BUSINESS ENGLISH WRITING 商务英语写作
第一章 名片的撰写
山东省济南市燕山机电贸易有限公司
刘跃进
出口八部副经理
地址：山东省济南市历下区二环东路888号 电话：0531-66666666 邮编：250014 传真：0531-88888888 电子邮箱：abc@bigbiz.com 手机：18888889999
Liu Yuejin Deputy Manager No.8 Export Department
Yanshan Mechanical & Electronic Products Trading Co.,Ltd.
No.888 Erhuan DongLu Rd Tel: 0531-66666666 Lixia District, Ji’nan Fax: 0531-88888888
Shandong Province Email: abc@bigbiz.com 250014 P.R. China Mobile: 18888889999
基本规范
1。汉语拼音方案拼音，不得按照方言来拼写人名，也不得意译。邓小平 不能翻译成 Deng Small Flat
2。姓在前，名在后。邓小平 Deng Xiaoping, 姚明Yao Ming 3。姓和名首字母大写。Hu Jintao
4。为避免误会，名可以加单引号区别。如李建国：Li Jian’guo 因为 Li Jianguo 可能会被误认为：Li Jiang’uo 或者 Li Ji’an’guo
部门名称的写法
1。Department 可以简写为Dept. 但是注意后面一定有个点。
2。Department 可以写为 Section/Division
3. 注意区别基数词和序数词。基数词用语名称、标牌、名录、地址等，序数词用于叙述文字，即由完整的句子构成的一段话和一篇文章。此只适用于名称中。 因此，不能写作 No. 8th Export Department.
4。书面写作中多用基数词，但是可以读作序数词。 职称/职务
1。应遵循英语国家惯例。
2。职称职务应当使用单词或短语
3。不用介词或介词短语，不要写成句子 4。不用冠词
企业名称 1。山东省济南市燕山机电贸易公司中山东省济南市非企业名称：英文中不写。如Ford Motor Company,不是US Ford Motor Company,但是我们中文都说美国福特汽车公司，美国非公司名称一部分。
2。英语名称的建议写法：Yanshan Mechanical & Electronic Products Trading Co., Ltd. 前面专有部分，后面 Co.,Ltd.为通名部分。 地址地名
1。省与市是两个部分，各做一个单词对待
2。大写第一个字母，且一般只大写第一个字母 3。拼音形式，不可意译。（不可：East of Mountain Province) 4。按照英文习惯，先小后大。 5。有些词需加分隔，有的不需。（Weifang, Ji’ning，Laiwu, Beijing,Shanghai, xi’an) 邮政编码
1。邮政编码是地址的一部分，因此要在地址部分，不要放在其他地方，如不能和手机号放在一起。
2。英语中邮编不单独成行，在省与国家之间。 如：Shandong Province 250014 P.R. China 或两行形式：Shandong Province 250014 P.R. China
第二章 请柬、贺卡、信封 格式
第一行：主人姓名
第二行：request the pleasure/honor of your company或 request the honor of your presence 等 第三行：客人的姓名 第四行：company at….
第五行：日期，包括星期、月、日 第六行：钟点
第七行：地点 注意
1。姓名要全写，前加Mr. and Mrs. 或者 Dr. and Mrs. 或者His Excellency Mr. 等称呼。 2。时间用单词，不能用阿拉伯数字。 3。联系电话一般写在右下方。
4。着装要求一般写在左下方或右下方 贺卡
是重要的社交手段。
功能：沟通感情、加深友谊、消除误解
西方国家使用贺卡：频率高、场合多、数量大。
节日：圣诞节、新年、复活节、感恩节、母亲节、送贺卡表示祝愿、庆贺和问候。 特殊的日子：生日、婚礼、周年，也送贺卡致意。 商店里面现成的很多，可选购！
信封
公司一般有自己的版式风格（house style):
指的是页面设计、信封尺寸、标点符合等方面特点鲜明。 第三章 文本分析（上） 标题问题
动词：asking, opening. 汉语喜欢用动词，但是英语喜欢用名词。所以asking 在这里做动名词，语法上没有错，但是语用学上不可以。 日期问题
汉语的函件，日期在后，英文大都在正文的前面。 大小写问题
题目中的第一个单词和重要单词都要大写第一个字母。 meeting-room 应该大写Meeting-room 或者Meeting Room. Dear director 也应该大写第一个字母Director. 语义问题
语义指的是你所说的话的含义。因此：Meeting-room 可以的，也可以Conference Room 中式英语问题
以上问题很多都是中式英语，即英语写法停留在字面翻译上。假如这样的英语就是英语写作，我们就不用学习了，上网或用个软件翻译一下即可。 语法问题
To look forward to 中的to 不能省略。 称呼和落款问题
上司一般是知道姓名的，应当使用姓名，至少使用姓，如Dear Mr. Smith或者Dear Mr. John Smith.
第四章 文本分析（下）
写作是个“主观”的问题：同一个意思可以有多样的表达方式，对同一种表达方式，读者也会提出不同的看法。因此：打分和评论，目的是剖析常见问题，知道自己的位置和水平，可能并不准确，只是老师个人的看法，你当了老师，你可以有另外的标准。 列夫，托尔斯泰《安娜·卡列琳娜》有句名言：幸福的家庭都是相似的，不幸的家庭却各有各的不幸。 造句：对的和好的写作都是相似的，差的和错的写作却各有各的问题。
A=错。有一堆英文字，但没有信息流，或者本质上失误。老板看到后眉头紧皱、青筋突出、满面怒气，或者高深莫测的笑脸。(2~4/10) B=差。老板至少看了两遍，困惑，盼着你解释一番，或者自个儿想半天到底什么意思。(3~5/10) C=对。老板全神贯注的看，不需要你解释;老板不太专注的看：你业务还可以，英语不行，翻译可以，写作不行，他知道你知道，他明白你不明白。(5~7/10)
D=对而且好。老板看你写的东西时候或者打着盹，或者吃着饭，或者聊着天，或者想着他的。。。，都能看明白。(8~10/10)
第五章致 辞
? 致辞也叫“致词”、“祝词”等，是在举行仪式等许多交往场合各方负责人发表的礼节
性讲话。
? 东道主一方作的致词可以有：欢迎词、欢送词、祝贺词等等
? 客人一方作的致词可以有：告别辞、答谢词、哀悼词等等
? 还有：开幕词、闭幕词、就职典礼辞、招待会祝酒辞、奠基词、开业揭幕词等等。 ? 一般而言，致辞由标题、日期、称谓和正文组成：
? 标题：表明祝词的类别：如就职演说、开幕词、祝酒辞 ? 日期：在标题的下面隔一行中央注明日期
? 称谓：常见的有：Mr. President Distinguished Guests Ladies and Gentlemen ? 正文：致词的主体，有许多固定的套语，需要注意场合
? 注意：标题和日期可以省略，在书面上要写出来，目的是便于查询和复制。 常用语句：欢迎辞
? Allow me to give our warm welcome to our distinguished guest.
? It is my special pleasure to welcome our new staff member, John, who has come here
from Canada.
? I would like to express to all of you here my sincere welcome.
? I would like to welcome you once again, and from today, let us begin to work together. ? I am very happy that you have come all the way from the United States to visit our
company. We are very proud and honored to have a distinguished group of guests such as you to our company. ? I want to extend my warmest welcome to all of you, and sincerely hope that your visit
here will be worthwhile and meaningful.
? On behalf of my colleagues and the company, I wish to warmly welcome your visit to our
research department
常用语句：欢送辞
? Today we gather here to have a send-off meeting, as Tom, our good friend, is going to
leave for his homeland tomorrow. ? We thank him for his wonderful work and kind help. ? His visit here is a great success.
? Wish you a pleasant journey and good health. ? We are very sad to say goodbye to Mr. Jones. ? We enjoyed every minute that we worked with you. 常用语句：答谢辞
? I’d like to express our deepest thanks to you for the warm welcome on behalf of our
company.
? Words cannot express how grateful I am to you all. I am truly honored by the kindness and attention you have shown me today.
? I wish, first of all, to thank my host and hostess for inviting me this Christmas dinner. ? I feel very pleased to attend your reception and have the opportunity to talk with all the
friends here , and thank you for your nice welcome. ? I feel very much honored to have this opportunity to meet so many people like you. ? Allow me to thank all of you for your kind invitation and pleasant company for this fruitful visit.
? I avail myself of this opportunity to say thanks to you all. 常用语句：开幕词
? I am delighted to be here to open the International Export and Import Fair.
? It is my great honor to declare the commencement of the The 11th China International Industrial Automation & Instruments Exhibition (IAIE) here in Ji’nan.
? In this most beautiful spring season, We welcome in Ji’nan the opening of China International Exhibition for Low Carbon and Hot Heater.
常用语句：祝酒辞
? I’d like to propose a toast to Sir Run Run Shaw on his hundredth birthday. ? Now please raise your glasses and drink a toast to the health of our distinguished guest to the success of your current visit. to our long-time friendship.
第六章 祝 贺 信
? 祝贺信是向收件人表示庆贺的信函。
? 每逢业务伙伴个人职务晋升、工作调动、企业产品开发成功、产品上市、分店开张、迁往新址等等，若不能亲自前往捧场，写信祝贺！
? 因此，贺信是人们维持关系、增进友谊、联络感情、促进交往的常见形式。 ? 主题明确：应当突出对方成就，让对方高兴 ? 评价得当：避免一味吹捧，不要言过其实 ? 行文规范：称谓恰当、语言精练、篇幅简短 ? 情感真挚：表现真诚的喜悦，致以衷心的祝福
常用语句
? I’d like to add my congratulations to the chorus of congratulations from all side.
? I would like to add my congratulations to the may you must be receiving on your promotions.
? We congratulate you, our proud supervisor, on your promotion to President.
? Everybody in the office joins me in sending congratulations on your new rank.
? Congratulations, Mr. Clinton! All of us rejoice in this celebration of your promotion to the service manager.
? It is with great pleasure that we send our congratulations and best wishes on the occasion of your being appointed as Vice President.
? I am so glad to hear of your winning the Award of the Most Dedicated Employee.
? It is with the greatest pleasure that I offer you my sincere congratulations on your winning
the Salesman of the Year.
? The news of your company being awarded the Most Successful Enterprise make very happy.
? It is wonderful to know that you have achieved the goal you set for yourself. ? We wish we could be with you to share the occasion.
? Congratulations on the completion and opening of a new office.
? I’d like to extend my utmost congratulations on your company and to all its executives
and staff members. ? May I join in the chorus of congratulations to you on behalf of my colleagues. ? It is a well deserved recognition of your excellent work in the past two decades.
? We would like to take this opportunity to thank you for these past five years of fine workmanship and company loyalty.
? Congratulations on your outstanding performance during our commodity sales exhibition. 第七章 慰 问 信
? 慰问信是向收件人表示关怀、慰问的信函，是人们维持关系、增进友谊、联络感情、
促进交往的常见方式之一。
? 在有关单位或个人遭受水灾、车祸等灾难、或者个人遇到生病等不幸事件，我们往
往需要写一封慰问信，向受害人表示安慰、问候、鼓励。 ? 慰问信可以以个人名义寄出，也可以以机构的名义。 ? 应当简短、切忌冗长 ? 措辞严谨、不要滥用词藻 ? 内容充实、感情真实 ? 语气乐观、不宜情绪低沉 常用语句
? I was sorry to learn of your illness.
商务英语写作课程复习材料
