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一、办公自动化系统概述
当今世界已进入信息时代，浩繁信息的获取、处理、存贮和利用已成为社会管理必要手 段。一个国家的经济现代化，取决于管理现代化和决策科学化。办公自动化(Ｏffice Ａuto mation，OA)是构成智能大厦的重要组成部分。它是一门综合了计算机、通信、文秘等多种 技术的新型学科，是办公方式的一次革命，也是当代信息社会所要求的必然产物，它也使物业管理的手段发生了革命性的变化。
(一)办公自动化的形成和发展。
办公自动化(OＡ)的含义很容易与工厂自动化(FA)的概 念等同而造成误解。工厂生产的自动化，使产量增加，质量得到保证，但是工人的劳动却变得更为简单。办公室中的信息搜 集、资料处理尽量采用机械化，仍然有许多工作要有人参与才能最后得到确定信息的价值。因此，办公室自动化可以认为是人们产生价值更高的信息的一种辅助手 段。
自从１９５０年发明计算机以来，专家们认为只有少数计算机能满足社会需要而且只能 用于行政机关和重要部门，主要是在复杂数学分析中发挥作用，但不久人们就认识到，许多大单位既可在各业务部门内部之间，也可在与用户和供应商之间利用计算 机优势提高其时效 性、精确性和信息量。
办公自动化(OＡ)的形成和发展，最根本的原因是社会生产 的发展要求生产关系和上层建筑之间的关系。具体地说，就是由于社会生产自动化水平提高，生产活动所需信息量加大 ，企业管理人员增加，如何迅速准确地选择信息、保存信息、检查信息、传输信息就十分重要。在办公室事务管理的信息中，有数据、文字、图像、声音等信息，而 且处理不同信息形 式的各种办公设备还要单独使用。建立办公自动化系统，就可以有效地提高办公效率。同时，将促进办公体制的改革和发展，使管理系统更加科学、合理。可以实现 精简机构和改进工 作方法，并有利于办公人员的学习和培训，提高业务能力。由于微电子技术的发展和进步，特别是微型计算机技术应用的发展，促进和改变着人们从事工作和生活的 习惯，使得办公室 得以普遍使用计算机系统，特别是与办公室有关的个人计算机和工作站系统的发展，使办公自动化系统的实现有了可靠的物质基础和技术基础。可以认为，办公自动 化是一门新兴的综 合学科，是当代信息社会的产物。 (二)办公自动化管理的概念和任务。
办公自动化的含义有多种解释，有人认为用文字处理机进行办公中的文字编排就是办公 自动化，也有人认为OＡ 就是实现无纸办公，这是狭义的OＡ。在目前比较一致的意见是将O Ａ定义为：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息 处理系统，其目的 是尽可能充分地利用信息资源，提高劳动生产率和工作质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定目标。即在办公室工作中，以微型计算机为中心，采用传真 机、复印机、打印机 、
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电子信箱(Ｅ-mail)等一系列现代化办公及通讯设备，全面、广泛、迅速收集、整理、加工、使用信息，为科学管理和科学决策提供服务。
办公自动化(OA)是一种用高新技术来支撑的，辅助办公的 先进手段，从它的业务性质来看主要有三项任务：１.事务处理(ＥＩectronic Data Ｐ
rocessing，简称ＥＤＰ)。处理办 公中大量繁琐的事务性工作，如发送通知、打印文件、汇总表格、组织会议等。将上述繁琐的事务交给机器来完成，以达到提高工作效率，节省人力的目的。２.信 息管理(Ｍｅssage Information System，简称ＭIS)。对信息流的控制管理是每个部门最本质的工作。OＡ是信 息管理的最佳手段，它把各项独立的事务处理通过信息交换和资源共享联系起来以获得准确、快捷、及时、优质的功效。３.辅助决策(简称ＤＤＳ)。决策是根据 预定目标做出的行动 决定，是高层次的管理工作。决策过程是一个提出问题、搜集资料、拟定方案、分析评价、最后选定等一系列活动环节。OA系统的建立，能自动地分析、采集信 息、提供各种优化方案 ，辅助决策者做出正确、迅速的决定。
(三)办公自动化管理的主要技术领域。
办公室自动化技术是一门综合性、跨学科的技术，它涉及计算机科学、通信科学、系统 工程学、人机工程学、控制论、经济学、社会心理学、人工智能等等，但人们通常把计算技术、通信技术、系统科学和行为科学称做OＡ的四大支柱。以科学为主导、系统科学为理论 、结合运用计算技术和通信技术来帮助人们完成办公室的工作，实现办公自动化。 １.系统设计。
办公室自动化系统的应用，经过较长时间的发展，已不是对一些办公设备的随意凑合使 用，而是根据一定的要求，作有计划的系统设计。所谓办公系统的层次，就是对办公机构中各层次、职能方式的假设。它能简单明确地反映系统中各层次的职能，准 确地描述各个层次 所具有的特性，借助模型勾画出办公系统的主要轮廓界线。对一个ＯＡ系统建立模型的研究有特殊的意义，它有助于设计并实现一个结构完整的系统。 ２.行为科学和人机工程。
传统的办公室工作完全是由人来实现的。为了能有效地替代人处理办公事务，首先必须 研究使用机器进行办公室管理的体制，对办公体系划分层次和模拟人的办公方式，这种利用计算机系统模拟人类工作行为的科学称为行为科学。它属于一种软科学范 畴。在以人为主要 替代对象的办公室自动化技术中，行为科学起着主导地位。只能在充分研究人类办公活动的行为科学的前提下，才能使办公室自动化系统切实有效地替代人们的办公 行为。
在办公自动化体系中，大量的办公事务由机器执行，但操作、指挥它的还是人，要使人 和机器设备之间有密切的界面关系，使人们方便、习惯于操作机器，这就要研究ＯＡ系统中的人机界面(包括各种设备的操作性能、外形、操作面板、
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结构特点、使用维护习惯等)，并 寻找改进人机界面关系的方法。这些都属于人机工程学的内容。 ３.通信技术。
对于办公室自动化系统来说，局域网络LAN通信是一种很重 要的通信手段。近年来，美国和西欧１00多家公司定型生产了不少局域网络系统，这类产品所用的信息传送媒介有双绞 线、同轴电缆、光缆及电磁波等，拓扑结构主要有总线和环路两种。信息传送控制方式主要有检测载波侦听多点送取(CSＭA/ＣＤ)和令牌传递(Token Ｐassing)等种。通信速度有64千 比特／秒(kbit/s)，１～100兆比特／秒(Mbit/s)，距离在２km以内，主要用在中型的公司和事务机构作为连接一个单位的办公业务用，可实 现资源共享及电子邮件、电子广告、电子 会议等一系列新技术和新的办公体制，大大促进办公室自动化效能。
对于大型机构，可设立多个局域网，并可以有数字式专用程控电话交换机ＰABＸ系统、 LAN和ＰABＸ之间可以用网间通信处理机连接起来，LAN和ＰABＸ系统还可以分别和远程通信 网络相连接，从而构成范围更广泛的通信体系。 目前，OＡ系统通信技术正朝着分布处理方式发展，利用分布处理的计算机网络把分散的办公用计算机系统、局域网络系统、分散的终端设备、终端工作站以及大型主机等相互连 接成一个通信体系。 ４.计算技术。
电子计算机具有高速处理大量信息的能力，它是 否用于办公事务已成为实现办公室自动化的重要标志。近年来由于计算机系统的价格与性能比迅速降低，小型及微型机日益普及， 电子计算机尤其是微型机大量用于办公室自动化，如各种智能化终端设备、微机工作站、个人计算机等等。就计算机科学技术而言，除了要提供必要的硬件设备外， 更重要的是开发O Ａ软件，它是使系统能有效运行的重要保证，目前国外和公司的关键产品，其软件都有专人研究。如美国王安电脑公司推出的文字处理机，在文字处理软件方面至今 仍在不断改进，其 编辑命令已达100多种。OＡ系统的基本软件主要包括：操作系统(单机及网络环境下)，各种语言处理程序。
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办公自动化系统物业管理及实例分析
