文书档案学教材(DOC 70页)【实用优质资料】

归档，狭义的概念指文书部门将系统整理好的文件（案卷或案盒）定期移交给本单位档案室，以便集中保管。

在我国归档工作已成为一项制度，即通常所说的“归档制度”。 注意：

文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档以前是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。

、文件整理归档的范围

1、一般情况下整理归档文件范围

注意：是否与本单位工作有关；是否有保存价值。 上级来文

本单位形成的各种文件 下级报送的文件

其它文件 （不相隶属单位、平级单位等来文）

2、不归档的文件范围

未定稿的文件和一般性文件的历次修改稿

上级任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件 无查考利用价值的事务性、临时性文件 来访者的介绍信

非隶属单位发来的不需要办理的文件 重份文件

无特殊保存价值的信封 等

3、不同系统、不同单位应根据自身情况制定本单位的“文件归档范围”、“文件保存期限表”或“文件废弃规定” 注意：

确定文书整理归档的范围，应以国家档案局2006年12月18日，第8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》- （1987年12月颁发的《关于机关档案保管期限的规定和》 《机关文件材料归档和不归档的范围》 已废止 ）的基本思想为指导，结合本机关形成档案的实际情况来确定。 三、归档文件整理的步骤和方法 （一）编制分类方案类目

分类方案是文件整理归档的计划，是根据组织工作活动的规律，在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测每年可能形成的文件，按照文件整理的原则拟制出来的归档文件的类别和条目。

档案分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间和内容和形式等

方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

注意： 每年形成的文件材料只能组合成 10 个左右案卷的小单位 , 也可以不分类。 1、基本分类方法(分类的单一标准)。

现行机关常用的档案分类方法(分类的标准)

(1) 年度分类法

判定下述文件应分别归入哪一年度立卷。

注意：跨年度文件的立卷归属年 新的规定

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。 跨年度形成的会议文件归入闭幕年。 跨年度办理的文件归入办结年。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

P96旧的规定

①一般文件放在写成年来立卷。如果是年终写成，在第二年初批准、通过和发出的，则可放在批准和通过的年度立卷。

②对年度计划、总结、报表、预算、决算一类文件，由于它们的时间针对性很强，一般要放在针对年度来立卷。跨年度的或多年的计划，如五年计划、三年计划等，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，则放在最后的年度立卷。

③经过跨年度处理完毕的文件或案件，可放在办毕或结案的一年立卷。如第一年末来文到第二年年初才办完的，可以放在第二年度立卷。

④跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷。

⑤为某项工作或某次会议收集的有关文件材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度，而应放在使用的年度立卷。即作为附件、参考材料或会议印发的学习资料，应考虑与该项工作或该次会议的文件一起立卷。

⑥跨三年以上的工作、工程建设等形成的文件，如数量不多，可把从开始到结束的文件材料立在一起。数量大的，也可以分开年度立卷，但全部材料一般应集中在一起保管。

⑦转发或批转的文件，应按转发时间立卷；被批转的文件原件，在原件作者单位仍按原来文件的写成年度立卷。

⑧因工作需要临时设立的机构，存在时间不长，文件又比较少，工作虽跨年度，也可不分年度立卷，放在工作结束年度或工作活动的主要年度立卷。 2) 组织机构分类法

它是按机关内部的组织机构对档案分类。一个机关内部的每一个组织机构名称，就是档案的一个类名 。

适用于：

内部组织机构比较稳定、分工明确的机关。 主要用于对文书档案的分类。

注意：

①类别的顺序

如：按先党、工、团后行政，先综合性办公部门后专业部门，先主要部门后次要部门的方法排序。

②对跟几个机构都有关的文件材料确定归类范围。 (3) 问题分类法

它指按照档案 ( 文件材料 ) 内容所说明的问题 ( 事由、主题 ) 进行分类。

一般是参照内部机构的不同职能按问题分类。

若档案数量不太多 , 职能相近的内部机构的档案 ( 文件材 料 ) 可合并为一类问题。

若档案数量太多，可在各类下仍按问题设置属类。 适用于：

机构小，内部机构只有简单分工，各机构的职责范围界限划分不太清楚，工作常有交叉；

一些大中型机关的内部机构不稳定，变动频繁且较大。 主要用于对文书档案的分类。

（4）型号分类法，即按产品或设备的各类与型号来划分单位的产品档案或设备档案的类目。 （5）课题分类法，即按独立的研究课题（或称专题）来划分科研档案的类目。 （6）工程项目分类法，即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。

（7）专业性质分类法，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分档案的类目。 （8）档案形式分类法，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。 2. 复式分类法

一般机关大多采用复式分类法。复式分类法，指把两种以上基本分类法结合起来的分类方法。

《机关档案工作业务建设规范》第四条规定：“分类一般采用年度一组织机构（问题）进行分类。”

（1）年度－组织机构分类法 1985年 党办 纪检委…… l986年 党办 纪检委…… ………………

若各部门内档案数量大，可按组织机构或问题设置三级类目，多数机关采用“年度－机构－问题”复式分类法。

(2) 年度一问题分类法

3.结合保管期限的分类方法

文书档案，按照结合保管期限的复式分类方法进行分类。

“期限－年度”分类法

1985年 1985年 永久 1986年 长期 1986年 1985年

短期 1986年

“年度－期限－机构（或问题）”分类法 “期限－年度－机构（问题）”分类法

（二）初步整理 即平时整理。

（三）系统整理 立卷

按“件”整理 （四）归档

第二节 文书立卷的原则与方法 一、立卷的概念

立卷，是指将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

案卷，也称卷宗，是经过系统整理的具有共同特征、紧密联系的若干文件材料的组合体

立卷所组成的案卷是传统文书档案管理的基本保管单位和统计单位

凡是需要立卷的文件，必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

二、文书立卷的原则

文书立卷必须遵循的原则是： 保持文件之间的历史联系 便于保管和利用 区分保存价值

(一) 保持文件材料之间的有机联系 文件材料在内容特征方面的联系

文件材料在责任者或形成者特征方面的联系 文件材料在时间特征方面的联系

文件材料在文种、载体等形式特征方面的联系 文件材料的地区特征方面的联系 文件材料的通讯者特征方面的联系 (二) 便于保管和利用

分类整理文件材料进行立卷

案卷厚薄适度。最薄的案卷不宜少于 20 页 , 最厚的案卷不宜多于 200 页。 使用“互见法”

针对文件材料的特点立成“活卷”或“死卷”

（三）应当区分文件材料的保存价值

根据国家档案局1987年12月4日颁发的关于文书档案保管期限的规定，案卷应划分为永久、长期（16－50年）和短期（15年以下）保存三种保管期限。 文书档案保管期限表 (1987年） 7、本机关召开会议的文件材料

7.1本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料

7.1.1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久 7.1.2典型材料、代表发言、简报 长期 7.1.3小组会议记录、参考材料 短期

2006年新规定为永久和定期。定期为30年和10年。

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关机构房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。