浅析“互联网+”环境下档案管理工作
作者：张晓东
来源：《办公室业务（下半月）》 2024年第9期
文/滨州市城市建设服务中心 张晓东
【摘要】本文首先探讨了“互联网+”环境下档案管理的主要内容，其次对“互联网+”环境下档案管理中出现的各种问题进行了介绍，最后则结合“互联网+”环境下档案管理的现状，提出了相应的优化解决措施。
【关键词】“互联网+”；档案管理工作；环境特征
随着互联网信息技术的快速发展，目前事业单位、企业都积极开展了相关于互联网信息技术背景下的档案管理工作，同时取得了一定的阶段性成果。为了进一步探讨“互联网+”环境下档案管理工作的优化策略，现就档案管理的基本内容与特征介绍如下。
一、“互联网+”环境下的档案管理基本特征
（一）信息化。信息化是现阶段与传统管理工作差异最大，主动融入信息技术管理模式的一种技术流程，同时也是“互联网+”环境下档案管理的主要特征之一。从客观上来看，通过信息化技术的融入，能够显著提升档案管理效率与科学性。一方面，信息化的管理能够避免由于人工管理中出现的问题与误区而导致的各种问题；另外一方面，信息化同样也在客观上促进了内部信息的共享，避免出现各种重复工作的问题，大大提升了工作的效率与适应性。
（二）专业化。在传统的档案管理模式当中，许多企业为了节约成本或者降低开支，选择兼职进行档案管理的模式，导致档案管理人员同时还需要接受其他类型的工作。在繁重的兼职工作过程中，档案管理人员经常会出现忙中出错的问题，严重影响了档案管理的效率。随着信息技术的快速发展，目前档案管理对于人员的数量要求急剧下降，许多单位仅需要数名档案管理人员就可以完成档案管理任务，还可以通过信息平台对信息进行共享、调取，供应其他部门的员工使用，从而有效提升了档案管理的效率与价值。
（三）安全化。安全化是档案管理的基本条件，同时也是互联网信息技术背景下最难以实现的目标之一。实际上，虽然信息技术的融入提升了档案管理的效率，同时也减少了管理的负担，提升了档案的综合利用水平，但是同样也会由此而引发安全管理方面的风险与问题。介于此，需要及时调整安全管理的模式，提升“互联网+”环境下档案管理的科学化、制度化，同时加强软硬件配置，进一步实现档案管理的安全化。
二、“互联网+”环境下档案管理存在的问题
（一）重视程度不高。随着互联网技术的快速发展，目前档案管理中融入信息技术理念逐渐成为行业的公式。但是，限于传统管理模式的影响与限制，许多企业对于档案管理依然存在认识不足的情况，特别是一部分高层领导认为档案管理工作并不能够为企业做出实际的效益，从而影响到单位档案管理人员的领导效果与指导作用，在自身的业务能力不足以及素质较低的情况下，档案管理人员的实际管理能力也十分有限，更谈不上实现档案管理技术的创新与发展。这样一来，不但导致档案管理工作本身容易陷入混乱，同时也导致单位内部管理混乱，档案的功能得不到有效扩充，最终影响了档案管理的价值。
（二）信息化管理建设水平不足。信息化时代实施信息管理是实现档案管理工作水平的必要条件。但是，由于许多事业单位与企业对于档案管理的认识程度不高，在进行内部档案的信
息化管理时缺乏有效投资，导致各项数字化管理技术与设备都得不到高效的应用。除此之外，队伍建设水平不高也是限制信息管理效率的重要原因之一。由于实施信息化过程中人员的专业素质参差不齐，许多人员都没有信息技术教育背景，对于信息化的操作内容不熟悉，也因此导致信息化管理的整体效果受到了不同程度的影响。
（三）档案安全管理能力不足。档案管理的安全性是档案管理中颇受重视的环节之一。实际上，目前我国的网络安全管理还存在许多漏洞，档案管理本身就属于安全敏感类型的行业之一，其对于档案管理的科学性、稳定性以及安全性都具有很高的要求，如果管理能力不足，软硬件建设水平不达标，可能会因此导致档案管理的实际效果受到不同程度的影响。除此之外，近些年来档案管理陆续出现了不少安全问题，包括信息被盗取、信息泄露甚至被破坏的情况，这也值得业内人士广泛重视。
三、“互联网+”环境下档案管理工作优化策略
（一）引进专业档案管理人员。“互联网+”背景下，档案管理人员需要更高的素质，不仅要具有丰富的理论性与针对性，还应同时掌握多种专业技能，如电子文件管理、科技档案管理、档案信息查询、档案安全管理，同时要具备终身学习的意识，不断提高档案管理的素质，提高对档案管理技术的敏感度。
（二）应用“互联网+”思维创新档案管理工作。首先，要对电子档案进行细致分类、归纳，便于档案的快速查询与检索，并建立完善的电子档案数据中心，提高档案利用效率。其次，要建立档案的网页管理，实现档案信息的网页服务，通过互联网对档案信息进行检索，并且当管理员登录时可以对档案信息进行在线编辑和修改，基于云计算的基础对档案管理网站进行构建能够提高档案管理的有效性。再次，要建立电子档案的自动上传及下载机制，这就需要将电子档案与档案管理网页进行有效连接，从而减少人工劳动力，降低出错率。最后，要开拓档案管理的在线服务，通过建立档案服务专栏，从而使档案需求者与档案管理服务人员针对性进行网上交流，快速实现档案资源的共享，为档案需求者提供便利服务。
（三）强化管理工作认识水平。强化管理工作是提升档案管理工作效率的必要条件。随着信息技术的发展，目前事业单位的高层管理者、决策者也必须认识到档案管理人员科学指导的价值与作用，通过不断强化档案管理人员的科学指导，树立正确的管理意识与档案管理责任，从而有效提升安全管理水平。在事业单位内部，应该形成档案管理技术的认识培训习惯，通过定期进行档案管理培训的方式来提升从业人员的认识水平，明确档案安全管理的重要性。值得注意的是，定期组织管理人员参与一些专业化的档案管理培训活动或者开展一些文化沙龙，同样有利于促进档案管理人员与其他部门之间的交流、沟通，这对于更好地完成档案管理工作，提升认识水平具有一定的促进效果。信息技术的特征决定了其对于操作者数字化、网络化操作具有一定的要求，所以需要针对性培养业务能力，更好地迎合并满足现代化的管理需要，这样才能够真正实现互联网档案资料安全管理目标。
（四）提升档案网络信息化建设质量。事业单位需要根据档案管理的需求与实际发展阶段制定相应的档案管理制度，通过切实落实各项管理活动，能够有效提升管理人员的管理效率。在提升网络化、信息化管理质量的过程中，要严格督促档案管理人员按照流程、制度进行规范化管理，严禁出现违规操作的情况。除此之外，在档案管理过程中，需要根据计算机设备的构建需求来组成防火墙，通过防火墙科学管理的方式来进一步完成档案的提取以及保存管理，有效提升管理的可靠性，防止出现信息被盗用或者遗漏、损坏的情况。在档案管理活动中，需要积极采取计算机保密技术对信息进行安全管控，重点做好档案资料的设置工作，通过设置成只读模式也可以避免出现批量复制的情况。有条件的还需要配备专用的服务器对档案进行备份保存，一些珍贵、机密的档案资料更需要进行单独管理，最大限度确保档案安全。
（五）加强档案信息安全管理。信息技术的快速发展给档案管理带来了便利的条件，但是也提出了新的未知的安全挑战。在这个过程中，事业单位可以采用云计算存储技术来实施档案管理。该管理模式的优势是可以有效提升各项档案资料的管理能力，避免单位的内部信息往来过程中出现不同的安全保密问题，从而有效提升安全级别。在进行安全级别的限制选择时，工作人员也可以选择更具有针对性的保密级别对档案进行分类管理，进一步提升安全性能。事业单位与企业单位还需要进一步强化内部的管理机制，通过档案管理系统的建设工作来提升管理的实际效果。作为内部的实际操作与管理者，一方面需要提升安全管理意识，进一步学习各种网络攻击的方式与防范策略，针对性进行防范；另一方面还需要构建科学、有效的防火墙，通过定期开展网络安全漏洞测试等方式来消除安全隐患带来的影响，最大限度保护档案管理的成果，确保信息的安全性与内容的稳定性。
四、总结
综上所述，“互联网+”环境下档案管理工作要想突出其优势，就必须意识到档案管理工作中的信息综合利用价值，通过强化对于工作的实际认识水平、提升档案网络信息化管理的整体管理质量，持续加强档案信息化安全制度保障，以此来拓展网络信息安全在档案管理中的适应性，为促进档案管理工作的顺利开展提供制度化的保障。
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浅析“互联网+”环境下档案管理工作
