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部门: 任务号: 销售部 TY—SM—SOP—09 实行者职称: 经理 任务的题目: 签订协议流程(1) 需要使用的工具: 效益/质量标准: 做什么 签订 协议 流程图 制定协议文本 怎么做 上报酒店 上报集团 上报审法室 调整 旅行社 根据客户类型分别界定客户类型 商务公司、政府结构 网络公司 正常协议价 确定价格 特殊协议价 制作协议 双方签字 一式二份 向协议单位提供 挂帐申请表 由财务部审核其 资质,决定挂帐安排 协议文本存档,在腾云系统中输入有关资料 财务部、销售部定期对 协议单位进行信用考核 协议到期联系续签 修订 (注:上图中虚线部分仅适用于提出挂帐申请的客户) 起草者:销售部经理 职称:
签字/日期: 批准者:总经理 职称: 签字/日期:
标准操作程序 部门: 任务号: 销售部 TY—SM—SOP—10 实行者职称: 经理 任务的题目: 签订协议流程(2) 需要使用的工具: 效益/质量标准: 做什么 签订协 议流程 说明 怎么做 签订协议是酒店向客户承诺的优惠价格的表现形式,也是销售部一项重要的工作,客户可以通过签订协议与酒店建立一个长期的友好合作的关系,签订协议要确保酒店执行协议中所承诺给客户的每一细节,销售人员要注意落实协议中的内容,要确保高效、及时地交给客户。基程序如下: (1)经过销售访问或应对方的要求,根据该客户的性质,分别界定旅行社、商务公司、政府机构和网络公司等。 (2)根据其公司的性质,以及酒店的价格政策,确定客户可以享有的价格,以及相关的优惠政策。 (3)与客户进行面谈或电话交谈,向客户详细讲述酒店有关的设施,客房、餐饮、娱乐、会议等情况,并与客人进行友好的协商之后,在合乎酒店价格政策的情况下,与客人达成口头协议。 (4)如果客人不认同酒店的价格时,销售人员必须经过分析其客源情况,做出正确的判断后,向部门领导申请特殊价格。 (5)正常协议价格或特殊协议价格获得批准后,立即将客户的有关资料交给秘书打印一式两份的协议书。所提供人资料应包括:客户所在单位的名称、联系电话、传真、联系人、单位性质、签订协议的价格等。 (6)协议打印完成后交销售部经理签字认可,再由文员盖合同章。 (7)文员将制作完成的协议登记并输入酒店资料管理系统,交给原销售人员办理。 (8)销售人员及时通知客户协议制作完成,可用以下方式与对方签署协议:传真、邮寄、或直接拜访客户。 (9)客户在协议上签字盖章后,由文员将协议复印两份,一份给前厅部,一份给销售部存入相关有档案中,原件给财务部,前厅部和财务部在接收时签字认可。 (10)向客户提供《挂帐申请表》,并由财务部考核其挂帐申请,给予其相关信用安排。 (11)财务部、销售部定期联合对客户的信誉、帐务情况进行复核,从而决定是否增加或取消有关信用安排。协议签订后,当协议到期一个月以前销售人员应与客户及时联系续签协议。 起草者:销售部经理 职称: 签字/日期: 批准者:总经理 职称: 签字/日期:
标准操作程序 部门: 任务号: 销售部 TY—SM—SOP—11 实行者职称: 经理 任务的题目: 会议协调和接待工作流程(1) 需要使用的工具: 效益/质量标准: 做什么 会议协 调和接 待工作 流程图 : 拓展相关业务 怎么做 “腾云”中的客史资料 积极开发潜在客户 联系会议业务 同行业会议信息 其他信息来源 根据客户需要 合理配置酒店资源 改善准备工 作 签定会议协议 客房安排 餐饮安排 会议前的准备工作 会场、娱乐等安排 改善服务工作 费用处理、签单安排 下发工作单 酒店各部门协调 会议报到工作安排 会议期间的服务工作 调整工作单 结帐 会议结束时的服务工作 会议总结 送客 客户回访 预测客户未来需求 相关单位总标准操作程序
部门: 任务号: 销售部 TY—SM—SOP—12 实行者职称: 经理 任务的题目: 会议协调和接待工作流程(2) 需要使用的工具: 效益/质量标准: 做什么 会议协调和 接待工作流 程说明 怎么做 会议协调和接待是根据选择在酒店内举办的会议的旅行社、商务公司等单位的要求,对其会议团体住房、用餐、开会、娱乐等项目进行协助,并将各部门的工作连接起来的工作。会议接待和协调要确保会议各环节衔接,要确保会议安排没有重大失误,确保会议中出现问题能及时解决,确保会议结帐工作顺利进行,其操作程序如下: (1) 会议的前期准备 ① 接到会议的有关预订或信息后,销售人员应在了解和分析其价格承受能力之后,立即向客户报价。 ② 不断跟进和及时与客户联系,了解客户对报价、会议安排方面的决策。紧紧抓住时机,不断地让客户意识到销售人员的诚意和积极争取会议的态度。 (2) 获得会议的预订后,应立即落实会议举行的有关细节:房间安排、用餐安排、会议场地安排、娱乐安排等一系列的事宜。根据落实的会议细节,拟写备忘录,并分发给相关部门。 ①会议涉及客人签单问题,销售员应提前书面通知各部门 (3) ② 外地或信誉较差的客户,应在会议开始前,应要求其提前支付定金如客人有接送机要求,应落实客人名单,安排接送机的车辆,要特别注意因酒店离机场较远,需预留足够的时间。 (4) 提早将会议的预订单发给有关部门,并注意跟进更改信息的及时传递(用下单的方式)。 (5) 客人到店当天安排足够的车辆接机,并安排专门的销售人员和行李员在机场接机,如果是外租车辆,要提前一天检查车辆的所有营运证件是否齐全,车辆的状况是否良好。 起草者:销售部经理 职称: 签字/日期: 批准者:总经理 职称: 签字/日期:
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