陈琳：档案管理技能训练.机械工业出版社
孙淑扬、邱晓威：档案计算机管理教程.中国人民大学出版社 刘家真：电子文件管理理论与实践.科学出版社
第一章 文书处理工作
文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。
登记
收文登记簿
填写文件处理单
宏远电机股份公司公文处理单
交办公室主任拟办
宏远电机股份公司公文处理单
交王总批示
宏远电机股份公司公文处理单
将通知交信息中心李主任，请他负责办理（承办）。 5月10前催办一次
李主任会议后填好办理结果、日期和其他有关内容，和文件一起送回陈秘书 归档整理
取回后送机要室盖章 填写发文登记簿
发文登记簿
一、文书处理工作主要程序
收文程序：签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、查办、整理归档等程序。
发文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、整理归档等程序。
第二节 文书处理具体程序简介 一、签收
秘书在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点。
二、登记
文件登记是机关管理与保护文件的一种工具，用它记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。
收文和发文一般应分别进行登记，密件和平件应分开登记。
登记的形式有簿式、卡片式和联单式。簿式登记易于保存，是一种普遍使用的登记形式。 三、分发与传阅
分发是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员。 传阅指单份或份数不多的文件，需要经许多位领导人和部门阅知与处理时，由文书工作人员组织先后在他们中间传递和阅读工作
分发给本机关领导人和各部门的文件，均应履行签收手续。 注意：
传阅工作应以负责组织传阅的文书工作人员为中心点，各个阅文对象收退文件均应直接与组织传阅的文书人员联系，以利保密和安全。
传阅工作必须建立登记手续，阅文人应在阅读文件后签全名和签注时间。 四、拟办与批办
拟办是部门或承办人对于某份文件准备如何办理所提出的初步意见，以供机关领导人或有关负责人审核定夺。
拟办的意见，相当于一种请求或建议。 案例： 拟办者
“来文内容违背ⅩⅩ文件精神，不宜批准。 刘 Ⅹ Ⅹ ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日” “此件提法不妥，建议慎重处理。王 Ⅹ Ⅹ ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请Ⅹ Ⅹ处再了解一下。刘 Ⅹ Ⅹ ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。” 程序性拟办与实质性拟办
“请Ⅹ Ⅹ 同志阅。 张Ⅹ Ⅹ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请Ⅹ Ⅹ处再了解一下。刘 Ⅹ Ⅹ ， Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
拟办多由具体的承办人、秘书部门负责人、业务部门的负责人承担。 拟办的意见应写在“文书处理单”上。 批办是机关领导人或部门负责人，就某份文件应如何处理，对有关承办部门或承办人所作出的批示意见。
批办意见宜写在“文书处理单”上。 批办这一程序，在次序安排上有两种： 一是先批办后交承办人承办 一是先由承办人拟办，然后批办
五、催办、查办 文件的催办、查办工作指的是对于需要办复的文件，根据缓急情况和承办时限的要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误。 六、发文审核与签发
审核（核稿）是由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发作好准备。
审核是文书处理的关键环节之一，也叫做“把口”或“把关”。 （一）审核要做到“六查”：
1.查是否需要行文，以什么名义行文，是否符合行文规则要求； 注意：行文制度的基本规则
分清隶属关系，领导与被领导关系。
党、政、工、青、妇等不同系统机关之间，无论级别如何悬殊，都是不相隶属关系。
行文关系，是发文机关与收文机关之间依据组织辖属和职权范围而形成的关系。 根据系统和级别两个因素可以把社会各机关间形形色色的行文关系归结为三类：
隶属：领导与被领导，指导与被指导，决定因素就是同一系统的不同级别。 平级：同一系统相同级别；不同系统的相同级别。 不相隶属：不同系统的不同级别机关之间的关系。
党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文；
其他部门和单位，不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提
出指令性要求。
需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的机关部门行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文
案例中地委统战部该怎样行文才是合适的，才能实现目的？
一是向地委请求以地委或地委办公室名义向各县（市）委发文并起草代拟稿； 二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯彻落实意见报县（市）委批准。
一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
上行文行文方式：
行文方式，是将文书运行到终极收文机关的方式。 逐级行文- 越级行文 多级行文
《关于将我市列入全国“优化资本结构”试点城市的请示》（德阳市政府向四川省政府行文，请求报转国务院审批）
下列几种特殊必要情况下，才可超级向上行文：
由于情况特殊紧急，逐级上报会延误时机造成损失的问题； 上级机关交办的并指定越级直接上报的事项； 对直接上级机关进行检举、控告的问题；
直接上下级机关之间有争议而无法解决的事项； 需要直接询问、联系的极个别的具体问题等。
涉及多个部门职权范围之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当应当责令其纠正或者撤销。
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
同级党的机关、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文； 政府及其部门与同级党委或军队机关及其部门可以联合行文；
政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。
向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
“请示”应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
2.查文稿内容与法律、法规和政策及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门的已有的规定是否矛盾；
3.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签； 如：撞车与顶牛
4.查要求和措施是否明确具体，切实可行；
5.查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范； 6.查公文格式是否符合规定。 注意：
“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘书部门应当进行审核。” －－《行政机关公文处理办法》
签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办公厅（室）或部门负责人签发。
联合发文或内容涉及其他部门的公文，要实行会签。
签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，签署姓名、日期。 签发人对文稿的内容和行政效力负责。 七、其它
复核、缮印、校对、用印、留注、整理归档等。 一、归档文件的整理与归档
归档文件的整理与归档是文书工作的最后一个环节。
归档文件的整理是指将处理完毕、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“卷”或以“件”为单位进行整理使之有序化的过程。
立卷整理 按“件”整理
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