13. 售楼软件系统管理制度
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目的和范围： 为了科学、准确及时记录、反馈销售信息，减少因人为过失及 监管漏洞而给公司带来的损失，提高公司的工作效率，规范使用售楼远程管 理系统及明确使用软件的工作职责和操作程序，特制定本制度。 职责：
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2.1 系统管理员（财务部）
2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4
负责建立新项目、用户帐户及权限设置，屏蔽项目初始资料 负责变更操作：按批件变更项目资料 负责系统监控操作
负责系统的维护、更新和完善
2.2 经营销售部
2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4
负责按批件进行特殊预留操作 负责初始资料及核定产权面积的录入
负责楼盘和预留楼盘的定购工作、定购的变更操作 负责催收定金，并向财务部报送解除定购协议客户清单 办理延迟签约批准单
2.2.5 负责办理签约手续并提供相关优惠批件，负责未签约客户的跟 踪及反馈，2.2.6 负责合同审核操作， 已审核合同的更改操作及审核， 退房操作及 退房款
的报批。
2.2.7 负责合同监证、按揭收件送审并进行电脑登记。
2.2.8 负责发送交房通知书并进行电脑登记，负责接楼申请及审核操 作，通知财
务接楼应收相关费用， 特殊接楼通知书的送审和尾款的 催收。
2.2.9 负责发送办理产权通知书并进行电脑登记， 通知财务办理产权应 收相关
费用，并签定补充合同。
2.2.10 负责会员积分申请的录入。 2.3 财务计统部
2.3.1 2.3.2 2.3.3
负责项目初始资料的审核
负责恶意预留的通报，反馈未及时签约情况 收取楼款、相关费用及相关变更款并开具相应票据
2.3.4 负责合同及变更合同的复核， 票据的换发工作， 退款的审核及支 付
2.3.5 2.3.6 2.3.7
负责确定按揭送审银行及协调、跟踪工作 负责复核办理接楼、产权相关费用，收取接楼尾款
负责接楼确认单复核，负责发出特殊接楼催款通知书给经营部
2.3.8 负责核定面积增减款的复核、 补充合同的审核， 开具购房发票并 进行电脑登记 2.3.9
负责会员积分兑换审核
2.3.10 负责违约客户楼款的催收， 将恶意违约客户清单送总经室律师处 理。 2.4 总经室
2.4.1 2.4.2
负责合同、变更合同、补充合同的审核操作，盖章 负责恶意违约客户的法律处理
2.5 各部门及人员负责正确使用软件及保密工作。 3
程序
3.1 初始设置管理
3.1.1 新项目开盘前 3 天内，经营部应通知系统管理员新建一个楼盘项 目，同时提供一份经营
部操作人员名单， 由系统管理员建立用户账 号。
3.1.2 经营部根据楼号、 层次、单元、建筑面积等建立新项目楼盘详细 资料：将公司已批准的
项目销售价目表、 正常折扣标准等有关要素 录入售楼软件；
3.1.3 经营部录入公司评审通过的商品房买卖合同套打样本。
3.1.4 财务部根据批准后的销售价目表原件进行核对， 核实无误后， 即 由系统管理员进行屏
蔽初始资料，只允许查看。
3.1.5 因设计施工变更或公司销售策略变更需要调整楼盘销售资料和 销售价格时， 由经营销售
部填写申请单报经批准后， 系统管理员根 据批准单日期调整原价目表， 批准之后成交的楼盘以调整后新价目 表为准。
3.1.6 权限管理
各操作员按总经理批准后的权限、工作职责范围进行操作，各操作 员权限一览表如下：
部 门 操作人员 预 疋 疋 签 留 购 购 约 更 改 签 签约 盖 按揭 按揭 监 接 约 审核 早 收件 复核 证 楼 更 改 接 产 产 收 对 复 票 楼 权 权 款 账 核 据 复 复 核 核 总经室 总经理 副总经理 盖章经办 V V V V V 经营销 售部 销售经理 V V V V V V 销售副经理 销售主任 销售业务员 按揭经办 V V V V V V V V V V V V 监证经办 V 产权经办 V 接楼经办 财务计 统部 财务总监 V V V V V V V 销售会计主任 V V V V V 销售会计 V 收款员
V V V 所有操作权限人均有查询权限，通过查询环节进行操作
3.2预留管理
预留是指由有权限的相关人员按口令录入，
电脑根据设定的预留天数进
行保留，暂不对外销售，超过预留天数后，电脑将自动取消预留登记， 转作未售楼盘，供自由销售。
3.2.1 因特殊需要或公司销售政策安排需预留较长时间的，应形成书面 文件报经总经理同意，
批准后由经营部进行特别预留操作。
3.2.2 因公司关系需要或销售现场需要，应进行临时预留的，由相关权 限人员直接按照各自口令录入预留客户姓名、
联系电话。预留时限
如下图: 权限人 总经理 副总经理 财务总监 销售经 理 销售副经理 销售主任
预留天数 30 20 7 7 5 1 323 相关权限人员及销售主任应催促客户及时办理正式认购手续，预 留楼盘的认购工作由销
售主任操作，当实际成交对象与预留登记不 符时，销售主任应先告知相关预留权限人员，征得同意后才能变更。
324 项目开盘第一周，预留统一由销售经理操作。
3.3定购管理
3.3.1 录入定购协议：与客户签订定购协议时，置业顾问应将相关信息 及时录入到售楼软件
中。
3.3.2 交纳定金：置业顾问持定购协议文本，带客户到收款员处交纳定 金，经收款员确认后，
才完成定购操作。
3.3.3 对于已定购但未按协议规定交纳定金的客户，电脑在 12小时内 自动取消定购，转作未
售楼盘。
3.3.4 根据已定购未交足定金的客户清单，置业顾问应及时调查，认为 需保留协议的应有书面说明原因并催促客户及时补足定金， 协议或退房的，及时报送清单给财务部，进行取消定购 操作。
需解除 没收定金
3.3.5 更名：在规定签约时限之前，客户提出更名或换房申请要求的， 由销售主任进行更名或
换房操作，同时置业顾问持客户申请书、新 旧定购协议书、原楼款收据带客户到收款员处换发收据， 收款员根 据电脑通知更名清单，办理客户换发收据的手续，才完成更名操作。
3.3.6 定购退房申请：在规定签约时限之前，客户提出退房申请要求，
由销售主任按照协议规定允许退房的条款进行退房操作，并填写退 房款申请单上报财务总监批准，销售会计根据批准单和电脑通知退 房清单办理客户退款手续，才完成退房操作。
3.4签约管理
项目具备签约条件时，置业顾问应及时催促已交定金未签约的客户办理 签约手续。
3.4.1 正常签约的普通客户：置业顾问详细录入合同条款要素及客户信 息。
3.4.2 优惠客户签约：属于公司关系户的，申请人应及时填写“购房优 惠批示单”，详细填写
优惠折扣、优惠原因等，并按规定程序送公 司审批。置业顾问根据已批准的“购房优惠批示单”详细录入优惠
单内容、合同条款要素及客户信息。购房优惠批示单原件应送交财 务部存档。
343 未及时签约的客户：销售主任根据电脑未签约清单进行调查， 属 于特殊关系需延长签约时间的客户，销售部应将延迟签约（超过 1
个月）客户清单报经公司总经理批准，批准单送财务部存档。
3.5合同审核管理
合同的审核由经营部销售主任及经理对签约合同及时进行审核， 务销售主任及总监进行复核，并完成电脑签字确认工作。
完成审核
销售主任及经理 ------- ?
再由财
完成复核
会计主任及总监-
完成电脑签
字
个工作日内 个工作日内 2
（属于优惠折扣合同，收到优惠批示单原件 1天内，财务完成复核）
2
3.5.1 所有审核通过的合同电脑将自动列入已审核清单， 经营销售部在 1个工作日内将合同送
往总经室秘书盖章，以便及时办理合同监证。
3.5.2 合同更改：对于已审核的合同客户又提出申请更名、 合同条款，由置业顾问提出合同更改并详细填写更改内容， 电脑自动列入已审核清单代替原合同。
换房等其他
电脑将 如合同
其自动转入再更改未审核清单，经合同审核、复核人员同意更改后， 完成电脑签字确认，审核、复核人员不同意更改，不做电脑签字确认，电脑仍以已审核 原合同为准。
3.5.3 申请退房：对于已审核的合同客户又提出退房申请， 和电脑通知退房清单办理客户退房手续。
置业顾问填
写退房申请单报经公司批准，批准后由销售主任进行退房操作， 财 务部根据退房批准单
3.6盖章监证管理
3.6.1 3.6.2
公司公章管理人员根据销售合同与电脑上列入已审核清单合同
内容进行核对，确认无误后方能盖章，同时对已盖章合同电脑签字 确认。 经营部监证经办人员应在合同盖章及收到现金交款单后
2天内
将合同送到交易中心办理合同监证，并将送交时间进行电脑登记； 对于已监证好的合同，应将合同监证时间、登记编号进行电脑登记。
3.7按揭管理
3.7.1
对于选择按揭付款方式的客户，电脑将自动列入申请按揭客户清
单，置业顾问按合同规定时间及时收取按揭材料、出具材料收取证 明单，并进行电脑登记。
3.7.2 销售按揭经办对置业顾问送交的客户按揭材料进行复核， 并在电 脑上进行登记。 如果
送交的材料不齐全或不符合规定， 按揭经办将 不做审核。直到资料齐全为止。
3.7.3 由按揭经办根据已审核材料及已监证合同的清单作出送审银行 决定，按揭经办根据财务
部安排， 及时将贷款申请材料送交银行审 核并进行电脑登记，并及时跟踪了解。
3.7.4 对于银行已通过审核的客户，按揭经办及时通知客户前往签字， 并将合同送交易所办理
抵押监证， 办妥抵押监证后， 在电脑上进行 登记。
3.7.5 对于已完成抵押登记的贷款合同，财务部应负责催促银行放款， 财务部对银行放款的楼
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