试论人事档案信息化在疾病预防控制中心管理中的应用
作者：杜晓梅
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期
【摘要】疾病预防控制中心作为公共的社会机构，主要起着为人民服务、保障人民健康的作用。而有效的人事档案信息，是疾病预防控制中心调节人力关系，及时处理公共卫生突发事件的基础。只有根据有效的人事档案信息，疾病预防控制中心才有可能及时、准确地为专业人员提供相应的设备，帮助专业人员更好的处理突发问题。
【关键词】人事档案；信息化；疾病预防控制中心；管理；应用
一、人事档案信息化的必要性
（一）保障了人事信息资源的共享。人事档案的信息化，是指将人事档案信息以编辑的方式录入网络存储系统，通过疾病预防控制中心的信息管理平台，建立成一个标准、有序、安全快捷的数据库，使得各部门、各机构都可以享受人事资源信息，达到资源利用最大化，减少不必要的烦琐程序。
（二）提高了档案管理的效率。根据传统的人事档案收集模式，人事档案信息，多是由人工分类、编辑、记录之后存档。因此，大量的纸质档案不仅需要地方放置，还需要大量的人力资源进行处理，这样的模式已经无法适应现如今高效的管理模式了。实现人事档案的信息化，通过计算机软件对档案信息进行加工和处理，解放大量的人力资源去处理其他事情，达到人力资源利用最大化。其次，人事档案的信息化，为日后疾病预防控制中心的信息查询提供了便利，不再需要动用大量的人力去翻找、查阅纸质档案，只需要在电脑存储中，检索自己所需要的信息即可，这样既可以有效地提高人事档案信息的利用率，又可以提高人事档案信息建立的使用价值。
（三）对人力资源配置实现了优化。将人事档案进行信息优化，通过数据处理，使得人事信息可以通过数据被直观的表现，直接地表现出疾病预防控制中心每一个人员的专业素质能力，包括年龄构成、知识水平、学历水平、专业情况等方面。这样直观的表现，有利于以后对于人力资源的优化，将专业的人才用在专业的地方，充分利用其长处。档案的信息化，有利于直接展现出疾病预防控制中心机构在该市、该省级的水平层次，帮助相关的工作人员认识自身的不足，从而利于决策层科学、高效地决策。
二、人事档案信息化的现状
（一）忽视了人事档案的信息化建设。就疾病预防控制中心的管理阶层而言，决策者多是以处理公共卫生事件，相关疾病预防为工作重心，从而忽视了人事档案的信息化建设，使得人员的管理模式仍然处于传统模式，在不适应新的经济发展要求的同时，也导致了人员的闲置，资源的浪费。
（二）对于人事档案信息管理缺乏专业性。由于进行人事档案信息化建设的时间较短，疾病预防控制中心的经验不足，管理人事档案信息的专业素养不够。所以很容易导致中心在人事档案信息录入之后，缺乏专业的分析，那一串串的数据仅仅只是表面存在，并不能被实际性的运用于疾病预防控制中心的日常工作中。而又因为管理档案信息系统的人员专业知识缺乏，导致无法完全掌握档案系统软件操作。
（三）专业处理人事档案信息软件的缺乏。就目前为止，各单位的人事档案信息系统多由其单位自行开发的信息系统软件，由于该系统的开发缺乏专业的计算机人才，且在开发之前缺乏大量的调研工作，使得大多数的档案信息系统管理软件都只具有部分管理功能，且工作面单一，处理不全面，利用率极低。这种缺陷在处理公共突发事件表现得尤为明显，当公共卫生事件发生之时，系统不能及时地调出相关信息帮助决策者进行处理。
（四）人事档案信息系统利用率低。因为人事档案信息系统自身存在的缺陷性，使得它的利用率极低，在大多数时候，仍然是依据传统的处理模式，仰仗人工处理。在人事档案信息系统的处理方面，也多是收集资料、整理资料、存储和查询资料等这几个部分组成。至今为止，各单位部门并没有形成自觉利用人事档案信息系统帮助分析，处理，决策的习惯。也正是因为人事档案信息系统在实际工作中极低的利用率，其很难形成动态的管理模式，也限制了其自身的改革创新。
三、解决人事档案信息化问题的措施
（一）加强对人事档案信息化建设的重视，培养专业人才。如今是一个信息化时代，人事档案信息化的建设将会影响到疾病预防控制中心未来的发展，因此，需要疾病预防控制中心的高层人员提高对于人事档案信息化建设的重视，督促中心建立一套完备的人事档案信息化体系，由上而下，增加各部门各工作人员对于人事档案信息化建设的意识。甚至做到定期对相关人事档案管理人员进行培训，提高管理人员的专业水平，增强管理人员的计算机操作技能，从而保障对人事档案信息的高效管理。
（二）建造一个合理科学的人事档案信息化平台。在重视人事档案信息化建设的前提之下，疾病预防控制中心可向国家申请专项资金，帮助聘请专业的计算机软件开发公司，结合自身的特点，开发专门的人事档案信息管理软件，并配合专业的处理人员，努力构造一个合理的、科学的人事档案信息化平台，充分发挥人事档案信息的服务功能，利用专业的信息分析数据来实现人事档案的动态化管理。
（三）提高人事档案信息系统的利用率。人事档案信息系统本就是为疾病预防控制中心提供服务而建造的，它的存在是为了疾病预防控制中心可以更高效科学的工作。在日常工作中，应该努力地提高对于人事档案信息的利用率，习惯通过人事档案系统提供的表格、图画和定期的综合报告来帮助自己分析和处理事情。当然这也需要人事部门对于档案系统进行合理科学的处理分类，这样才有可能使得人事档案更简洁直观。
总而言之，人事档案信息化的建设对于疾病预防控制中心是十分重要的，其如何利用将会直接影响到疾病预防控制中心未来的发展。
【参考文献】
[1]江克松.医院人力资源管理信息化浅析[M].中国保健营养,2012.
[2]李欣.事业单位人事档案信息化建设的思考[M].管理与财富,2009.
试论人事档案信息化在疾病预防控制中心管理中的应用
