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5、会议期间任何人的通讯工具应予关闭或调至静音，不得在会场接听电话。
五、会议记录
1、会议由行政中心或行政部安排专人进行记录，会议记录须使用专用记录本。
2、会议记录人员会后要立即撰写会议纪要，应于会议当天或会后一天内完成。
3、会议纪要由会议主持人审核，分别交与会人员会签，与会人员须在一天内会签完毕，反馈给行政中心或行政部，行政中心或行政部按照会签意见进行修改，报会议主持人签发后，分别发至与会人员。
六、议定事项的催办和反馈
1、会议议定事项由行政中心或行政部按照会议纪要分解到相关部门落实办理。
2、行政中心或行政部指定专人负责议定事项的督办、催办并收集办理情况。
3、会议议定事项必须在规定时间内向有关领导反馈办理情况，如没有在规定时间内完成要说明情况。
4、重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。
5、同类会议召开前，应先检查上次会议议定事项的落实及办理情况。 七、会议文件的管理
1、会议纪要及有关文件，应按照档案管理的要求妥善保管，建立严格的查阅制度。
2、凡需查阅当年会议记录的，应由行政中心或行政部批准。
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3、每年年底前，行政中心或行政部应将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理的规定进行查阅。
第二章 集团总部与项目公司工作流程管理制度
为进一步规范管理流程，确保各项目运作顺畅，沟通及时，特制订本制度。
1、集团实行以项目为首的管理制度，集团总部对项目公司只作专业性支持，项目公司实行执行董事负责制，由执行董事全面负责。
2、集团执行董事、集团常务董事和集团总经理就分管的集团各管理中心进行直接业务管理，各中心的作用是就本身专业内容提出相关意见和建议，协助集团领导作出决策。
3、集团领导就各自分管管理中心的工作决策、指示、指令，须直接下达到项目公司执行董事，由项目公司执行董事负责各项工作的具体落实，不得越级下达给各个项目公司的具体部门或个人。
4、项目公司执行董事负责本公司各部门的日常管理，项目公司各部门负责人对项目执行董事负责。
5、集团领导、各管理中心可以就其分管领域的某些具体问题向项目公司相关部门或人员了解情况，也可就其分管领域的工作进行专业指导、检查或监督执行效果，但不得直接下达指令，干扰项目公司工作程序。
6、集团各分管领导应确保对所分管各管理中心工作的垂直领导，若对其它集团领导所分管工作有任何建议应直接向对方提出，不得直接对其所分管的管理中心下达指令。
7、关于集团总部和各项目公司协调事宜，每月必须召开联席会议加以解决，如有意见分歧，应共同协商，详细讨论，以期达成一致；如分歧严重导
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致意见无法统一时，须报请董事长裁决。重大决策事项亦须同时向董事长汇报、请示（详见会议管理制度）。
第三章 例会及工作计划管理制度
为贯彻落实公司工作计划，检查各部门及员工工作情况，考核评价各部门及员工的工作质量及效率，特制订本制度。
一、项目公司月度例会
由项目公司执行董事主持召开，主要内容包括：通报项目公司当月工作，总结评价项目进展及计划执行情况，针对工作中存在的问题提出改进措施，安排部署下月工作任务，讨论确定月度工作计划等。与会人员包括各项目公司执行董事、项目公司各部门负责人。会议时间为每月23日前。
二、月度工作计划报告
1、工作计划报告应以概括性的文字表述月度工作项目、执行情况以及相应的工作实绩，涉及需量化表示的工作项目内容须有统计数据。
2、项目公司月度工作计划的形成
（1）各部门提交工作计划报告前，应汇集业务统计数据，并召集本部门员工对上个月工作进行总结，围绕公司年度目标的实现，拟制月度工作计划。
（2）各部门须于每月22日前完成本部门当月工作计划执行情况及下月工作计划的组织、编制，并根据管理要求客观地作出考核评价，于月度例会召开前提交行政部转执行董事审核。
（3）每月月度工作会议形成的会议纪要，即为各部门调整工作计划的依据，会后各部门须按会议要求对拟制的月度工作计划进行修订。
（4）修订后的工作计划报告报集团领导审核、调整、批准后下达执行。 3、集团月度工作计划的形成
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（1）各管理中心于每月23日前召集本部门员工对上个月工作进行总结，围绕公司年度目标，拟制月度工作计划。
（2）各管理中心拟定的工作计划，于当月月度例会召开前报送各自的分管领导审核、批准。
（3）各管理中心按照领导审核后的意见对工作计划进行修订和调整。 （4）各管理中心修订后的工作计划，会同各项目公司工作计划，共同形成集团公司月度工作计划。
（5）经集团批准后的月度工作计划，即为集团公司当月的工作指南和考核依据，须严格贯彻执行。 三、周例会及周计划
1、为确保月度计划的科学、合理，实现计划性和灵活性的统一，集团及项目公司各部门，应实行周例会制度，制订周计划，针对月度计划列出的各项工作任务，进行分解和落实。
2、周例会作为月度例会的基础，每周末由各部门负责人组织本部门人员召开，也可根据本部门实际情况自行决定何时召开。
3、周计划作为月度计划的重要组成部分，各部门负责人须于每周末按时拟制，内容包括上周本部门工作完成情况、工作中存在的问题、未完成工作的原因及下周主要工作任务和安排，周计划可不必每周上报，但每月提报月度计划时应作为月度计划的附件同时提报，缺一不可。
4、周例会的召开及周计划的制定，应围绕月度例会和月度计划的主要内容展开，不应偏离月度工作目标。
第四章 公文管理制度
为加强公司文件管理，规范流转运作，保障发文统一，提高公文处理的
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效率和质量，特制定本制度。
一、适用范围
适用于集团公司、各项目公司与外单位、政府有关部门的往来文书(包括党政公文、信函、传真、电报等)、集团内各部门、集团公司和项目公司之间的所有往来文书、公司与各成员企业的往来文书等。
二、公文分类
1、任命：适用于人员的任免和嘉奖。
2、决议：适用于股东会、董事会讨论后做出的重要决定事项。 3、决定：适用于集团、各项目公司对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销某些不适当的决定事项。
4、通知：适用于传达各类需周知或者执行的事项或批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文。
5、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。 6、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况等。
7、请示：适用于向上级部门请求批示、批准或向上级部门请示并要求回复。
8、批复：适用于上级部门答复下级部门的请示事项。
9、会议纪要：适用于记录、传达会议议定事项和主要精神并要求有关部门共同遵守执行。
10、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
11、函：适用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作或向有关主管部门询问和答复问题。 三、行文职责及权限
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香港联盛集团行政人事管理制度
