高校学生电子档案建设的困境与发展途径探索
作者：冯香婷
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期
【摘要】目前我国高校学生电子档案建设还存在着许多困境，阻碍着高校的自身建设也影响着高校学生的信息记录和发展。找出高校学生电子档案建设的困境并不断探索其发展途径，是高校档案建设与管理者面临的最为迫切的任务。
【关键词】高校学生；电子档案建设；困境；发展途径
近年来，我国不断加强高等教育事业的发展，已取得较为显著的成就。截止2016年初，我国高校数量已多达2830余所，在校学生数量高居世界第一，近3560万人。面对如此庞大高校学生数量，高校档案建设的困难可见一斑。虽然我国教育部门在1989年就制定有《普通高等学校档案管理办法》，并于2008年对其进行修改和完善制定了《高等学校档案管理办法》，但由于高校数量多，管理水平参差不齐，学生数量庞大且生源复杂等，导致我国高校在档案尤其是电子档案建设方面面临许多困境，相比于发达国家来说，还很落后。
高校学生电子档案建设无论是对于社会稳定、高校发展，还是学生自身发展都有着重要意义。学生电子档案的建设打破了传统的纸质版档案建设，不仅可以杜绝学生信息丢失现象的发生，还可以提高学生信息的时效性，保证其真实性。通过高校学生电子档案的建立，校方可在学生入学时通过网络渠道及时了解学生入学时的组成情况、家庭条件等，从而进行各类奖助学金的审核评定。学生毕业走向社会，用人单位可通过电子档案查阅每个学生的情况，从而根据其在校期间的各种表现来进行评判，为学生提供合理的岗位，也为企业不断注入人才。因此，高校学生电子档案为用人单位选拔人才、对应聘毕业生定职定位提供重要参考依据。在大力践行社会主义核心价值观的今天，电子档案里的诚信档案更是高校学生未来前途的公证书。用人单位亟须通过电子档案对高校毕业生进行考察和鉴定。因此，高校亟需解除当前电子档案建设面临的一系列困境，不断探索电子档案建设发展途径，保证学生自身利益的同时，推动学校和社会的发展。
一、高校学生电子档案建设存在的困境
（一）高校学生档案建设管理者对电子档案建设的意识存在问题。我国高校电子档案建设的相关人员意识有待进一步提升。目前高校中出现了“重经营，缺教育”的现象，许多高校的领导者往往只注重如何获取更多的教育资金或者额外福利，而不是把学校的教育和管理放在首位，认为只要学校规模大了，学校有钱了，就能更好地发展。许多高校领导者不重视档案的建设和管理，认为电子档案建设就是把纸质版档案相关信息录入系统中，并且不断地更新学生档案信息即可，更别说创新电子档案管理方式和电子档案建设的监督管理了。对电子档案建设意识不足，会直接导致高校对电子档案建设投资的减少，使得档案建设管理缺位，阻碍电子档案建设的发展和高校的管理。
（二）高校学生电子档案建设缺乏专业人才以及相关硬件设施。我国高校学生电子档案建设较为落后的另一个重要的原因是缺乏专业管理和实践人才。目前我国几乎没有高校开设档案管理或者档案电子化建设类的专业，高校档案部门在进行人员招聘时，任人唯亲及走后门的现象较为严重，许多档案管理人员没经过专门的培训，而是根据以前工作人员的“指点”就上岗。一般档案馆的领导人员都是学校里面的老职工担任，他们虽有一定的工作经验，但其思想比较传统保守，不懂得电子档案建设的重要性和创新方式。另外，有些高校电子档案建设的硬件设
施如计算机、电子档案建设办公室、网络等配备不全，甚至没有专门的档案库房和档案系统。专业人才的缺乏和硬件设施的配备不到位，是高校学生电子档案建设面临的较为严重的困境。
（三）高校学生电子档案建设所采用的方式陈旧落后。高校学生的电子档案建设跟不上信息时代的发展，采用的方式是较为传统的将纸质版信息录入到高校电子档案系统中，往往采用人工录入，效率较低，内容涉及较少，信息覆盖不全，导致在后期调阅学生档案时所看到的信息失真。目前，高校有关学生档案仍然采取较高的保密级别，学生本人或者其他人员很难见到档案，这使得电子档案信息不能及时更新，企业及单位很难了解学生的具体情况，单位招聘时候仅仅只能凭一些表面的现象了解学生，容易造成招聘时的偏见，从而影响学生后期发展。电子档案建设方式的落后，不仅不能够推动学校档案建设的发展，还会给学校的管理带来麻烦，降低管理效率，影响学校和学生的发展。
二、高校学生电子档案建设发展途径探索
（一）提高高校学生电子档案建设相关人员意识。要提高高校学生电子档案建设相关人员意识，就必须先从高校领导层面着手。教育部门应规定各高校领导层定期进行有关电子档案建设的会议，由教育部门和国家档案局相关人员主持会议，让高校领导者意识到高校学生电子档案建设的重要性，并且将任务落到实处。然后，高校内不断加强有关电子档案建设的学习，形成相关理念。高校领导者要定期听取档案馆管理人员档案建设工作的汇报，找出存在的问题，积极讨论并解决。还要通过海报、问卷调查、知识竞答以及电子档案建设征文等系列活动来做好电子档案建设的宣传工作，使得全校师生以及工作人员都意识到电子档案建设的重要性。
（二）引进高校电子档案建设复合型人才，打造专业化建设管理队伍。目前我国高校没有开设的有关档案信息化建设的专业课程，因此，高校在进行档案建设人员招聘时要严格把关，要看重那些在高校中学习过档案管理、人力资源管理的优秀人才，在招聘后要进行专门档案知识培训以及电脑知识培训，从而培养出集管理、专业知识、计算机技术以及信息化知识为一体的专业型人才。在进行电子档案建设时要人员分工明确，计算机技术人员、信息管理人员以及档案内容分析人员要相互配合，确保工作顺利进行。只有打造出专业化的建设管理队伍，高校学生电子档案建设才能走出困境。同时，高校要加大对档案建设的投资，确保电子档案建设的硬件设施齐全，可从学校的建设资金中适当提取相关经费或与企业合作研究来获得电子档案建设资金，为高校电子档案建设奠定物质基础。
（三）与时俱进，不断创新高校学生电子档案建设及管理方式。进行电子档案建设要与时俱进，不断引进现代科技手段来创新方式。在如今微时代的大环境下，电子档案建设必须朝该方向发展。如借助微信等网络工具及时获取学生每天的动向以及其心理或情绪波动等相关情况，通过识别有用内容，纳入相应电子档案系统。同样，学生也可以借助该平台及时地了解自己档案的新增内容，并通过留言、扫描上传材料等方式将档案中缺少的信息反馈给电子档案管理部门。通过对高校学生生涯成长和发展有价值的各种记录，实现档案信息的时效性，提高学生自我管理能力。另外还可通过一定科技手段对档案进行解密，电子档案信息共享不仅可以让企业了解学生情况、招聘优秀人才，还避免学生盲目投递简历，双方寻找合适目标，提高档案的利用率，实现学校、用人单位、学生三方共赢。
（四）加强电子档案建设的监督管理。首先，高校要完善档案建设的规章制度，根据学校发展现状对电子档案建设各环节做出合理的规定，确保电子档案建设工作能够合理地展开，明确各人员的责任。其次，各地教育部门要对高校学生电子档案建设工作进行定期检查，或者由高校领导者定期进行汇报，听取意见和建议后进行整改。最后，高校领导人员要对档案馆的各项工作进行检查，确保各项工作规范开展，对在电子档案建设中做出贡献或者提出建设性意见的人员进行相应的奖励。
三、结语
高校是培养人才的地方，人才的信息对于其之后的发展至关重要，故而在大数据时代下高校应通过各种方式不断加强学生电子档案的建设，为学生自身发展奠定基础的同时也推动高校的发展，也为实现中华民族伟大复兴这一中国梦做出应有的贡献。
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高校学生电子档案建设的困境与发展途径探索
