青岛华泰企业集团 HT-ADM-006
华泰企业集团档案管理制度
第一条 总则
1. 根据《中华人民共和国档案法》的规定，为加强集团公司档案资料的管理工作，增强公司档案的实用性和有效性，更好地为集团经营管理服务，特制订本规定。 2. 集团档案指各公司、系统、部门在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。
3. 集团档案工作坚持集中统一管理原则，档案的所有权归集团，集团档案工作的 主管部门是集团行政人事部档案管理室。
4. 统一档案管理，分级保存，集团档案由集团行政人事部和各公司、系统、部门 档案负责人分级集中统一管理。任何个人不得毁损或将集团的档案材料据为己有,没有归档价值的公文，经过鉴别批准后方可销毁。 第二条 归档管理
目的：为更好地规范公司档案，促进档案信息资源的利用，便于对档案的保护，对涉及公司相关的原始资料做到集中统一管理。现就各部门中属归档公司档案室范围的材料、信息、资料等做如下规定： 1 合同、协议类；
1.1各子公司对外签订的合同书、协议书等原件和电子版等相关资料，在双方盖章后送往相关档案管理处归档。
1.2各部门代表公司办理的各项证件、荣誉证书等相关资料，送往档案管理处归档 1.3各部门召开的会议、座谈、年终总结及举办的有意义的活动等，应写出详细的书面材料，会议记录（包括时间、地点、人员、中心内容、照片等）送往档案管理处归档。
1.4各公司、系统、部门收到的上级机关、政府部门下发的文件、传真、会议通知执法文书等，在有关领导阅批后送交档案管理处归档。
1.5部门领导外出参加各种会议所带回的相关文件，及购买的相关资料、书籍送交行政人事部归档。
1.6集团对外做的广告、宣传、策划等资料、图片，送交档案管理处归档。 1.7财务的各种帐簿、凭证、年度审计报告书、评估报告书及公司年度经营计划、
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年度财务报告等。
2.各部门应归档材料明细：
2.1行政人事部是公司档案的主管部门，公司档案按照部门、档案性质进行分类管理。
2.2公司档案按部门和档案内容进行分类和保管，主要有： 保 管 部 门 财务部 人事档案：劳动合同、员工登记表、员工招聘 登记表、学历证明、奖励处分、劳动保险增减变动表等（详情参见人事档案管理规定） 行政人事部 日常文件档案：各公司来文、管理文件、通知、 信函、传真、会议记录、各项规章制度、公司购买的各种图书资料 其他档案：低值易耗品、办公用品等台帐、领用记录，公司车辆行车记录、加油记录、维修记录， 汽车销售档案：销售合同书、协议书、汽车入 库单、值班记录、汽车手续档案、业务卡片、营业部 各种汽车图片资料、汽车销售统计表 售后服务档案：客户档案、售后服务卡、零部 件管理档案、维修设备、仪器管理档案、维修工具档案、各种统计表 √ 各公司做好归档,管理部随时进行抽查 土建工程、钢结构、空调工程、装潢工程、玻置业 璃幕墙、绿化等图纸资料，工程预决算、施工材料明细
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文件类型 3年 5年 长期 会计凭证、会计帐薄、会计报表、会计文件 √ 保存年限 提交上级管理部时间 半年一次 √ 半年一次 √ √ 半年一次 √ √ √ 半年一次 青岛华泰企业集团 HT-ADM-006
2.2.1日常发放的文件须及时通知上级管理部门并做好归档。
2.2.2公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、十和次年的一月份为公司档案资料归档期。
2.2.3归档前要检查归档文件材料是否完整有序，如有短缺，应追查归入，保持 文件材料之间的历史联系。 第三条 档案的管理及查阅权限
1. 鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合 集团实际情况进行。
2. 集团档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是： 2.1 反映集团主要职能和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；
2.2 反映集团一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为5年；
2.3 对集团及各企业在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期 限为3年以内。
2.4 档案的鉴定要在集团公司档案部门领导下进行，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定小组由集团行政人事部分管领导、专业技术人员和档案负责人组成。 每次鉴定要写出档案鉴定报告，由鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。 2.5 销毁档案必须严格掌握，销毁前要造具清册。提出销毁报告，报经集团分管领导审批。未经批准同意，任何部门和个人都不能任意处置和销毁集团的档案。 2.6 档案资料借阅
2.6.1 各部门因工作原因，借阅档案需填写《档案借阅、复印审批表》（见附件一）经保管部门经理批准。查阅人事档案请参见人事档案管理规定。 2.6.2 跨公司借阅档案，需经当店总经理审批，才能借阅。
2.6.3 原则上借阅为现场查阅。特殊情况下，可带走，但借阅时间不能超过3天。 借阅档案未经允许禁止私自篡改、销毁，如有违反，按照公司奖惩管理规定予以处理。
2.6.4借阅完毕，归还的时候，档案保管部门经检查档案是否完整无缺，确认无误后在《档案借阅、复印审批表》上登记归还日期。
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2.6.5凡外出工作和离职的本单位人员，外出和离职前须归还所借档案，否则不予办理有关手续
第四条 附件
1. HT-ADM-006-01《档案借阅、复印审批表》
第五条 附则
1.本制度由集团行政人事部门负责拟定或修改，报董事会批准后执行。 2.本制度自颁布之日起生效。 3.本制度由集团行政人事部负责解释。
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档案借阅、复印审批表
档案号 使用部门： 保管部门： 档案所属公司总经理意见： 用途：
名 称 借阅日期： 归还时间： 密 级 使用方式 使用人： 保管人： 保管部门经理批示：
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