定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
保存时间的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门档案保管期限，国家另有规定。
各机关在使用国家档案局制定的《文书档案保管期限表》时，不可机械套用，应当结合本机关的实际情况，编制出本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。 三、文书立卷的方法
1、根据文件的特征立卷。
根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。
“六个特征”立卷法
问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征。 将文件按这六个特征进行组卷，称为“六个特征”立卷法 （1）按问题特征立卷
①海滨市教委关于加强学生思想工作的指示；
②育才学校关于当前学生思想状况的调查报告； ③育才学校关于加强学生思想工作的决定。
共同特征：同一个问题 “关于学生思想工作”。 案卷的标题：《海滨市教委、育才学校关于学生思想工作的指示、调查报告、决定》。
问题特征是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。
关于处理某某贪污盗窃案件的文件材料
关于某工厂扩建购买设备问题的文件材料。
某大学关于评定老师业务职称问题的文件材料。 关于统战工作的文件材料 思考：
按问题特征立卷，在立卷工作中已经成为一种常用的、主要的立卷方法。有人主张立一事一卷的“小卷”。为什么在机关的实际立卷工作中，按问题特征立成的案卷占多数呢？
一是方便查调档案。
二是按问题特征立卷有很大的灵活性。 举例：
关于中小学教育问题的文件
市人民政府的文教办公室 立一个关于中小学教育问题的文件案卷。 市教育局
分立成人事调配、教学情况、学生思想教育、财务管理、勤工俭学活动等若干案卷 （2）按时间特征立卷。
时间特征是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。 现行机关的公文立卷，一般都是分开年度进行的，所立成的案卷也可以说都具有文件形成年度的特征。
按时间特征立卷，要正确划分文件的所属年度，这是立卷前需要解决的问题。
（3）按名称特征立卷。
《××地区九县 ( 市 ) 档案局工作计划》
文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。
人们通常将工作计划、总结报告、工作简报、会议记录、合同、统计报表等文件材料按名称特征立卷。
名称特征立卷的灵活运用
①在文件数量不多时，人们通常将名称相近和保存价值相近的文件合并立卷。 比如决定和决议，
条例、办法和章则，
指示、意见和带有指示性质的通知， 计划、安排、工作要点和规划，
报告、总结与工作情况等， 可以合并立卷。
②有的文件名称使用范围很广，有些文件虽然名称相同，但实际性质又有年所不同。
如， “通知”这一文种，既有政策性、指示性通知，又有一般事务性通知，它们的性质和作用不同，保存价值也不同，不宜合并在一起立卷。
（4）按作者特征立卷。
按作者特征立卷，就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。 《新港市工业局党委关于党风廉政责任制、干部年度考评的意见、实施细则》
注意
作者特征的灵活运用: 收文按上级机关
非隶属的有关机关 下级机关、平级机关等 文件作者类型分别立卷 （5）按地区特征立卷
按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起进行立卷的方法。
（6）按通讯者特征立卷
通讯者特征是指文件的收发或问答双方。 按通讯者特征立卷，就是将针对一个或几个问题双方机关的总的往来的文件，组合在一起进行立卷的方法。
如：《××区教育委员会关于招生工作与市教育委员会的往来文件》 《铁路局关于水陆联运问题与长航局的往来文件》
不能将通讯者特征与作者特征混合使用，二者有所不同。
2、“六个特征”在组卷时的灵活运用
在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学的可行办法。例如：
《中共××区委组织部1995年关于干部任免的通知》
这个案卷，就具有作者、时间、问题、文种四个特征。问题特征是主要的，其他三个特征是结合使用的。
结合运用责任者和问题特征立卷 结合运用责任者、时间、问题特征立卷 结合运用责任者、时间、问题、文种特征立卷 《中央电大2000年教师职称评定和聘任审批表》
《新港市第一机床厂2001年新产品研制的计划、总结、报告》 《新港市工业局关于整顿企业的计划、报告、通知、规定》
结合运用责任者、问题、文种特征立卷 结合运用通讯者、问题特征立卷
《 ××大学与××工厂关于新产品开发的往来文件》。 《××省劳动局关于劳动力调配的报告》
在机关的实际立卷工作中，对“六个特征”的使用频率也是不相同、不平衡的。问题、作者、名称三个特征比较常用，而地区、通讯者特征使用不多。 3、根据文件类型组卷
是针对文件材料的类型特点，采用的相应的组合案卷的方法
会议文件
多的一会数卷 少的一会一卷
如：《某市轻工局1993年轻工科技工作会议文件》
例行会议文件材料，分会议种类组成数卷，其中会议记录一本一卷。 如：《中共某县委常委会议记录》
统计报表、预（决）算、名册、凭证，党、团、工会、人事劳动部门开出的通知书、介绍信及其存根等材料，一般按同一名称、格式组成一卷或数卷。
如：《某县工业系统专业技术人员花名册》 《某市1990年财政收支情况统计报表》
工作计划、总结等文件，一般按时间、问题、文种等特征组卷 如：《某局1990的年工作计划》
非诉讼案件（纪检监察案件）材料。一个案件可组合成一卷；多的可分保管期限组成几卷，少的可同类案件合并组卷。 如：《某贪污案件材料》
人民来简报、刊物。可按名称数期组成一卷或一期组成一卷。
科研、生产、建设等管理工作中形成的图表和说明材料。可一个项目或一个项目不同阶段的材料组成一卷或数卷。
专业机关（单位）专业文件材料。如税务机关的税收征管文件材料、房地产部门的房地产文件材料可按针对的对象将文件材料组成一卷或数卷。如一个单位、一幢房子的文件材料分别组成一卷或数卷
4、适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。 信来访材料。可按反映的问题或作者或处理形式组卷。 注意：
立卷工作的承担者、组织形式和时间 注意一： 立卷归档的承担者
国家规定由文书部门立卷归档。采用分散立卷形式的单位，由文书部门和业务部门立卷归档。 组织形式：
集中立卷形式；分散立卷形式；集中与分散相结合形式
注意二：文书立卷的分工
分清文书立卷的范围，还要明确文书立卷的分工。
一般来说来，应该立卷归档的文件材料，应以本机关、本部门为主。原则上以什么名义发的文件就放在哪里立卷，是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里立卷。一般作如下处理：
（1）党委讨论决定而以机关行政名义制发的文件，划归行政办公室。 （2）业务部门起草而以机关行政名义制发的文件，划归业务部门。 （3）几个部门联合签署的发文，划归主办部门。 （4）综合性会议的文件材料 , 划归机关办公室。
（5）以机关名义召开的专业性会议文件材料 , 划归承办业务部门。
（6）上下级党政机关、单位发来的文件 , 划归承办的办公室或业务部门。 （7）上下级机关、单位业务部门之间往来的文件 , 划归对口的业务部门。 注意三： 立卷归档的时间
文书档案的文件材料的立卷时间在年终,即在第二年初将上一年的文件材料立卷。 文书档案的归档时间在第二年上半年,即6月底以前将案卷移交给档案室。 其它门类档案的文件材料的立卷归档时间另有规定。 第三节 文书立卷的准备工作（平时整理）
文书立卷工作不能等到一年终了才开始动手，而应该在当年工作进行的过程中，随时为立卷做好必要的准备。 事先编制好立卷类目； 做好平时归卷工作。
一、编制立卷类目（归卷类目）
立卷类目也称归卷类目、案卷类目。
立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。
机关文书处理部门应当在上年未，本年初拟制或修订本机关的立卷类目。
作用：
文书档案学教材(DOC 70页)【实用优质资料】
