记录控制程序
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XXXXXXXXX有限公司 文件名称 文件编号 记录控制程序 版本号 页 数 A/1 1/3
1.职责
1.1 品质部负责公司体系文件所属记录表格的归口管理，对记录表格统一编号、登记备案，对记录表格的使用、保管和销毁进行监督管理。 2.程序
2.1 记录表格的编制
记录表格的形式可以是卡片、表格、图表、报告，可以是书面形式，也可以是电子文档,由各部门按使用要求设计，经部门负责人审核后，报归口管理部门编号、登记备案。 2.2 记录表格的备案、编号、保存期限设定
a) 每一种记录表格都应有唯一性的编号标识。公司文件所属记录表格的编号、
KW/ZY**-**
部门作业文件序号
作业文件代号和部门代号
本公司代号
部门代号如：管理部---GL 营销部---YX 采购部---CG 技术部---JS 生产部---SC
财务部---CW 品质部---PZ
b) 记录归口管理部门根据上述编号要求，对记录表格进行编号，并依据记录的实际情况，与使用部
门共同设定记录的保存期限、保管部门等，记录表格的相关信息应纳入《记录一览表》；
c) 为保持可追溯性，如记录保存期限与其它体系、法律法规和客户特殊要求有冲突时,则以保存期限
较长的为准；
d) 当编号的记录表格作废时(不包括版次更改)，应按文件回收程序进行登记备案。 2.3 记录表格的修改
a) 使用部门可根据工作需要对记录表格进行修改，经部门负责人审核后，报归口管理部门编号、登
记备案，同时更新《记录一览表》；
b) 多部门共同使用的表格需要修改时，由使用部门提出修改意见，报归口管理部门进行审核，必要
时进行修改并编号、登记备案，同时更新《记录一览表》。
2.4 记录的填写
a) 记录的填写内容要详细、准确、完整，记录及时，字迹清晰；
b) 记录内容不得随意涂改，如需更改，应使用杠改的方法更改，并在更改处签名及注明更改日期； c) 不需要填写的内容，请说明理由或在该栏内划单杠线，不允许留空白栏； d) 凡需签名或签章栏均应由当事人签名或加盖印章。 2.5 记录的收集
各使用部门应及时收集、汇总本部门负责保管的记录，建立本部门的记录清单，并按记录内容的性质或记录时间分类归档保存。 2.6 记录的查阅
a) 记录一律不对外出借，经记录保存部门负责人同意可在记录保存处查阅所需记录；
XXXXXXXXX有限公司 文件名称 文件编号 记录控制程序 版本号 页 数 A/1 2/3 b) 合同要求时，在商定期限内的记录可由使用管理部门负责人陪同客户查阅，若需提供给顾客时，
应经主管部门负责人同意后提供复印件。
2.7 外来记录的控制
外来记录由相关部门负责管理：来自供方的记录，如出厂检验报告、合格证、质保书等由来料检验部门保存，外来计量检定证书由认证测试中心保存。 2.8 记录的贮存、保管和销毁
a) 各相关部门根据 “记录一览表”规定的保管部门、保存期限进行贮存、保管；
b) 体系运行相关的记录至少保存五年，产品检验有关的（来料、过程、成品、有害物质等的检测）
记录至少保存十年，合同协议类以及技术开发有关的有永久保存价值的记录需永久保存，如保存期限与顾客等的要求不一致时以最长保存期限为准； c) 记录可以以纸质或电子版形式进行妥善保管；
d) 记录装订成册保存时，应保持日期、页码连续。记录应分类、编目以方便查阅、检索； e) 记录应贮存于通风、干燥、防火、防水的环境中，防止损坏、霉变和丢失；
f) 记录不得随意销毁，规定的保存期满后，经归口保管部门负责人批准后统一销毁。 3.相关记录 记录一览表
XXXXXXXXX有限公司 文件名称 文件编号 记录控制程序 版本号 页 数 A/1 3/3 附录A （资料性附录）记录控制程序流程图
本公司记录编制记录更改记录查阅备案、编号N查阅申请会签？记录填写外来记录收集、汇总Y贮存、保管N保存期到否？Y销毁
记录控制程序
