助理岗位职责及工作流程
适用范围：本岗位职责及工作流程适用于省部助理及大区助理
岗位描述：
是省部销售信息管理的责任人，定期向省部经理汇报，积极推动公司的销售管理制度在省部的运行，对公司销售管理体系在省部的有效运转负责。省部助理是省部的信息中心和数据中心，为省部经理和城市经理提供准确的销售数据、费用额度、费用审批及费用核销情况，同时汇总分析评估城市经理提报的城市网点、经销商进销存、销售预测、竞品信息等相关数据并上报省部经理和营管中心；统筹管理、控制财产与销售资源，控制销售成本，推动业绩健康达成。
岗位职责：
1） 推动公司销售管理体系在省部有效运行；
2） 建立与营管中心、省部经理及城市经理的沟通平台，推动管理流程的良性运转，推动业绩达成，传递
公司信息，收集意见反馈及市场信息等，定期向省部经理汇报；根据销售数据和相关信息分析情况提供销售管理流程执行的管理成效；
3） 对大区/省部销售台帐建立的及时性、准确性承担责任； 4） 对每周销售数据的分析及业绩达成情况的追踪承担责任； 5） 对各类报表及信息的传递及时性、准确性承担责任；
6） 对大区/省部所属人员的职务消费报销初审与传递承担责任； 7） 对客户订单的传递与管理承担责任；
8） 对大区/省部各项管理制度的规范、完善及落实承担责任；
工作要求：
1) 根据公司文档管理标准，建立大区/省部标准文档，做好每日的文件、邮件、快/信件的收发登记； 2) 及时接收处理公司相关文件，并及时传递至省部销售团队和经销商；
3) 建立准确完善的终端网点资料、雅客经销商资料、各城市排名前十名经销商资料、大区/全省人员档
案、应聘资料等相关资料，并每月及时更新后提报营管中心备案；
4) 按公司报表提交时间按时提交省部审核后的准确完整的相关费用规划、费用申请、费用核销以及市
场费用、销售行政费用台帐，省部助理对审核、整理负全责； 5) 建立有效的业绩追踪系统，有效推动省部业绩达成；
6) 及时收集、整理、汇总分类经销商代垫费用核销资料并传递给市场主管初审，确保每月25号前将已
经省部经理审核后的费用核销资料集中寄至营管中心。
7) 根据销售团队编制，处理销售代表的入职、离职及其他职务、薪酬方面的异动的申请、审批和建档，
协助省部经理管控人力成本；
8) 负责对新入职员工传达到位或培训企业文化、公司制度流程、报表规范等；
9) 每月10号前审核完成销售人员职务消费报销，连同未及时寄回职务消费报销的人员名单快递至营管
中心，协助省部经理管控行政费用成本；
10) 根据客户规划，及时跟进、建档及更新经销商档案，按流程处理、审核经销商设立、变更及关闭，
及时提交营管中心备档确保信息对称；
11) 管理全省销售团队的日常考勤、行程计划、周报、月报、建立考勤和行程台帐，汇总出差成果报告； 12) 每天8点到九点，下午5点到6点抽查销售团队出勤情况，确保所负责区域每个人每月抽查到2次
以上频率；每月1号出具上月考勤报表提交营管中心相关负责人以便核算薪资；
13) 审核城市经理提报的日常签呈及其它文件，及时提报营管中心并跟踪落实审批情况，及时反馈审批
结果至相关城市经理和经销商；
14) 根据总部报表提交要求，规范和完善大区/省部各类报表管理制度并贯彻填报要求，按时收集、初审、
汇总全省经销商月度库存及销售预测、省部月度会议记录、月度任务分解、经理月度工作计划、退换货申请表、出差申请及报告、月度费用申请、助销物料申请等各类报表，备档并及时提交总部相应部门，确保信息完整；
15) 负责客户及总部转发的投诉记录，及时传达城市经理并协助其妥善处理；
16) 负责大区/省部办事处日常办公、办事处财产、省部会议组织筹备等行政管理工作； 17) 负责突发事件的及时报告主管上级，并协助、配合省部、总部处理紧急事件； 18) 完成省部经理安排的其它临时性事务；
工作流程：
一、 签呈处理流程 二、 退款申请处理流程 三、 退/换货申请处理流程 四、 合同管理流程
五、 公司制度、文件、报表、通知等文件的传递管理流程 六、 报表管理流程 七、 客诉处理流程
八、 《市场费用规划》处理流程 九、 《市场费用申请》处理流程 十、 经销商代垫费用核销 处理流程 十一、 职务消费初审处理流程
十二、 关键业务流程：参见《关键业务流程》PP作业指导书
? 销售人事管理流程：人力规划流程、人员招聘流程、调动升迁流程、辞职流程 ? 经销商管理流程：经销商设立流程、变更流程、合作中止流程、订单流程 ? 市场费用管理流程：费用规划流程、费用申请流程、费用核销流程
1、签呈处理流程
接收 （邮件）
文件命名、下载整理
初审、提交省部经理签字
领导审批签字、上传批复后及时存档
审批件归档
? 每天早、中、晚三次（或不定期）打开邮箱查收所负责省部的邮件。。
? 1、命名：日期—城市—文件内容（简略）—份数
2、 邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），
下载后复制文件至E盘—签呈—月份—待处理—文件。 ? 签呈初审内容：
1、 授信、货款：与客服核实信息
2、 合同保证金、市场费用申请类：核查合同及之前签批的申请表 3、 市场遗留问题、人员问题：具体内容致电相关团队人员、客户核实 4、 其他：根据实际签呈内容审核 ? 初审的方法：
1、 签呈涉及的销售、费用数据要进行核证；
2、 签呈内容如涉及佐证人员的，要对相应人员进行沟通访问； ? 初审结束后，排版提交省部经理
? 省部经理审批签字后，进行签呈汇总，以省部为单位发至营管中心，同
时将文件存放至E盘—签呈—月份—待批—文件名
? 已批复回传文件：电子档存放至E盘—签呈—已批—月份—城市—文件
名，并将电子档按审批件修改后转发各城市经理备档。同步在待批文件夹中删除原文件。并及时将已批复传真件转发至各负责区域城市经理。
? 签呈回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。
2、退款申请处理流程
? 不定期接收城市以快件形式寄到的退款申请表 接收 （原件）
初审 领导审批签字、上传至总部审批
反馈城市 审批件归档
? 退款申请需原件寄回总部，审核资料内容： 1、城市经理的意见及亲笔签字；
2、经销商法人身份证复印件及法人签字并加盖公章； 3、新旧客户双方盖章签字的市场交接确认函，保证无市场遗留问题（如未开发新客户接手市场，需城市经理及省部经理书面文件确认无市场遗留问题）；
4、终止合作，需向信息专员核对雅客岛使用情况，确认雅客岛的转接工作，保证在市场上正常使用。 初审结束后，排版提交省部经理。
? 省部经理审批签字后，以省部为单位发至营管中心，同时将文件存放至E
盘—退款申请—月份—待批—文件名
? 已批复回传文件：电子档存放至E盘—退款申请—已批—月份—城市—
文件名，并将电子档按审批件修改后转发各城市经理备档。同步在待批文件夹中删除原文件。并于当天告知城市经理，同时将已批复传真件转发至各负责区域城市经理，以便客户查询（需向财务确定办理退款所需工作日）并及时追踪退款情况。
? 退款申请回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。
3、退/换货申请处理流程
接收（邮件） ? 不定期接收城市以快件形式寄到的退款申请表
文件命名、下载整理
初审、提交省部经理签字 省部领导审批签字后上传总部
反馈城市 归档
? 1、命名：日期—城市—文件内容（简略）—份数
2、 邮件按接收日期下载（D盘—文件夹（月份）—对应日期—文件名），下载后复制文件至E盘—退/换货申请—月份—待处理—退/换货申请。
? 退/换货申请表需审核内容：
1、 临期产品：
A、 与客服确认当批产品的发货数量、发货时间等情况
B、 与城市经理确认出现该退货出现的原因及客户意见（确认是
客户滞销导致或其他方面原因）
2、 保质期内产品：
A、 与客服确认当批产品的发货数量、发货时间等情况
B、 致电城市经理确认该产品问题，特殊情况要求寄回样品，样
品寄回后视具体情况，如有需要转品管部处理。
? 初审结束后，排版提交省部经理审批。
? 省部经理审批签字后，以省部为单位发至营管中心，同时将文件存放至E
盘—退/换货申请表—月份—待批—文件名。
? 已批复回传文件：电子档存放至E盘—签呈—已批—月份—城市—文件
名，并将电子档按审批件修改后转发各城市经理备档。同步在待批文件夹中删除原文件。并及时将已批复传真件转发至各负责区域城市经理。
? 退款申请回传后，审批件分财年、分城市、分客户归档。
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