XXX公司
会议管理制度
一、目的
为规范公司会议管理，确保工作沟通，提高公司管理水平，特制定本制度。 二、职责
（一）综合管理部负责会议管理。
（二）会务工作主要由综合管理部承办，其他部门主办或召集的会议，综合管理部予以协助。 （三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由综合管理部记录、整理、分发、立卷、存档。
三、会议分类 （一） 公司班子会
1、主持与记录：总经理主持召开，总经理秘书记录会议内容，会议纪要应在会后两个工作日内由总经理签批，综合管理部下发到与会人员处。
2、时间：每周一下午14:30。特殊原因需要延期召开的由总经理秘书提前通知与会人员。 3、地点：总经理办公室，特殊原因需更换地点的由 总经理秘书提前通知与会人员。 4、参加人员：总监及以上级别。由于请假，出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理请假说明。
5、会议内容：公司近期重点工作讨论，安排。 （二） 中层以上例会
1、主持与记录：总经理主持召开，总经理秘书做会议记录与纪要，会议纪要在会后两个工作日内由总经理签批，下发到相关人员处。
2、召开时间：约半个月召开一次。 3、会议地点：创新园一楼会议室
4、参会人员：公司各部门负责人及以上主管领导
5、会议内容：各部门近期工作汇报；分管领导工作安排；重要问题探讨；各部门之间工作协调。
（三） 公司专题会议
1、主持与记录：总经理主持，总经理秘书做会议记录与纪要。总经理未列席会议时，由分管副总经理，总经理秘书或者主管副总指定人记录。会议纪要在会后两个工作日内由总经理签批，下发到相关人员处。
2、时间、地点：根据具体情况，会议时间应该由主持人或者委派专人通知与会相关人员， 3、参加人员：会议内容所能涉及的公司员工。由于请假，出差等特殊原因不能参加会议的，应提前向会议发起人请假说明。
4、会议内容： 4.1 专项工作计划 4.2 进展情况汇报；
4.3 商讨、解决工作推展过程遇到的问题； 4.4 明确下一步工作方向及工作安排； （四） 临时会议
1、主持与记录：会议发起人或委托他人负责通知与会人员；如总经理主持，由总经理秘书通知与会人员并进行会议记录。
2、时间、地点：具体由会议发起人确定，主持人或者委托他人通知与会人员。
3、与会人员：由会议发起人确定。由于出差等特殊原因不能参加的，应提前向会议发起人说明情况。
4、会议内容：根据会议需求确定。 四、会议召开 （一） 会议安排：
1、凡公司已列入计划的会议，如需改期，组织部门应提前2天报综合管理部调整会议计划， 2、各部门工作例会不得安排在公司层面各种会议同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
3、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，部门参会者要及时传达会议内容，确保会议的各项工作按时保质完成。
（二） 会议的准备：
1、需要使用会议设备的，应提前和设备负责人沟通，提前做好投影设备连接调试工作； 2、会议之前，根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 3、特别重大会议，应由综合管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： 3．1 会议议程安排。应提前报交公司领导或主要参会者； 3．2 会议资料准备。如需分发应在入场前登记分发； 3．3 会议场所布置； 3．4 会议服务人员的安排；
3．5 会议签到； 3．6 会后事项安排。
3．7 会议需要留存资料的应提前通知企宣专员做好拍照、摄像工作。 （三） 会议的召开： 1、会议目的明确。
2、按照会议需要，会议通知者要告诉与会人员会前准备的事项。 3、与会者发言要言简意骇、目的明确、紧扣主题。
4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
5、会议记录者必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，特别重大的会议应提前准备好录音笔。
6、公司层面会议的会议纪要由总经理秘书负责整理并总经理审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由分管副总审阅签发并提交综合管理部存档。
7、重要议题须提前通过领导班子会讨论形成意见方可在中层管理会上做出决定；
8、会议结束后综合管理部或其它会议组织部门将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由专人负责，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。
（四）、会议纪律
1、与会者应严格遵守会议时间，提前5分钟到达会场签到。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员统计到会情况。
2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为静音或震动状态。会议期间，所有与会人员不得翻看报纸杂志、听音乐、玩手机等做与会议无关的动作。
3、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，一经会议决议之事，应按期完成。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，在提出问题的同时提交对该问题的解决方案。
此制度由发布之日起实施，最终解释权属XXXXX公司综合管理部。
公司会议管理制度
