足够一月使用即可。
十三、办公室5S—不乱成一堆
依照办公室整理的5S，进行“整理、整顿、清扫、清洁、素养”，对办公室的文档和电
脑中的文档，一般分为7～10类，按照这样的分类将每一个文档归档，分类不要太多，太多了就容易导致分类混乱，也不宜太少，分类太少每个大类中就可能存在很多归档模糊的文档。 文档的归类和团队管理一样，好的团队一般管7～10个人，极限是15人，而低于5人的团队缺乏潜力。常用的文档也是分为7～10类，例如常用信息、即刻行动、当前的项目、日常的工作、例行工作、客户工作、有待解决的问题、委托他人等，要把不同分类的文档标签标清楚，使用不同的文件夹。在文件夹里面，子页应该适当，不要太多，也不要太少。每个大文件夹可分成若干个小文件夹，每个文件夹也要做彩色的标签，这样就会一目了然。
办公桌的桌面上只放当前所需要的东西，每天上午下班前先简单整理一下，在下午下班前再用5分钟系统地整理一下，而且一直坚持这样的整理习惯，不要一个月整理一次。也就是要做到以下几点：
◆ 整理、整顿、清扫、清洁、素养；
◆ 分类一般为7～10个文挡，标准适当宽些，分为常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等；
◆ 文件夹纸页适当，把大文件夹分成若干个小文件夹，文件夹用彩色标签标注，能用彩色文件夹更好；
◆ ◆ 桌面上只放工作必需的东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收好文档，
掌控一切。
十四、减少干扰—不随叫随到
随叫随到是永远对别人开放的时间管理，不利于减少自己的干扰，每个人都不应随时随刻地等着别人的干扰。作为管理者，每天上午要至少三次去询问自己的团队成员，有没有什么问题，或者需要做点什么，看到他们的次数越多，他们找自己的次数就越少。而且一定要加强他们的计划性，要做一些走动式管理。当然也要对时间进行约定，告诉员工，有紧急的事情找自己，除非突发事件，一般的情形找最好应是到了什么阶段做什么阶段的事。
大家都有事先的约定，干扰就会降到最小程度。一般而言，每次干扰会耗费6～7分钟，而干扰结束后，需要4～5分钟才能恢复到先前的工作状态，所以任何人的任何事被干扰后，工作的注意力都会被分散。
减少干扰的另一些办法是转换自己桌椅板凳的方位，把多余的椅子拿掉，关闭房门，在门外挂免进牌，躲进无人的小会议室或者办公室，分析干扰事件，把它们分为重要性、紧急性和无必要性的问题，对于近期干扰频率、程度以及减少的方法要做出分析，然后针对分析结果，设计自己的策略来减少干扰。综上所述，减少干扰，要做到：
◆ 每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要我做什么，他们看到你的次数越多，进入你的办公室的次数就会越少；
◆ 干扰会耗去6～9分钟，再需要4～5分钟的恢复，打搅三次后，专注力会分散； ◆ 转换桌椅方位，把多余椅子拿走，关闭房门，挂免进牌，躲进无人办公室； ◆ 分析干扰事件，分为紧急、重要、必要性等； ◆ 近期干扰的频率、程度、减少方法等。
十五、管理邮件—不受制于它
管理邮件是时间管理的高科技化所带来的。电子邮件也不是随时来就随时处理，如果这样的话，管理者就会很被动，就永远要等候着处理自己的邮件。因此，管理者正确的做法是在一天中设定专门的时间段去处理邮件，一般的建议是中午吃饭前、下午下班前来处理邮件，大概留15～30分钟。但是对于邮件也要做一个重要性的分析和把握。例如上午吃饭前15～20分钟，处理非常重要的邮件可能处理不完，所以这15分钟只能把垃圾文件、无聊的内容等通通扔到垃圾桶；对于简要的问题做快速的回复，然后留下重要的；一时不能够马上回复
时间管理—狄振鹏 - - 课程讲义
