K/3系统项目实施文档 第二节 凭证处理
2.1进入凭证录入窗口
上述设臵工作完成后，即可录入当期有关凭证数据了，在总账报表系统的主窗口中，单击?凭证?进入凭在凭证使用的模块中，系统为您提供了凭证录入、凭证查询、凭证过账、凭证汇总、模式凭证、双敲审核等功能，使凭证的录入更迅速、准确。
日常处理中?凭证录入?窗口是用户使用最频繁的窗口，凭证录入对于用户来说，是用户工作量最大部分，金蝶K/3系统让您能以最少的击键次数完成最大的日常工作处理。单击?凭证?中的?凭证录入?，进入如下窗体，如2-3所示：
图2-1 凭证录入主窗口
凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，在这里，可以将您制作的机制凭证录入电脑，或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证（这种方法对凭证业务易产生错误，请用户慎用）。在凭证录入功能中，系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。
下面为您介绍重要操作凭证增加的的一些操作：
下面是一张田野公司发生在5月1日一张业务凭证相关信息，以此凭证内容进行模拟新增：
记账凭证 日期：200年5月1日 凭证编号: 记1 摘 要 收时代公司货款 收时代公司货款 合计 科目名称 应收账款-时代公司 银行存款工行上步支行00123 合计:贰万元 借方本位币 20,000.00 20,000.00 贷方本位币 20,000.00 20,000.00 核算方式:支票 复核人: 出纳 制单人: 第 6 页
K/3系统项目实施文档 操作步骤: ? 凭证日期
业务日期：是此业务实际发生日期；日期：是制单日期；请注意两者的区别。 制单人请在中间?日期?处理调整制单位日期为：2000-5-1
注意：系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期，可以修改。凭证录入的日期若在当前的
会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证，在过账时系统只处理本期的记账凭证，以后期间的凭证不作处理。
? 凭 证 号
凭证号系统会自动给出，按照当前期间同类凭证的最大号加1给出。用户不作凭证号调整，系统将按统一大流水方追加凭证号。作完一个凭证后必须保存之后系统才会给出该凭证的凭证号，如果凭证未保存，该凭证无效，不占用凭证号。
? 摘要栏
摘要录入有两种方法，一是对于计算录入速度比较快的用户可采用直接录入。二是为了提高您的录入速度，点击功能键F7，在摘要库中自动引入常用摘要。
这里我们新增一个常用摘要库：收时代公司货款
单击热键F7或单击工具菜单栏中?获取?按钮，将弹出摘要库窗口：如下图
图1-4 凭证摘要库编辑窗口
新增摘要库操作步骤：
1．选择?编辑?标签业，单击编辑窗口下方?新增?，弹出下面窗口，如图2-5所示。 2．首先要求增加摘要具体大类，指示图标箭头所示，图2-5，然后再增加相应类别具体内容
（摘要具体内容是以代码+名称表示）
单击此处，首先新增摘要类别 第 7 页
图2-2 编辑摘要库窗口
3．最后单击?保存?
K/3系统项目实施文档 系统提供了摘要库的功能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏，，您可以选择已录入摘要库中的摘要，点击?确定?后，摘要会自动添入当前的凭证中。 您可以对摘要库进行编辑：增加、修改、删除等。
?专家指点：系统提供了摘要的快速复制功能：在录入完第一条摘要以后，将光标移到凭证栏中的下一条
摘要处， 录入?..”，复制上一条摘要，录入?/”复制第一条摘要。
? 会计科目栏
在科目栏中录入会计科目的方法有多种。下面介绍录入的主要三种方法：
1、第一种方法若您对本单位的会计科目代码记得相当的熟练，您可以在会计科目栏直接输入会计科目代码，这种方法这无疑是一个最快捷的方式。在录入过程中左下方的状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称，如果输入完代码后，状态栏中没有科目名称显示，则说明输入的代码有错误。 2、第二种方法是单击工具栏中的按钮或?F7?热键，单击此按钮可以直接弹出会计科目列表，您可以选定科目后双击或单击[确定]按钮将其写入凭证。 3、如果您在会计科目设臵中定义了助记码，则可以在此直接输入助记码，系统会自动找到该科目将其写入凭证。 对于此业务分录中的会计科目要求用户按上述三种方法练习。
?专家指点：专家指出系统同时提供键盘操作，如果您需要录入某一类的科目，按该类科目代码的第一
个数字，系统将为您显示该类别下的所有的会计科目，如您需要录入负债类的科目，负债类科目的代码的第一个数字为2，在键盘上按数字2，系统将为您显示所有的负债类科目的代码，这样将大大节约您录入凭证的时间，提高工作的效率。
如果会计科目中设定了?核算单一外币?选项，则在输入科目代码之后，系统会显示出外币输入格式，显示出币别代码，汇率数据，要求您输入原币金额。如果选择了?核算所有外币?，在输入外币时还必须对币别进行选择。输入原币金额后，系统会自动根据汇率折算为折合本位币金额并显示在金额栏中，折合本位币金额可以修改，若原币乘以汇率不等于金额，系统会提示是否继续。
如果会计科目中选择了下设数量金额核算，系统会要求您输入数量和单价，系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续。
如果选择?是?则按输入的金额保存，若选择?否?则系统要求修改相应项目，以使金额＝数量*单价。
注意:如果所选的科目下设核算项目，则在选定了该科目后，系统会自动提示录入核算项目代码会计
科目和核算项目的录入都可采用前面所述的模糊查询的功能实现快速录入。这里选择002-时代公司。
注意:对于核算项目的获取， 系统除了模糊查询之外， 还可以通过查找功能来实现， 点击?查找?， 系统提示录入核算项目及其相关附属信息，确认后，就可以获取相关核算项目。
? 金额栏
在输入完前面的项目以后，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。如果要将已录入的金额转换到
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K/3系统项目实施文档 另一方，只需将光标定位于要转换的金额栏上，然后按?空格?键进行切换。若要输入负金额，在录入数字后再输入?-”号，系统即会以红字显示。
操作：这里要求用户请在金额栏直接录入?20000?；结算方式：支票
? 专家指点：如果需要清除金额栏中的数据，只需将光标移至金额处，敲?ESC”键即可。您可点击?Ctrl”和?F7”两个功能键在有关窗口进行数据平衡。如果入错了借贷方向，空格键可以切换金额方向。
? 凭证保存
将以上会计科目的内容全部输入之后，一个会计凭证便完成了，此时如果按工具条中保存按钮或是选择编辑菜单中的保存凭证的选项，系统将保存该凭证。您如果要退出凭证录入状态或是录入一张新凭证，系统将提示您凭证已修改，是否保存变动，确定之后您可退出录入凭证状态或是继续录入新凭证。如果凭证没有摘要或是借贷方金额不相等或是其他的地方有错误，系统将提示您修改凭证，修改正确后方可保存退出。
注意：凭证保存后立即新增：未选此项，凭证保存后，您必须按?新增?或快捷键F4才能新增凭证。
? 凭证页面设臵
对于凭证的页面的显示，系统提供了灵活的页面设臵功能，您可以根据自身的爱好和需要自行设臵凭证页面的显示格式。按工具条中的页面按钮，系统将为您弹出页面设臵的窗口，如图所示：
图2--3 页面设臵
? 点击?标题?标签您可以设臵凭证的标题：
如凭证项目，您可以写为记账凭证，也可以改为收款凭证、付款凭证或是别的凭证类别，参考消息您可以改为辅助信息等，其他依此类推，您都可以修改凭证的标题，对于外资企业，您也可以将相关的条目定义为英语，
? 点击?尺寸?标签，系统将显示凭证尺寸定义的窗口：
在尺寸定义的窗口中可以设臵栏目的高度和宽度。您可以详细定义标题栏、分录、合计栏的高度；定义摘要栏、科目栏、币别/单位、汇率/单价、原币/数量、借方栏、贷方栏的宽度；定义页面的上边距、下边距、左边距和右边距的大小；选择计量的单位可以是厘米、英寸或是象素。将图中各个栏目的宽度和高度定义完成之后，按确认按钮，确定您所做的定义，一个漂亮的凭证格式便产生了。
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K/3系统项目实施文档 ? 点击?选项?标签，系统进入选项的操作窗口：
在选项的窗口中，您可以选择确定凭证的录入界面是否显示人民币大写、是否打印外币、是否打印数量以及每张凭证打印的分录的数目，按确认按钮确定您的选择。 ? 点击?字体?标签，系统将进入字体定义的窗口：
在字体的操作窗口，您可以定义凭证头字体、分录标题字体、分录内容字体、分录数字字体。如您要定义凭证头的字体，按凭证头字体的按钮，系统将为您弹出定义字体的窗口，提供各种字体由您选择。您可以选择字体、字型、字的大小，在示例窗口中您可以看到您定义的字的形状和大小，其他栏目的字体的定义同凭证头的定义方法类似。 ? 点击?颜色?标签，进入凭证颜色的设臵：
在颜色设臵的窗口中，您可以设臵凭证的背景颜色、凭证头颜色、分录背景、合计栏背景、负数的显示颜色、千分位颜色、数字分隔颜色、小数位的颜色、分录文字颜色、凭证头文字颜色、活动单元的背景颜色。系统为您提供了各种颜色，任由您选择。进行凭证页面的设臵后，您可以将自己的凭证录入界面做得丰富多彩，斑斓多姿，当然，所有的设计方案都可以保存。
? 凭证修改
如果要修改一张末审核的凭证，只需将鼠标指向凭证所需修该的地方，单击鼠标左键，重新录入新的内容即可。
注意对于审核过凭证修改的方法首先由审核人?销章?后，即取取消审核标致，才允以制单人修改。
如果录入的凭证未保存，此时您想录入一张新的凭证而将未保存的凭证作废，您只需按工具条中的还原按钮即可将您不需要的内容全部清除，您可以重新录入一张新的凭证。
?凭证预览与打印
录入的凭证只有经过保存后， 才能进行预览、打印， 点击预览图标。 此时， 您直接可以将凭证输出到打印机，当然，如果您需要固定且漂亮地输出凭证， 可以选择凭证套打， 凭证将以套打的格式显示。
凭证是登记账簿的依据。最后输出账簿的正误完全取决于凭证录入。因此录入凭证时一定要认真、准确。在实际的工作当中，可以直接在计算机上根据审核无误的原始单据来录入记账凭证，也可以先手工制单再录入计算机。 练习录入几张典型凭证：
凭证号：1 凭证字：记 摘要：张恒报销差旅费
借：521.05-管理费用-总经办/001-差旅费 300 贷： 101-现金 300
注释：这是一张有关核算项目为部门的凭证，张恒报销办公费，由于管理费用中的差旅费定义具有核算项目（部门）而属性，让用户选择费用发生的部门---总经办。如果没有定义核算项目属性，则此窗口不显示其核算项目——部门。
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