中国xx投资集团有限公司文件与档案管理制度
第一条 公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、
安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。总裁办公室是公司文件与档案的主管部门。
第二条 称呼规范：
1) 公司本部：指公司总部包括总裁办公室、人力资源部、资金财务部、资产管理部、
投资管理部、审计监察部、投资银行部、研究发展部。 2) 各部门：指公司本部各部门及中国木材流通协会
3) 所属公司：指华星大厦、北京地产公司、天津中木、天津奥克亚、华东公司、上海
公司及其它公司全资、控股或参股的具有独立法人资格的公司 4) 集团：指中国华星发展集团公司 5) 董事会：本公司董事会。
第三条 本规定所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包
括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。
第四条 公司本部的文件管理部门为总裁办公室，凡涉及公司的文件均需由总裁办公室统一
安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的办公室或总裁办公室。管理文件与档案的部门要设专职文件与档案管理员。
第五条 公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发文，以党委名义发文，以工会名义
发文。
第六条 文号管理：各部门发文必须先向总裁办公室申请发文文号，发文文号规范如下：
1) 以公司名义发文：中xx司字 年 号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文；
2) 以总裁办公室名义发文：中xx管字 年 号，此文号用于涉及总裁办公室业务的发文；
3) 以人力资源部名义发文：中xx人字 年 号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文；
4) 以资金财务部名义发文：中xx财务字 年 号，此文号用于涉及资金财务部业务的发文；
5) 以投资管理部名义发文：中xx投资字 年 号，此文号用于涉及投资管理部业务的发文；
6) 以审计监察部名义发文：中xx监字 年 号，此文号用于涉及审计监察部业务的发文；
7) 以投资银行部名义发文：中xx投行字 年 号，此文号用于涉及投资银行部业务的发文；
8) 以资产管理部名义发文：中xx资产字 年 号，此文号用于涉及资产管理部业务的发文；
9) 以研究发展部名义发文：中xx研字 年 号，此文号用于涉及研究发展部业务的发文； 10) 11) 12)
以党委名义发文：中国xx党字 年 号； 以工会名义发文：中国xx工字 年 号。
公司文号顺序以年为单位从001号开始，公司及各部门采用大排序的方式编号。
13)
各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。
第七条 发文种类：
1) 请示：请上级指示和批准。
2) 报告：向上级机关汇报工作，反映情况。
3) 指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 4) 批复：答复请示事项。
5) 通知：传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要
知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项。 6) 决定：对某些问题或者重大行动作出安排。
7) 函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项。
8) 会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的。 第八条 发文格式：采有B5号纸，横排。
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
文件抬头：中国xx投资集团有限公司文件，红字。 文号：加黑宋体小四号字。 主送单位及标题：加黑宋体四号字。 正文：仿宋小四号字，1倍半行距。 单位印章：红色公司章。 日期：加黑宋体四号字，用大写。 抄报、抄送、存档：宋体四号字。
第九条 草拟公文应注意以下事项：
1) 2) 3) 4)
内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。 反映情况要客观，实事求是。
文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。 人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第十条 发文程序：
1) 发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首先到总裁办公室申请文号，并填写发文登记表。
2) 各部门发文前，首先由部门经理及主管总裁审核，后交由需会签的部门，由会签部门经理签字确认后，交总裁审批。
3) 总裁审批后，由总裁办公室秘书负责盖章及形成正式文件下发。
文件发送与签收程序：
第十一条
1)
公司本部采用书面签收发式，总裁办公室秘书直接将文件交各部门经理，由部门经理在文件发文单上签收。
2) 对公司所属公司发文，首先由秘书以传真方式发送文件，然后采用邮寄方式递送文件原件，各公司于每月25日，将收到的公司文件，以书面形式签收，再将签收单邮寄回公司，由秘书备案。若属紧急事务，需立刻知悉各公司是否收到文件，秘书需在传真中注明，各公司收到传真后，应立刻以传真形式签收，并由秘书在发文单中注明。
3) 在北京的部门及公司，紧急文件以传真方式，一般文件以递送方式，各公司在文件发文单中签收。若由本公司人员代交，需在发文单中注明。
第十二条
1) 2) 3)
发文的判行权限：
以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。 加盖公司章的发文：应送呈总裁判行。
若因紧急事务，总裁不在的情况下，可由公司主管行政的副总裁代为判行，但须经总裁补签。
4) 以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门主管总裁判行。
传真发文管理：公司传真由前台负责，公司所有传真必须在前台登记，未登记的传真，前台有权拒绝发送，且可视为未经公司认可的文件。
第十三条
第十四条 收文：公司收文由前台负责，发往公司的各类文件均由前台进行登记，公司人员若代为公司传送文件，也应首先将文件交与前台，由前台登记。
第十五条
1)
收文管理程序：
公文处理：公司的所有收文必须登记，并注明公文转移的去向。前台将公文登记后，交总裁办公室秘书，由秘书根据公文内容向各部门及有关领导分发。若秘书不能判明，由总裁办公室主任决定。秘书须将文件内容、收到时间、去向予以登记，如需存档，秘书要立刻办理文件存档手续。
2) 信函处理：
?指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，
应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回前台依公文处理。
?指名总裁助理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交回前台依公文办
理。
3）图书期刊处理：当日的期刊报纸，由前台放于阅报处，公司员工可自由取阅，但员工应在阅后及时放回原处，如需摘要，需采用复印的形式。专业性的报纸期刊，由前台每月25日整理一次，统一交秘书存档。 4） 5） 第十六条
1)
声像材料的处理；所有声像材料交由秘书处理。
传真、电报处理：传真、电报视同公文，依公文原则办理。 收文处理要点
遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，秘书应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。
2) 为利文书处理并达到分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门经理核阅批办，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。
第十七条
1)
前台及秘书收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员。
2) 经办人员的处理期限。
? 急件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。
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